信息化技术在档案管理中的应用

柳建华

（襄阳市人事考试院，湖北 襄阳 441021）

信息化技术已成为现阶段人们日常生活、工作以及学习中不可或缺的辅助工具，对信息化技术的开发及应用也在很大程度上促进了我国社会的整体发展。在当前的大环境之下，事业单位传统的档案管理模式在实际运用的过程中往往很难发挥出理想效果，这也给档案管理工作的开展带来了诸多不便。将信息化手段应用到档案管理工作中，可以使传统管理模式中存在的弊端得到有效补足，同时使档案处理效率得到明显提升，为我国事业单位档案管理工作的开展确定新的途径。

一、信息化技术在事业单位档案管理工作中的应用优势

（一）提升了档案储存的安全性

事业单位在日常运转过程中会产生多种档案资料，具有一定的复杂性，想要对其进行有效管理往往存在一定难度。尤其在现阶段的社会形势之下，档案管理工作在实际开展的过程中涉及的内容越来越多。另外，事业单位的档案储存往往是一个长期的过程，因此，必须保证档案储存的安全性以及私密性。传统的档案储存管理方式主要针对纸质档案，档案资料的储存不仅会占用较大的空间，也可能因为储存室的环境因素而使档案资料出现发霉、受潮以及被鼠蚁损坏等现象，这会对档案的安全性以及完整性造成严重影响［1］。将信息化技术运用到事业单位档案管理工作中，能在很大程度上解决上述问题，可以运用信息化技术将档案文件以电子档案的形式保存下来，工作人员在进行档案查阅的时候，只需要操作电脑即可，在提升查阅效率的同时也保证了档案储存的安全性。

（二）有利于档案信息的交流及共享

对于基层事业单位来说，在手工管理原始档案时，想要实现各部门或者单位之间的信息共享往往较为困难，这也使得信息的价值没有得到有效发挥。而运用计算机技术开展档案管理工作，能使档案管理工作的各个环节安排更为有序，使管理工作的开展拥有系统化的依据，并且可以利用互联网技术建立起各部门之间的信息交流、共享渠道，使档案资源的利用率得到明显提升，从而进一步发挥出档案的自身价值，同时保证各部门的档案查阅效率［2］。

二、信息化技术在档案管理中的应用路径

（一）构建功能完善的信息化档案管理系统

将信息化技术应用到档案管理工作中时，应该注意对当前事业单位档案管理工作的开展情况有具体认知，以此为基础构建起功能完善的信息化档案管理系统，要保证管理系统包含三个方面。首先是档案储存管理系统。这是信息化档案管理系统中最为重要的子系统，其在实际运转过程中可以实现对档案的自动编号，并且可以对档案进行跟踪定位。此外，这一子系统的档案储存位置还应该体现出档案分配以及信息储存管理功能，从而使电子档案的储存实现可视化、动态化管理［3］。其次是档案查询管理系统。这一系统可以在档案查询时提供相应的档案目录，并且可以有效提升档案管理系统的保密程度，使管理人员的档案管理工作质量得到保证。最后是档案安全管理系统。这一子系统以互联网信息安全技术为依托，可以实现对电子档案储存状态的有效监管，如果存在电子档案不经过子系统查询便发出出库指令的现象，监控模块会立刻向计算机中心发出警报。

（二）实现档案资源的及时共享

信息化技术在事业单位档案管理工作中的应用，使档案管理工作的开展在很大程度上满足了当前社会发展的实际需求，同时也使档案资源的开发利用更为深入。在实际开展事业单位档案管理工作时，应该注意利用信息化技术将档案上传到专门的管理平台上，通常情况下，这一管理平台是事业单位自己建设的，各部门可以在信息管理平台上与其他部门进行信息互动以及共享，使文件签署、人员信息归总等工作的开展取得更为理想的效果，直接通过网络平台进行操作，也使得档案管理工作的开展更加透明［4］。同时，事业单位还可以通过档案信息化管理的方式有选择地公开行政信息，这有利于档案资源的实时共享，能促进事业单位内部相关业务的开展。

（三）提升档案管理人员的综合素质

在当前的信息化时代背景下，事业单位在开展档案管理工作时，积极应用先进的信息化技术，但想要使信息化技术在档案管理中发挥出理想效果，档案管理工作人员自身应具有较高的专业素质，尤其要掌握相应的计算机技术，可以利用其开展信息化档案管理工作。因此，事业单位今后要注意培养起一支高素质的信息化档案管理队伍，在提升档案管理岗位招聘门槛的同时，还应该定期对当前在岗工作人员进行具有技术针对性的培训，主要是提升岗位工作人员的信息化技术了解深度以及操作水平，使档案管理工作人员借助信息化技术有效开展档案管理工作，同时使档案管理团队的综合素质得到持续性提升［5］。

（四）进一步提升档案管理系统的网络安全性

将信息化技术融入事业单位档案管理工作中，可以使档案管理工作的开展效率以及质量得到明显提升，也可以使档案资料的储存空间得到有效扩展。但与此同时，我们也发现互联网安全问题往往对事业单位档案管理工作的开展具有一定的负面影响，并且这种影响具有持续性。这主要是由于在利用互联网技术进行档案信息传递时，可能会受到病毒及黑客的入侵，从而出现重要信息数据泄漏的情况，因此需要建立一套完善的网络安全系统，有效防止病毒以及非法软件的入侵［6］。在利用计算机网络平台进行档案信息传输的过程中，想要保证信息数据不出现泄漏以及被非法篡改的现象，应该注意从技术上提升网络平台系统的安全性，建立起完善的身份认证权限系统，这样一来，在对相关档案资料进行查询、下载以及传输等操作的时候，需要通过相应的管理权限认证，只有特定人员才有资格查看档案资源。同时还应该注意在软件系统上下功夫，配备相应的防火墙产品、入侵检测系统、防病毒系统、紧急备份系统以及信息传输加密系统等等，通过这种方式使事业单位在运用信息化技术开展档案管理工作时的安全性得到有效提升。此外，随着我国科技水平的不断提升，未来信息化技术在档案管理工作中的融入势必也会更为深入，应该注意积极开发智能化技术，建设出一套与当前事业单位实际发展情况以及档案管理工作开展实际需要相符合的智能化管理体系，从而提升信息化档案管理工作的规范程度，提升档案的安全性以及储存量。

三、结语

现阶段我国信息化技术水平不断提升，行政事业单位在开展档案管理工作时应该注意对以往的管理模式进行积极创新，顺应时代发展需求，将信息化技术积极融入档案管理工作中，从而在整体上提升档案管理工作的质量以及效率。同时，今后事业单位在开展信息化档案管理工作时，应该注意培养一支高素质的档案管理队伍，可以通过提升招聘门槛以及对现有岗位工作人员进行定期在岗培训的方式提升工作人员的综合素质，尤其要提升工作人员的信息化技术操作水平，使其可以有效利用信息化技术熟练开展各项档案管理工作。随着我国科技水平的不断提升，事业单位档案管理工作与信息化技术之间的融合会越来越深入，这就需要事业单位构建起一体化的信息化档案管理体系，对档案管理的各个环节进行明确，保证信息化档案管理工作的智能化，这也是今后信息化档案管理的重要创新路径。