亚运工程档案进馆的探索

2021-11-26胡玉琴杭州市城市建设档案馆

浙江档案 2021年10期

胡玉琴/杭州市城市建设档案馆

2015年9月16日，杭州成功获得2022年亚运会举办权，成为中国继北京、广州之后的第三座亚运之城。亚运会是浙江省更是杭州市历史上的一项重大活动，其中亚运场馆设施建设是确保大赛成功举办的必要前提和重要基础。杭州亚运会共计划新建、改造、续建、临建55个竞赛场馆和5个亚运村和31个训练馆。在亚运场馆设施建设中陆续形成了体量庞大的亚运工程档案，它们是亚运工程建设管理的重要内容，是宝贵的亚运遗产，亚运记忆。完整保存好亚运工程档案具有重要的现实意义和历史意义。

杭州市城建档案馆作为杭州亚运工程档案的主要接收进馆单位，始终把接收完整准确的亚运工程实体档案和电子档案作为既定目标。虽然杭州市城建档案馆承接过G20峰会项目工程档案接收进馆任务，有一些G20峰会工程档案治理模式可借鉴，但对亚运工程档案的及时顺利接收进馆尚需进行探索。虽然有北京、广州兄弟馆的先进做法，但因接收范围、信息化程度等不同，不能完全照搬北京、广州馆模式。事实上，本馆还没有经验可资借鉴，我们仍需要认识其特殊性，进行探索性实践，找到合适的解决方案。

1 现实挑战

1.1 场馆项目分布面广，进馆要求标准不一

亚运项目除了55个比赛场馆、5个亚运村外还有31个训练馆、2个亚残独立场馆，共93个项目，这些项目除了分布在杭州主城区外，还大量分布在主城区外的杭州市境内，比如萧山、余杭、富阳、临安、临平、桐庐、淳安等地，有一些场馆还分布在温州、宁波、金华、湖州、绍兴等浙江省的其他城市。按照属地管理原则，各地市城建档案馆各自负责本地市亚运项目工程档案的接收。尽管省住建厅于2016年出台了《浙江省建筑工程文件进馆范围》，2018年制定了省厅“八统一”规范，对全省建筑工程档案进馆范围、办事流程和要求等有了统一规定，但是各地城建档案管理部门因为隶属机构、履行职能、验收流程、信息化程度等略有不同，导致某些进馆规范、要求不完全一致，这就意味着相关各城建档案部门将根据各自确定的进馆范围和进馆要求对亚运工程档案进行接收进馆。这种进馆模式导致作为一个客体全宗的具有密切有机联系的2022年亚运工程档案分散存放，同时各地进馆标准的不统一也容易导致进馆质量把控的差异，影响亚运工程档案的整体进馆质量。

1.2 项目有一定新颖性，进馆范围局部空白

体育竞技运动具有其特殊性，而这种特殊性也影响到工程档案进馆。在这种场馆的建设过程中会形成与过去建设工程项目归档范围不同的档案文件，导致原有的进馆范围无法照搬照套。如体育工艺类资料，如场地(包括竞赛和热身区）、照明系统（包括4K高清转播）、扩声系统、显示屏系统、标准时钟系统、升旗控制系统等，涉及内容有体育工艺专项设计图纸、过程中设计变更单，体育工艺各参建单位等信息，体育工艺专项施工方案，体育工艺材料、设施设备合格证、出厂检测报告，体育工艺专项检测报告，体育工艺隐蔽工程、重点部位验收和签证资料（纸质、影像），体育工艺竣工图等。如果按照原有的《杭州市建设工程竣工档案移交书》，此类体育工艺材料不在城建档案进馆范围，而这正是反映亚运特色的内容，对完整保存亚运遗产将会非常有意义。针对这样的项目，我们拟将这些材料增加列入进馆范围。

此外，本次亚运工程涉及门类多，大类有房建工程、市政工程。房建工程又有新建工程、改建工程、改建和改造提升工程、扩建工程、续建工程、临建工程等。市政工程又有道路工程、立交桥工程、隧道工程、水厂工程、综合管廊工程等。其中道路工程又有城市道路、国道工程；新建道路、道路提升工程等。不同类型的建设工程，有不同的档案进馆范围。现有的进馆范围只有房建、道路、桥梁、排水工程。现有类型的进馆范围还无法涵盖全部的亚运工程档案类型。再者，除房建工程外市政工程没有全省统一的接收标准。

1.3 项目数量多工期紧，应急预案准备不足

亚运工程项目除了93个一级层次的项目外，还有各种配套工程和设施建设，而工期的节点安排是2017年10月场馆建设全面启动，2018年6月新建场馆和设施全面开工，8个月内完成立项选址，设计、出施工图和招投标等前期准备工作。42个场馆2021年3月竣工，剩余15个2021年10月前竣工。亚运村计划12月底竣工。2021年底交付场馆化并试运行。按照建设流程，各亚运工程项目竣工备案前必须先行进行档案专项验收，而城建档案馆的验收模式为两种，一种是一次性竣工验收后移交进馆，一种是分阶段验收移交进馆，通常以一次性验收后移交进馆居多。这就意味着亚运工程建设后期城建档案馆会面临密集性验收进馆的繁重任务，没有预料到的是2019年底至今的新冠疫情的爆发和持续传播，导致许多依赖进口的原材料无法及时供货，建筑工人人数减少，极大地影响了亚运工程项目进度，加大了工程后期的强度，极大地缩短了竣工后工程档案的移交时间。

2 解决方案

面对上述现实挑战，我们主要研究和实践了以下对策。

2.1 提前介入对接联动

凡事预则立，不预则废。杭州市城建档案馆并不是亚运工程项目的建设主体，因此如果不主动提前介入，深入了解项目的数量、活动的安排和进展，就会导致进馆工作的盲区、滞后和被动。为了更好地服务亚运工程档案，在2016年第19届亚运会组委会成立之初，杭州市城建档案馆就第一时间对接了场馆建设部，及时了解亚组委工程档案工作的内容、关注重点、实际工作开展情况和具体工作需求，及时掌握杭州地区所属项目数量、建设城区信息，确定了双方沟通、互通信息的机制，并结合实际提前制定预案。

为了进一步做好相关单位的对接工作，协调亚运工程档案进馆的各项事宜，杭州市城建档案馆成立了专班。专班由市本级、县市区城建档案馆、亚组委分别派员参与，规定县市区项目由当地城建档案馆专班人员负责指导、验收；整个杭州地区亚运项目电子文件由杭州市城建档案馆保存；纸质文件保存到县市区城建档案馆，这样分工明确，纵横联动，工作一盘棋，使杭州地区亚运电子工程档案得到了集中统一管理，使相关县市区的进馆标准统一在协调的基础上有了可能，为确保亚运工程档案及时顺利进馆创造了组织保障。

2.2 调查研究完善标准

档案收集要完整准确，重要的措施之一就是要健全进馆制度，规范进馆范围。标准化的进馆制度将统一各县市地亚运工程档案的进馆行为，提升进馆档案的质量。杭州市是亚运场馆最集中的城市，也是浙江省会所在地，其城建档案馆在亚运工程档案完整准确进馆上义不容辞承担着主要责任和示范引领作用。为此，杭州市城建档案馆针对各类亚运工程项目进行了调查研究和分析总结，依据国家和行业的相关规范标准，梳理和完善了已有工程进馆范围，补充了新类型亚运工程档案进馆范围，配套制定或完善了《杭州市建设工程竣工档案移交书》《杭州市城市综合管廊工程竣工档案移交书》《杭州市城市地下管线工程档案移交书》《杭州市城市桥梁工程档案移交书》《杭州市城市道路工程档案移交书》《杭州市城市河道工程档案移交书》《杭州市城市园林景观工程档案移交书》《杭州市城市隧道工程档案移交书》。同时和亚运工程档案其他属地管理机构沟通，提供样板和必要的指导，尽可能统一思想、统一标准和做法。

2.3 及时检查加强指导

组织保障、分工合作机制、统一的制度标准固然很重要，但以此为基础的过程性控制对亚运工程档案的保质保量进馆也至关重要。2018年，杭州市城建档案馆在得到“2022年第19届亚运会杭州市第一批场馆及设施项目”和“杭州市迎亚运保畅通路网建设项目”清单之后，就着手准备和开展全方位的亚运工程档案指导服务。

2.3.1 开展专项检查

杭州市城建档案馆根据亚运工程时间节点，制定了指导检查时间进度表，及时进行检查。杭州市城建档案馆曾和亚组委联动，对杭州地区的重点亚运项目分2次开展为期5天的工程档案专项检查工作；对主城区外的亚运项目联合县市区城建档案管理部门展开联合检查。为了确保最终合格的亚运工程档案及时进馆，检查组除检查进馆的工程档案外，还检查了亚运台账规范化管理工作、档案现场保管情况、人员配备情况、档案工作制度建设等各项影响亚运工程档案质量的因素，对检查中发现的问题，及时给予指出，并提出整改要求，此外还与项目单位建立一一对应的联系，为日常点对点精准的指导服务打好基础。

2.3.2 开展专题培训

为了提升相关人员的素质和能力，亚组委和杭州市城建档案馆共同举办了一次涵盖全杭州地区所有亚运工程的城建档案专题培训，共39人参加。培训不仅要求建设主体、施工单位、监理单位等派员参加，同时要求资料员和项目具体负责人一并参加。这不仅是亚运工程档案移交工作的一次动员会，也是一次业务培训会，一次传经送宝会。专题培训讲述了亚运工程档案的重要性、明确了参建各方收集建档的职责，介绍了同类项目的经验教训，具体讲解了各类亚运工程档案的进馆范围、归档要求、属地管理、移交流程、注意事项、具体案例等。

2.3.3 开展线上线下指导

结合杭州市建委亚运整体工程进度情况，制定杭州市城建档案馆亚运项目工程档案指导作战图，并且按照指导作战图对亚运工程项目建设主体进行线上和线下指导。线上指导主要是通过微信、QQ等社交工具开展跟踪指导，且同步推进电子文件接收系统在线答疑。线下指导主要是按照亚运工程进度表，及时奔赴项目现场，进行现场指导。无论是线上还是线下指导，为了确保进馆亚运工程档案的质量和缩短进馆时间，不仅对进馆事项进行了指导，还对进馆前相关档案室的亚运工程档案工作，如工程档案归档、分类、预立卷、编号、著录等提出了与进馆要求接轨的指导性意见，进行超前控制。不仅对亚运工程档案的纸质等实体档案的完整准确性提出了要求，更是结合当前信息化现状对全文数字化扫描工作和电子文件系统接收工作给予了指导，具体告知了扫描文件格式、文件大小、电子公章加盖、去污纠偏等标准，并按照同步性要求，即项目工程文件做到同步施工、同步编制、同步上传电子文件接收系统，采取了线上进行同步接收、同步审核、同步整改、出具验收意见等措施，助推了亚运工程档案“最多跑一次”目标的实现。

2.3.4 开展电子文件在线接收

亚运工程时间要求格外高，在竣工验收阶段很容易造成时间紧、任务重的情况。为了做好工程档案全过程管理，保证工程档案的真实性，需要提前谋划。我们对亚运工程项目档案采取电子文件在线接收、审核的模式，实现同步施工、同步编制施工资料、同步上传电子文件接收系统、同步审核。同时要求整个杭州地区的亚运工程档案电子文件集中保管到杭州市城建档案馆，便于集中管理，完整保存亚运遗产。

2.4 参与验收把关质量

根据时间管理的“四象限”法则，亚运工程档案验收属于第一象限的任务，即重要又紧急任务，为此杭州市城建档案馆将其排入优先序列，对陆续已经竣工或即将竣工的各项亚运工程档案进行拉网式验收，增加人力，加班加点，确保按要求高质量完成使命。目前“运河亚运公园（原城西公园）”“浙江省黄龙体育中心亚运会场馆改造项目”等正在验收之中，而且由于前期的深入指导，进展非常顺利。