档案工作数字化改革应用场景研究

■ 林伟宏/浙江省档案馆

2021年2月18日，浙江省委召开全省数字化改革大会，围绕忠实践行“八八战略”、奋力打造“重要窗口”的主题主线，全面部署数字化改革工作，提出了加快建设数字浙江，推进全省改革发展各项工作在新起点实现新突破，争创社会主义现代化先行省的总目标，明确数字化改革是浙江省在新发展阶段全面深化改革的总抓手。随后，省委全面深化改革委员会印发《浙江省数字化改革总体方案》，全面启动浙江数字化改革。方案要求以数字化改革撬动各领域各方面改革，运用数字化技术、数字化思维、数字化认知对省域治理的体制机制、组织架构、方式流程、手段工具进行全方位系统性重塑，推动各地各部门流程再造、数字赋能、高效协同、整体智治，整体推动质量变革、效率变革、动力变革，高水平推进省域治理体系和治理能力现代化。档案工作作为一项基础性、战略性工作，负有重要的职责使命，同样迫切需要深入推进数字化改革，加快数字赋能，实现整体智治。

1 浙江档案工作数字化改革的基础和现状

浙江是习近平总书记关于档案工作“三个走向”重要论述的发源地和实践地。早在2003年，时任浙江省委书记习近平同志在视察省档案馆时就提出了“档案工作要走向依法管理、走向开放、走向现代化”的重要论述，他还特别强调：“要提高档案信息化水平，运用现代化技术做好档案管理工作。”按照“三个走向”这一根本遵循，全省档案馆纷纷抓好各项业务工作，夯实各项业务基础，档案管理和服务能力有了较大提升。

1.1 全省档案基层基础工作稳步提升

全省各地基本完成档案馆新馆建设。省档案馆和杭州市、宁波市档案馆在全国副省级以上综合档案馆业务建设评价中名列前茅。通过市县级综合档案馆业务建设评价，全省已建成示范档案馆43个、规范档案馆50个，规范化率达98%。“十三五”期间，全省各级各类档案馆向社会开放档案542.5万卷（件），提供档案利用189.7万人次，完成档案编研作品1151种。

1.2 全省数字档案馆（室）建设取得明显成效

2015年，以省“两办”名义召开了全省数字档案馆（室）建设推进会，至“十三五”期末，全省数字档案馆（室）创建走在全国前列，各市县数字档案馆（室）实现全覆盖，其中国家级数字档案馆39个，全国示范数字档案馆9个，位居各省区市第一。省档案馆成功创建全国示范数字档案馆，成为首个通过全国测试的省级档案馆。

1.3 馆藏档案资源数字化工作加快推进

根据国家档案局存量档案数字化要求，各地档案馆积极组织开展了馆藏档案数字化工作，按照《纸质档案数字化规范》形成规范的档案案卷目录、文件目录数据和档案全文图像，多数地方还对其中较为工整的印刷体全文进行了OCR文本识别。目前，浙江省大多数档案馆馆藏数字化率已达70%以上，许多档案馆已经达到100%。

1.4 档案工作数字化转型及时跟进

根据2016年《浙江省促进大数据发展实施计划》中建设“档案管理和开放共享示范工程”、2018年《浙江省深化“最多跑一次”改革推进政府数字化转型工作总体方案的通知》中“建设统一的数字档案系统”等要求，省档案局主动对接服务政府数字化转型，在全国率先开展政务服务事项电子化归档工作，通过浙江政务服务网电子文件归档模块，省本级归档平台已完成90万个政务服务事项办件的电子化归档；通过电子档案归档接收系统，省档案馆已接收14家单位移交的近30多万个电子档案数据包，数字档案馆增量电子化工作取得重大进展，构建了存量数字化与增量电子化并重的数字档案资源体系。

2 浙江档案工作数字化改革面临的问题与不足

近年来，党中央和省委、省政府决策部署赋予了档案工作新的使命，特别是实现社会治理体系和治理能力现代化迫切需要加快档案信息资源开放利用。面对全省域数字化改革要求，浙江档案事业还存在许多问题和短板，档案工作距离整体智治、高效协同的目标还有较大差距。

2.1 档案开放程度较低

档案工作具有政治性、政策性、专业性强等特点，开放审核工作难度比较大，又限于档案工作人手紧张，一直以来档案开放工作效率不高、推进困难，档案开放程度比较低。根据2019年统计，全省档案开放率仅12.7%，严重影响档案利用。

2.2 馆际互联互通较差

2020年新修订档案法明确要求推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。但是，目前全省档案信息资源分散，档案汇聚水平不高。市县档案馆系统平台建设小而全，没有统一的互联互通标准，缺少集中的档案数据共享服务平台。

2.3 部门间在线协同较难

档案工作在收集、利用等环节涉及其他单位和部门需要协同时，往往还是通过线下、手工方式进行沟通联系，自动化程度不高，协作效率低下。如，缺乏档案到期接收的提示、预警功能，或者功能不精细不智能；档案电子证明在部门间办事时不被认可；机关部门利用馆藏档案不够便捷等。

2.4 用户体验不够好

尽管用户可以通过各级档案利用服务平台实现在线查档、远程出证等满足其需求，但是目前的平台在实际使用中还有不少可改进的空间。一是浙江档案服务网等部分查档平台只联通了查档用户和档案馆及其工作人员，没有汇集、存储直接的档案数据，查档请求、检索匹配和提供利用等过程不在同一个系统中完成，用户需要等待获取人工反馈，不能通过系统数据的精确匹配自动实时地在线获得查档结果；二是缺少基于大数据挖掘分析的知识服务、智能问答、关联提示等主动服务、增值服务，档案利用服务平台用户交互界面生硬机械，不够人性化。

3 丰富档案工作数字化应用场景促进数字化改革

浙江省委书记袁家军在5月10日召开的数字化改革多跨场景重大改革需求研讨会上指出，要进一步梳理改革需求，深入谋划多跨场景，厘清堵点痛点难点问题，以数字驱动制度重塑，以多跨场景应用为重要抓手，推动数字化改革走深走实。要找准改革需求，瞄准百姓、企业和基层最有获得感的领域，从最需要的高频事项入手，构建需求收集、归并、分析的工作闭环。上文所分析的档案实际工作中还存在的这些问题，可以通过梳理归纳、谋划建设一批档案工作应用场景，借助数字赋能、流程再造、制度重塑等手段加以系统解决，从而提升档案治理能力和群众获得感。

3.1 场景一：海量档案内容智能化管理

各级档案馆原有馆藏档案管理系统中都存有丰富的数字档案资源，需要对这些入库的资源进行分级分类管理和开发利用。管理中最核心也是难度最大的一道工序，是首先要对每一份档案进行划控，也称为开放审核。档案开放审核过程中，必须坚持正确处理好保守秘密和开放档案的关系，在保守秘密的前提下最大限度地做好档案开放工作，需要指定专人逐卷、逐页对档案内容进行保密性鉴定，经过初审、复审、征求形成单位意见、终审等环节，逐级审核把关，确保档案信息安全，非常耗费人力和时间。加之新修订档案法强调一切社会主体享有依法利用档案的权利，并将档案封闭期从30年缩短至25年，档案开放审核工作的压力非常巨大。开发利用方面，基于档案文本内容语义理解、数据挖掘、知识库方面的能力非常有限，档案工作中文献编研、资政决策方面的作用难以充分发挥。

因此，需要谋划海量档案内容智能化管理的应用场景，坚持创新思维，将技术创新与制度创新、业务创新相结合，通过应用先进的OCR字符识别处理、NLP自然语言处理等大数据、人工智能技术，将海量的档案资源实现文本级、字段级的信息数据化，降低档案资源的信息颗粒度，开展人工智能辅助开放审核、构建档案知识库、辅助档案编研、辅助决策参考等，从而大大提高档案信息资源的可用性和利用价值，提高档案管理和利用开发的工作效率与精准程度。如，档案开放审核可以调整工作机制和流程，训练具有自动学习能力的人工智能开放审核机器人，让它代替原来的初审人工岗位，并将人工复审、终审的实际结果反哺给这个机器人，形成闭环。这样的调整除了初审岗位机器换人这个最直接的红利以外，至少还带来两方面的好处：一是它可以记录标注每一份档案审核判断的依据，为复审、终审提供便利；二是它自身会随着审核数量的增加不断自我完善，审核的准确率会越来越高。

3.2 场景二：档案业务馆际一体化

针对现有档案信息资源分散、馆际互联互通较差的问题，可以在确保档案数据安全前提下，逐步汇聚各级档案馆有关档案数据和工作数据，建设档案部门数据仓，在此基础上谋划档案业务馆际一体化应用场景，具体包括两个方面。

一是档案业务馆际协同。开展面向全省档案馆的档案数据汇集、档案联合编研、档案联合办展、专题档案库建设、民国档案编目质检等馆际协作，各级档案馆有关工作人员可以通过浙政钉统一用户，登录全省档案数据共享服务平台开展相应工作。二是档案业务比拼跑道。采集汇总分析全省档案馆档案资源建设、开放审核、抢救保护、开发利用等业务数据，提供支持领导辅助决策的全省档案馆业务工作数据分析及可视化成果展示，发布档案馆开放指数和现代化发展指数，促进全省档案馆线上线下业务深度融合以及管理服务智慧化水平全面提升。同样，这两方面的场景也需要制度规范的明确和技术平台的实现。

3.3 场景三：档案业务跨部门协同

针对部门间档案业务在线协同难、协作效率低的问题，可以谋划实施档案业务跨部门协同应用场景，融合技术和制度手段，解决实际工作中档案移交接收不顺畅、档案电子证明不认可、机关利用档案不方便等困难。

可以在原有虚拟档案室和移交接收系统基础上改造形成馆室业务协同系统，增加机关查档内部“最多跑一次”服务、数字资源共享利用、档案接收业务指导、接收过程监控提醒、机关档案工作情况统计分析等模块，进一步加强档案馆和档案室之间的数据联通和业务协同。档案馆可以根据申请将进馆档案的数字化成果数据批量提供给档案原所在部门，也可以依申请通过人工审核和技术接口向有关业务办理部门单份在线提供所需档案数据，为机关部门业务工作数字化转型和“最多跑一次”事项办理提供依据，提高各部门的办事效率，实现“档案数据多跑路，群众办事少跑腿，部门审批减材料”。开展档案移交接收和业务指导等工作时，系统能够智能地提示或预警，按照设定的要求及时推进工作进程。

今年9月，省档案馆已推出档案电子出证平台供全省综合档案馆出具档案电子证明使用，并且制定《浙江省国家综合档案馆档案电子出证业务规范（试行）》。这一规范根据相关法律法规，明确加盖电子印章的档案电子证明与加盖实物印章的纸质档案证明具有同等效力，同时明确档案电子出证的流程与要求，电子证明的验证方式，以及将电子证明作为办事依据的使用单位事后如何进行电子归档或纸质归档，为档案电子出证业务和电子证明使用单位之间的业务协同扫清了障碍。

3.4 场景四：档案便民利用智慧服务

谋划档案便民利用智慧服务场景，改善查档用户体验，是坚持以人民为中心的立场，让查档群众有更多获得感的重要举措。

可以逐步汇聚全省分散的档案信息资源，形成开放档案、民生档案、政务服务电子档案等专门档案目录数据库，结合档案全文文本级、字段级数据化的过程，实现个人档案精确匹配、智能检索。用户可以实时自动获得查档结果，不必等待工作人员手动反馈。系统也可以根据用户基本信息和历史查询信息，进行用户需求分析和个人画像，智能推送相关信息，提高用户利用档案的效率和质量。

各级档案利用服务平台可以借助人脸识别提高身份认证等级，加强信息安全风险防范，还可以引入AI智能客服，在档案业务大数据分析和语音识别、语义分析基础上，对常见查档类型和问题进行AI智能引导和语音人机对话，用户可以获得常规的查档引导、馆藏介绍、常见问题等24小时在线服务，疑难问题、特殊需求再转人工服务。

4 以系统理念和系统思维整体谋划档案工作数字化应用场景

以上几个档案工作数字化场景相对独立，又相互联系，因此在谋划实施过程中，要始终坚持系统理念、系统思维和系统方法，既要处理好档案工作内部各场景、各环节之间的衔接问题，如馆内衔接、馆室衔接、馆际衔接，档案移交、接收、管理、保存、利用衔接等，又要处理好档案部门与外部单位之间的对接问题，如档案开放征求形成单位意见、档案电子证明运用、档案移交接收协同等，自觉运用自上而下和自下而上双向互动的综合集成方法，通过顶层设计、增量开发、迭代升级的方式，形成档案工作数字化改革从分析综合、放大细节、迭代深化、解决问题，到整体优化、实现目标的完整闭环。