我国档案志愿服务发展存在问题及对策研究

■ 陈 勇/广西民族大学管理学院、广西数字档案管理研究所

■ 廖 琼/广西中医药大学赛恩斯新医药学院

志愿服务发展由来已久，是社会文明进步的标志，在社会诸多领域如扶贫、疫情防控、社区服务等取得了可喜的成绩。档案部门作为国家重要的公共服务机构，同样也支持和鼓励发展档案志愿服务。2020年新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称新修订《档案法》）明确规定“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展”[1]。2021年公布的《“十四五”全国档案事业发展规划》也要求“加强部门协同、区域协同、行业协同，鼓励、引导、规范社会力量参与档案事务”[2]。江苏省南通市早在1994年就打响了档案志愿服务的“第一枪”，通过设置咨询点、向公众发放资料等宣传当时施行的档案法律法规。历经二十多年，档案志愿服务得到了一定的发展。

为全面了解我国档案志愿服务发展情况，笔者对近十年（2011—2020年）档案志愿服务研究综述[3]，以及2021年8月初以“志愿”为检索词在我国31个省（不含港澳台）档案信息官网中进行检索，采用归纳法、文献法等研究方法汇总、分析档案志愿服务相关资料。综合来看，受诸多因素影响，当前我国档案志愿服务发展较为缓慢，仍存在一些问题有待解决。笔者在阐述我国档案志愿服务现状及特点的基础上，从人员、制度、管理、资金四方面分析我国档案志愿服务发展存在的问题，并提出档案志愿服务发展对策，以期对推进我国档案志愿服务发展提供些许思考。

1 我国档案志愿服务的现状及特点

分析发现，我国31个省（自治区、直辖市）（不含港澳台）档案信息官网中，16个有档案志愿服务的相关信息，8个没有，余下7个则因网页丢失（河北、青海）、未设置检索功能（河南、吉林）、检索功能有问题（上海、广东、福建）等原因未能检索出档案志愿服务的相关信息。在对档案志愿服务研究进行综述时，发现上海、广东、河南均开展过档案志愿服务活动。因此，我国31个省级地区中有超过半数以上（19个）的地区均不同程度地开展过档案志愿服务活动。对这19个省级地区档案志愿服务开展情况进行总结分析，可归纳阐述我国档案志愿服务的现状和特点。

1.1 时间上存在突击性

档案部门会在每年的3月5日学雷锋纪念日、5月15日国际家庭日、6月9日国际档案日等重要时间节点组织档案志愿服务活动，如，2018年3月2日，山东省威海市档案局组织党员干部到翠竹社区广场发放反映本市历史的书册，并开展家庭建档咨询服务活动；2019年3月6日，甘肃省档案局志愿服务分队到街头发放档案宣传资料，为市民讲解家庭档案知识。其中“6·9国际档案日”期间开展的档案志愿服务活动数量较多，如，2020年6月5日，云南省、昆明市和寻甸县档案局工作人员组成脱贫攻坚档案志愿者服务队，在县城设置咨询台提供档案咨询服务、发放档案宣传资料宣传档案法规、指导家庭档案整理等；2020年6月9日，江苏省宿迁市沭阳县档案馆志愿服务队向社区居民发放档案宣传单，苏州市档案局、档案馆志愿者到机关宣传档案法规和家庭档案。由于篇幅有限未能一一详尽，但从上述所举实例，以及非重大节日或非特殊时期档案部门未能持续开展服务活动来看，档案志愿服务在时间上具有突击性特征。

1.2 空间上存在局限性

目前我国档案志愿服务活动大多数集中于经济较为发达的省级地区，东部地区如江苏省、山东省、上海市等，中部地区如安徽省、湖南省等，西部地区如四川省、云南省等，其中江苏省、山东省是31个省级地区中持续开展档案志愿服务活动最为活跃的省份；而其他省级地区因档案部门不重视或受经济因素等影响，很少开展或者没有开展档案志愿服务活动。由此形成了空间上“点”状而非“面”状的发展不平衡现状。

1.3 人员组成上存在单一性

档案志愿者大多是由档案部门组织的，档案志愿者队伍大部分是号召成立的，参与主体主要是档案部门的党员干部或工作人员、高校教师、学生、其他事业单位的工作人员等，其中档案部门的党员干部或工作人员是档案志愿服务的“领头羊”和“主力军”。如，2018年6月，云南省档案局联合云南师范大学组织了60多名志愿者开展档案系列宣传活动，接待了2000多名大学生，免费发放3000余套宣传资料。2018年7月23日，广西南宁市西乡塘区组织38名区内高校大学生志愿者到扶贫一线协助整理脱贫攻坚档案和录入数据。2020年5月20日，江苏省常州市武进区档案馆党员志愿者在前黄镇文体中心广场开展档案知识宣传活动。此外，也有少数档案志愿服务活动是公开招募志愿者的，如安徽省巢湖市档案馆自2020年起招募了一批中小学生担任义务讲解员负责讲解本市的红色党史等，不过该馆招募的人员也仅限于中小学生，没有面向社会招募志愿者。总体而言，档案志愿服务者组成上的单一性特征明显。

1.4 内容上深度与专业性不足

据分析，当前档案志愿服务内容主要为档案志愿者到街头或社区、校园等发放档案宣传资料以宣传档案法律法规，设立咨询台提供档案咨询服务，指导家庭档案建档，担任档案展览讲解员，以及进行档案征集、整理等基础性工作。这其中，江苏省、山东省在宣传档案法律法规和家庭档案知识、指导家庭建档等方面的工作尤为突出。然而，更深层次的、专业性更强的档案志愿服务内容如档案鉴定、编研开发等专门工作则很少。另外档案志愿网上服务，目前只有辽宁省档案局、档案馆开通了“社会档案人”项目，该项目允许公众线上参与编辑档案词条。可见，档案志愿服务内容上深度与专业性不足。

2 我国档案志愿服务发展存在的问题

2.1 公众参与度偏低

虽然我国31个省级地区中超过半数以上（19个）或多或少开展过档案志愿服务活动，但分析发现档案志愿服务的参与主体主要是档案部门党员领导干部或工作人员，以及当地学校的学生等，其他群体参与较少。由于档案工作专业性较强、具有保密性等特点，加之大多数档案部门对档案志愿服务缺乏必要认识和足够重视，现阶段面向全社会不同群体进行公开招募的情形相对较少。此外公民档案意识较为薄弱，对于少数公开招募档案志愿者的服务活动，民众参与的积极性也不高。

还应当认识到，档案志愿服务中如果要求的专业性太强，也会影响公众参与度。如，辽宁省开通了网络档案志愿服务项目“社会档案人”，面向全社会网络群体开放线上参与编辑档案词条，但这些词条诸如“清圣训——崇谟阁本”“清玉牒”等专业性极强，需要具备相关历史知识的专业人士才能完成，对于普通公众来说，无形中对其“关上了大门”。因此，公众参与度偏低也就不足为奇，这直接影响到了档案志愿服务的持续发展。

2.2 制度建设缺失

关于志愿服务的制度规范，2017年国务院出台了国家层面的《志愿服务条例》（国令第685号），而地方层面有《北京市志愿服务促进条例》（2007年颁布、2020年修订）和《江苏省志愿服务条例》（2007年颁布、2021年修订）等，这些条例为志愿服务的制度化、规范化发展提供了支持和保障。档案志愿服务属于志愿服务的一种，按理说可参考这些志愿服务条款开展相关的服务活动，但这些条款仅从宏观层面进行相关指导。由于档案志愿服务有其独特性，专业性要求强，微观层面则很难具体指导档案志愿服务开展。

另一方面，虽然2 0 2 0 年新修订《档案法》提出“鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展”，2021年《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“鼓励、引导、规范社会力量参与档案事务”，但如何“鼓励和支持”以及关键如何“规范”则并未有相关规定，档案部门在开展档案志愿服务时就会出现无具体“法”可依、无具体“法”可循的问题。开展档案志愿服务活动的大多数档案部门都是在各自探索中前行，未开展过档案志愿服务活动的一些档案部门可能因档案志愿服务活动“无开展依据和必要”“无上级要求”等原因而拒绝开展。档案志愿服务制度建设缺失的问题一定程度上阻碍了档案志愿服务的发展。

2.3 管理体系建设欠缺

档案志愿服务管理体系应该包括人员招募、岗位匹配、技能培训、过程督导、考核与激励、安全等方面的内容。目前档案志愿服务是档案部门在某一特殊节日通过号召方式招募档案志愿者来开展档案法律法规宣传、家庭档案建档指导、档案征集与整理等服务活动，这是档案部门根据具体业务需要而进行的一种自发性公益行为。然而，这种自发性行为容易使档案志愿服务管理体系建设被忽略，具体表现在：第一，在人员招募方面，大多是档案部门的党员干部或工作人员作为志愿者主力，联合学生群体等临时开展某一项服务活动，而面向社会不同群体公开招募则较少。第二，在岗位匹配方面，因人员招募临时性、服务内容集中性和特定性而往往不进行岗位匹配。第三，在技能培训方面，档案部门党员干部或工作人员已具备一定的档案专业知识，而对学生群体等志愿者的技能培训则相对浅显。第四，在过程督导方面，由于档案工作的专业性和涉密性特点，某些服务活动是需要进行过程督导的，而档案部门因“人少事多”等原因会忽略对志愿者在服务活动中的过程监督和检查指导。第五，在考核与激励方面，因缺少过程督导以及档案志愿服务活动结果难以量化考核，考核也只是对活动完成度进行简单评估，而对档案志愿者的激励主要是口头感谢或者颁发证书的一种精神激励。第六，在安全管理方面，档案志愿者的安全是非常重要的，为其购买人身保险是有必要的，而目前购买保险这一举措尚未实现。

从档案志愿服务具体实践看，人员招募、技能培训的内容有简单涉及，而岗位匹配、过程督导、考核与激励、安全等方面的内容则未得到足够重视，这也反映了档案部门在管理体系整体建设上有所欠缺。

2.4 资金支持力度较小

目前，基本上大多数档案馆的资金来源主要为财政拨款，其他类型的资金来源基本没有。在档案志愿服务活动开展较多的江苏省和山东省，根据两省档案信息官网各自公布的《江苏省档案馆2020年度部门决算公开》和《2020年度山东省档案馆部门决算》，在2020年度部门决算中，江苏省档案馆财政拨款收入占本年度收入的100%，山东省档案馆财政拨款收入占本年度收入的93.82%。从现实状况来看，仅仅依靠财政拨款来保证正常运营的档案部门，不管是在档案志愿服务管理体系建设方面，还是开发网络档案志愿服务项目等方面的资金支持明显不足，资金支持力度小成为制约档案志愿服务长期开展的一大问题。

3 推动我国档案志愿服务发展的对策

3.1 增强公众参与意识

公众参与意识是影响公众参与度的关键因素。激发公众参与档案志愿服务的意识，有利于提高公众参与档案志愿服务的积极性，进而提高公众参与度。档案志愿服务经过多年发展，档案部门的党员干部或工作人员参与档案志愿服务的意识相对普通社会公众较强是无可置疑的，但在国家鼓励和支持社会力量参与档案事业发展及倡导档案事业全民共建共享背景下，社会公众作为档案事业建设受益者的同时，也理应成为档案事业建设的行动者，这对推动档案志愿服务长远发展具有十分重要的作用。

增强社会公众参与档案志愿服务的意识，需从两方面进行努力。一方面，是档案部门的努力。开展任何一项服务活动，档案部门除了精心设计服务内容之外，还需通过多种措施加大活动宣传力度，广泛动员社会公众参与其中，进而达到增强公众参与意识、提高公众参与度的目标。另一方面，则是社会公众自我的努力。在志愿服务诸多领域活跃的社会公众应尝试以开放包容的心态走进档案事业领域，拓展志愿服务范围，增强自身参与档案志愿服务的意识。

3.2 加强顶层设计

档案志愿服务历经二十多年的发展，既然国家鼓励和支持社会力量参与档案事务，那么发展档案志愿服务应当“有法可依、有章可循”，加强顶层设计对规范社会力量参与档案事务、发展档案志愿服务是一种制度上的有力保障。个别省份制定了档案志愿服务相关章程，如《常州市档案志愿者分会章程》（2014年）和《山东省档案馆档案征集工作志愿者章程》（2014年），虽是地方层面的章程，不具备国家层面政策的号召力，难以在宏观上引导和规范档案志愿服务的发展，但在这些地方规章的基础上可参考、研究并制定出国家层面的档案志愿服务法规政策，探索档案志愿服务制度建设之路。

另外，目前关于志愿服务的法规不仅有国家层面的《志愿服务条例》，也有一些地方层面的相关规章，而档案志愿服务属于志愿服务其中一种，具有志愿服务普遍性特征中的某些特征，在现有志愿服务法规制度基础上探讨国家层面的档案志愿服务制度建设、出台相关政策也不失为一种可行的思路。

3.3 建立健全管理体系

建立健全档案志愿服务管理体系，有利于档案志愿服务健康有序地发展，也更能明确回答档案志愿服务“开展什么”“谁来开展”“怎样开展”等一系列问题。将档案志愿者作为档案部门灵活的人力资源进行管理，结合实际探索包括人员招募、岗位匹配、技能培训、过程督导、考核与激励、安全管理等方面的档案志愿服务管理体系是十分必要的。

第一，在人员招募上，可采取多渠道招募方式，采用多种平台如官网、微信公众号、微博、电视、广播等加大宣传，以招募到合适的档案志愿者。例如，浙江省档案馆2017年招募档案志愿者，在其官网“公告公示”栏发布《浙江省档案馆志愿者招募启事》，还利用“志愿汇”App进行招聘[4]。第二，在岗位匹配上，档案部门可根据档案志愿服务具体项目，结合档案志愿者自身具备的知识技能进行合理岗位匹配，在充分发挥档案志愿者优势的同时保证档案志愿服务高质量完成。第三，在技能培训上，档案部门有必要对各岗位档案志愿者进行业务培训。因培训效果直接影响到档案志愿服务的质量，培训结束后可采取考试或上岗实操的方式检查档案志愿者的培训效果，保证档案志愿者掌握所需的知识技能。第四，在过程督导上，档案部门对档案志愿者在服务过程中进行监督和检查指导，同时约束档案志愿者的行为，能更好地保证档案志愿服务的质量。第五，在考核与激励上，档案部门根据相关考核要求对档案志愿者的服务时长、完成情况等整体表现进行合理公正的考核，得出每一位档案志愿者的考核结果。而根据考核结果进行激励，可选择多种方式进行物质激励和精神激励，如颁发荣誉证书、提供奖品、提供参观档案珍品的机会、为志愿者谋求工作给予优先录用的认可等。第六，在安全管理上，档案部门为档案志愿者提供安全、舒适的工作环境是必要的，在开展某些特殊档案志愿服务活动时要保障档案志愿者的人身安全，可考虑为其购买人身保险。

3.4 加大资金支持

档案部门单单依靠财政拨款作为资金的主要来源，能在短期内维持一些简单的、无需投入大量资金的档案志愿服务活动，而对一些复杂的、需投入大量资金的项目如开发网络档案志愿服务项目来说，是难以提供财力保障的。拓宽融资渠道、加大资金支持力度是持续发展档案志愿服务必不可少的一个举措。

反观国外发达国家如美国的档案志愿服务之所以发展较为成熟，其中一点受益于其拥有档案基金会强大的资金支持。如，成立于1992年的美国国家档案馆基金会拥有合理的组织机构，具备完善的管理体系和服务制度，在资金筹集方面相对突出，为美国国家档案馆开展档案志愿服务项目提供了充足的资金保障[5]。关于设立档案事业发展基金，在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中有“规范并支持社会力量参与档案事务”的论述，提出了“支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金”[6]。因此，我国可以借鉴国外成功的经验，尝试设立档案志愿服务基金，为发展档案志愿服务提供充足的资金支持。