高校档案信息资源共享在互联网环境下的有效建设研究

张占武/宁夏医科大学档案馆

以往的档案信息资源共享、档案管理工作并未受到高校及社会各方的重视，随着信息化技术的推广、运用，高校师生及社会大众开始渴望了解更多不同领域的信息，档案信息资源也成为其中的一部分。因此，在互联网环境中做好高校档案信息资源共享，有助于满足高校师生及社会相关领域对档案信息的需求，并以此发挥档案信息资源的更多利用价值。

1 互联网环境中高校实现档案信息资源共享的概念及意义

1.1 高校实现档案信息资源共享的概念分析

所谓高校档案信息共享，即“在某一段特定的时间段里面，高校能够利用自身的资源形成本校在教学、党政管理、科研及其他职能活动中对教育行业及社会发展有一定价值的信息记录，这些记录主要以图片、文字、视频等形式进行储存”[1]。而互联网环境中的高校档案信息资源共享的概念，即高等院校下辖的主管部门之间通过统筹规划、合理协调，在坚持充分自愿、相互平等、彼此互惠的基础上实现档案信息的交流互换、共享共用。

1.2 互联网环境下实现高校档案信息资源共享的意义

首先，有助于社会与高校发展。步入近代以后，高校在社会发展中发挥了重要的作用，有效地推动了社会生产力的发展及提高。基于高校档案信息资源管理视角分析，高校收集、存储的档案信息资源涵盖大量优秀的科研成果、研究数据，这些宝贵的数据信息在社会中具有较高的学术价值及利用价值，所以通过开发、共享，运用高校收集、存储的档案信息，有助于促进社会生产力的发展与提高。此外，高校档案信息资源共享也是学校自身发展的需要。对高校档案信息进行共享，可以高效地为学校教学、科研、管理服务，为领导决策提供全方位的信息支持，有效满足师生对档案信息的需求，从而全面提高学校教学、科研和管理水平[2]。

其次，有助于各类档案信息资源的合理规划、有效布局。高校通过共享档案信息资源的形式，能够让高校档案信息之间互通有无，可防止重复建设现象的发生，有利于节约资源；还能有效开发档案信息资源利用价值、满足大众及社会对高校档案信息资源的实际使用需求。此外，共享机制能高效整合高校馆藏资源、丰富及改善高校馆藏；高校还能利用共享网络深层次加工、运用档案信息，有助于提高高校利用档案信息资源的效率。

2 互联网环境下高校共享档案信息资源出现的问题

2.1 缺少档案信息资源共享机制

目前，国内高校的档案信息资源主要在校内系统间传递，并未和其他高校建立有效的资源共享路径。具体问题可归纳为以下几点：首先，高校缺乏健全的运行保障机制；其次，高校缺乏合理的合作及激励机制。因此，无法健全档案信息资源共享机制，影响了共享模式的推广、建设效果。

2.2 高校档案信息资源共享适用性有待完善

高校在开展信息资源共享工作的过程中，虽然大胆地使用了档案信息资源共享体系建设理念，但是，未能做好用户人群定位指导工作，仍坚持采用人力指导方式，致使资源共享适用性达不到预期要求。

2.3 档案信息资源服务体系不健全

高校在开发档案信息资源共享利用价值时，缺乏健全的档案信息资源服务体系，不能及时对档案信息资源进行收集、整理、存储、利用等，而且还无法满足用户提出的各种需求，所以需要改革内部服务体系。

2.4 缺乏统一的共享标准及规范

首先，高校未能建立符合自身需求的档案信息资源共享模式；其次，高校缺乏健全的、合理的档案信息资源建设规范标准；再次，未能建立校际档案信息协调共享网络，共享建设缺乏规范性；最后，未明确档案信息资源标准体系内容[3]。

2.5 网络安全防范工作不到位

受网络不法分子等威胁，高校网络安全防护系统经常面临受攻击的风险；同时，还缺乏健全的信息资源共享管理体系。因此，要加快建设步伐，确保档案信息资源网络共享环境的安全性。

2.6 缺少档案信息资源共享组织协调机构

高校共享档案信息资源会牵扯到校内与校际之间的网络、系统建设等诸多问题，必须进行严格统一的规划及总体协调，才能保证档案信息共享变成现实。但是，高校内部还未曾设计专业的信息共享协调统筹机构，也未能明确、统一档案信息资源共享成员承担的责任、义务及权利，这使档案信息资源共享工作的开展困难重重。

2.7 未明确档案信息资源整合要点

高校在长久的发展过程中，积累了大量的档案信息资源，如果在共享时不加以甄选，必然会造成信息泛滥，影响信息资源利用效率。但是，目前高校间尚未明确信息资源整合工作内容，造成工作开展十分被动[4]。

2.8 档案信息资源立法工作管理力度有待提升

研究发现，国内高校档案信息资源建设工作起步较晚、发展缓慢、缺乏有关的法律法规。同时，现有档案信息资源共享管理等法规内容过于滞后，很多已经不适合现阶段高校档案信息资源共享工作的开展，给高校档案信息资源共享带来了较大的阻碍。

3 互联网环境中高校共享档案信息资源的有效对策

3.1 构建高校档案信息资源共享机制

高校共享、传递档案信息资源的途径不应局限在学校系统之内，还要纳入其他学校。所以，高校应构建相应机制为各系统间有效的传递信息提供保障，才能将共享档案信息资源的目标变成现实。高校在现实中构建档案信息资源共享机制时，应涵盖以下内容：首先，构建运行保障机制，主要由法律法规机制、利益制衡机制、标准规范机制等组成，构建运行保障机制可以为高校在网络环境中持久性的、有效性的共享档案信息资源提供保障。其次，构建合作及激励机制，高校档案信息资源共享过程需要各院校间协调配合，高校档案资源信息并非公共物品，无法随便获取，一定要设计合作机制，确定共享模式下高校的权利及义务，采用合作机制才有助于档案资源在校际互通有无；同时要构建激励机制，改善成员间的交流、了解水平，合理整合信息化构建共享效益，使高校成为效益受益者，才能调动各参加院校的积极性、主动性，使其自愿主动改善信息资源共享品质，推动共享模式的建设与发展。

3.2 改善高校档案信息资源共享适用性

当今社会已经步入信息化时代，高校在快速发展中积累、储存了海量的档案信息数据资源，为了帮助师生及信息需求者快速找到所需的档案，就必须做好档案信息共享体系建设工作。目前，国内已经出现了成型的档案信息资源共享体系建设理念，并且在部分高校中已经被推广、使用，不过在实践研究中却发现并非所有的专业及人群都能适应档案信息资源共享服务模式，在交流传递信息时，仍然需要依靠专业人员进行指导。所以，高校在建设档案信息资源共享体系期间，要使其具备适用性特点，大胆地创新档案信息资源共享结构、应用模式，尽量完成信息数据个性化匹配，才有助于促进档案信息资源共享工作有序开展[5]。

3.3 加快档案信息资源服务体系建设

所谓档案信息资源服务系统，即依托先进的信息组织、交流理论指导，采取合适的方式、对策，通过现代化计算机网络及信息技术的合理运用，高效收集、整理、存储共享环境下产生的档案信息资源，同时，及时、高效的满足档案用户信息需求的专业活动，是一种为了满足有档案信息需求的用户提交申请、检索、咨询的交流工具。所以，档案信息资源共享实现的核心环节之一，就是积极建设完善的档案信息服务体系。另外，在共享档案信息资源期间，应为档案用户提供立体化、便捷化、高效性的优质档案信息服务；还应认真了解用户对档案信息资源的实际使用需求，不断改善档案信息服务模式，构建高效的档案信息服务系统。鉴于时代的快速发展，高校在档案管理中还要与时俱进，主动创新档案服务内容，大胆推动档案信息服务模式改革。

3.4 构建档案信息资源共享标准及规范

具体操作中，首先应坚持因地制宜原则，结合高校内部具备的条件、掌握的资源，优选最佳的档案信息资源共享模式。其次，做好顶层设计，有效把控总体；立足于顶层设计，制定档案信息资源共享长久的、全面的规划方案，根据全面、系统性布局规划要求，完成各高校档案信息资源建设规范的设计、制定、落实。对档案信息进行协调共享，搭建合理的高校关系网，确定各成员责任、义务，保证高校档案信息资源共享建设实现规范发展。最后，高校档案管理部门应合理设计、完善、调整信息采集标准、档案信息安全标准、档案信息化技术标准、档案信息采集及加工标准等，从而健全档案信息资源标准体系。

3.5 高校要做好网络安全防范工作

首先，基于技术层面视角分析，要构建完善的防护网络，其硬件设施包括操作系统、硬件设备的选择上要有安全观念，在软件建设方面要采用防火墙、二代身份证认证、加密、数字水印、容灾备份等信息安全技术，保障高校档案信息资源共享技术安全。其次，基于管理层面视角分析，要健全档案信息资源共享安全管理规章制度体系，积极宣传、普及信息安全及保密知识，不断强化档案信息资源共享人员的保密及安全意识。通过立足于管理及技术两个层面开展网络安全防范工作，将有助于为储存、共享、运用档案信息资源提供强有力的安全保障[6]。

3.6 组建档案信息资源共享组织协调机构

档案信息资源共享属于一项繁琐的、复杂的系统性工程，不论是网站的建设、数据库的建设及对接，还是从高校内部业务系统间档案信息资源的共享，甚至是高校间相同类型资源的整合、共享，均应立足于顶层设计，做好总体把控及考虑。各高校在开展信息化建设期间，发现正是因为缺少对各业务系统的统筹规划，档案信息资源分散在各业务系统之内，无法实现有效共享。所以，在档案信息资源共享建设期间，应建立专业的组织协调机构，统一管理档案信息资源，且该机构应具备如下职责。首先，组织规划、设计、管理档案信息资源共享建设工作时，要设计统一的标准、尺度。其次，做好档案信息资源共享成员关系的协调管理，协助成员间加强有效沟通，为参与档案信息化资源共享建设的所有高校渗透档案信息资源共享观念。最后，统筹管理高校内部各业务系统，构建统一的档案信息资源共享规范及标准，防止校内业务系统间各自为政后出现信息孤岛现象[7]。

3.7 积极整合高校档案信息资源

高校在互联网环境下组织档案信息资源共享工作时，要合理整合档案信息资源。换言之，应该合理整合高校数据库内储存的特色资源，还要综合整理那些零散的信息资源，从而将统一共享、分配资源的目标变成现实。主要是整合人力资源、软件环境、综合资料资源、硬件资源等方面的内容。

3.8 强化档案信息资源立法工作管理力度

为了提高高校档案信息资源共享效果，要做好相关立法工作，才能为档案信息资源共享提供保障。要全面掌握档案信息资源共享、管理等有关的法律法规、政策内容，及时将与国情不符的政策废除，完善、修改信息资源建设法律法规。要结合新时期网络环境特点，制定、落实合理的档案信息资源整合领域的法律法规，确保信息犯罪、信息泛滥、信息污染等问题在第一时间得到解决，才能助力档案信息资源建设、共享工作有序开展。

总之，在互联网环境中做好档案信息资源共享俨然成为国内高校未来发展的必然趋势。因此，在积极迎接信息全球化全新挑战的同时，做好共享档案信息资源建设的有效对策研究及具体实施方案，对于改善高校档案信息资源共享水平、更好发挥档案信息资源的利用价值有着重大作用。