浅谈干部人事档案管理

赵小娇

摘要：干部人事档案管理属于国家档案当中的关键内容，是企业事业单位当中的关键性的管理工作，人事档案管理工作质量直接决定着干部工作的成效。所以开展干部人事档案管理工作，充分的对干部人事档案进行管理和利用，才能够彰显出干部人事档案具备的价值，为人事部门进行决策方面提供依据，从而有利于企业事业单位不断地取得进展。

关键词：干部人事档案;管理;建议;创新

引言

干部人事档案管理工作属于干部工作当中的关键内容，提供的干部信息是不是真实精准和全面直接决定着干部工作的水平。加大力度放在干部人事档案管理上，促使干部档案发挥出应有的价值，属于干部档案管理机构的关键职能。

1 做好干部人事档案管理的意义

1.1 干部人事档案能够提供关键性的人才信息，记录着本人在社会当中各个阶段的活动内容，其中包括个人的履历、社会关系等多个方面，极具保存价值和利用价值，属于个人过往情况的记录，能够相对客观的，全方位的体现出一个人各方面的情况，个人进行调级、升职、身份认证等多个方面都需要有相关档案作为凭证，以确保本身的利益不会受损。

1.2 干部人事档案可以为人事部门提供选拔人才、培养人才和任用人才的依据，组织机构和人事部门担负着培育干部、任用干部、选拔干部和技术人才的责任，不仅要对相关人员进行考察，还需要通过干部人事档案来掌握其各方面发展的具体状况，对于即将升职的干部展开全方位的剖析，了解其所具备的优势，从而促使其长处和积极性得到发挥，科学合理的提拔人才和使用人才，对于单位取得进展甚至是社会取得进展方面意义重大。所以开展干部人事档案管理工作彰显出极大的价值。

2  干部人事档案管理存在的主要问题

最近一段时间里，人们对干部人事档案管理工作已经形成了更为清晰的认知，这项工作开始进入了更深层面，并且得到了显著的改进，不过和现阶段的人事管理相关要求之间还存在相当大的差距，具体的工作当中还有很多需要改进和完善的地方，关键体现在下面几点上。

2.1 档案管理方面并不具备明确的意识。很长的一段时间里，部分单位负责人对于干部人事档案管理具备的重大价值方面并没有形成清晰的认知，并没有将关注点放在利用大量的资金进行支持、进行相关设施的建设、逐步健全相关制度、提升专业人员的技术和水平等多个方面。觉得档案管理工作在单位取得进展的过程当中并不会发挥重大的价值，也不需要什么技术，也不能够带来经济效益，造成单位人事档案管理工作很长的一段时间都是在被动的进行中，又没有形成相关标准。关键体现在档案材料生成部门并没有较强的材料归档意识，没有将关注点放在档案材料的采集整理方面，即使是得到了材料也没有更好地进行整理，没有在第一时间上交到档案管理机构。时间长了，导致大材料丢失，无法正常的查找和使用。大部分职工不具备档案管理意识，对于档案材料的价值没有形成清晰的认知，在生成材料时，没有按照相关规范，内容需要进一步完善，无法真正的体现出本人具体的工作状况，导致部分档案当中关键性的信息内容前后矛盾，更有甚者还进行了涂改，档案质量因此而受到影响，因而造成相关机构需要付出更多的资源和精力去弥补其不足。

2.2 没有形成完善的档案管理体系，施行过程当中不够彻底。目前形成完善的，科学的干部人事档案管理体系，才能够使人事档案管理工作更為规范，并且有相关制度可以遵循。具体的工作当中出现了档案管理制度不够完善，没有按照相关制度执行，档案材料没有在第一时间收集，档案管理机构没有积极的催要档案，档案的查阅和借阅没有按照相关准则，档案材料的移交和转交没有形成完善的制度，档案材料没有在规定的时间内进行年检和审核等等，导致干部人事档案材料不够精准和完善。

2.3 档案管理信息化没有深入到更深的层面，不利于信息的使用。现阶段，干部人事档案管理工作没有与时俱进，还没有从根本上做到数据化存储，人事档案要通过纸质来承载，容易损坏并且不适合保存，档案材料的加、工统计等依旧需要手工完成，要想获取更为详细、精准的人事信息必须依靠手工整理翻阅，耗费的是相当多的时间和精力。不具备太高的信息化程度，计算机只是用来输入部分简单的信息内容，并没有引进专业的信息化、智能化的管理系统。平时的工作只是简单的进行档案材料的收集归纳、装订等等，很多功能无法被充分的利用，干部人事档案管理的综合效益无法发挥出来。

2.4 档案管理人员的素养、业务能力要进一步提升。但管理人员绝大多数并不具备相关学历以及档案管理的专业知识，对于档案管理工作的价值、档案管理的详细要求没有形成清晰的认知，在针对档案材料进行采集、归纳、审核、入档等各个步骤没有系统的学习过，无法更好地辨别材料的真假，完全是凭借本身的摸索来开展工作。部分档案管理人员属于兼职，绝大多数时间和精力需要汇聚在另外的工作上。无法合理高效的开展档案管理工作。尤其是少数工作人员不具备职业道德，违规开具干部档案证明，导致部分干部在培训、升职等过程当中获取违规收益。这些对于档案管理工作不断的改进和取得进展方面是极其不利的，也会危及到党的形象和国家的利益，影响到人事部门的形象，危及到正常的干部工作。

2.5没有更好的贯彻人事档案管理制度。依照相关规定，所有的单位需要融合具体状况，形成与之对应的干部人事档案管理制度，不过往往无法真正的贯彻和执行。部分单位或者个人，没有严格的执行档案管理制度，随意对档案内容进行涂改、抽掉或者添加，也有部分人借阅的过程当中，没有按照相关规定导致档案丢失。

2.6 干部人事档案管理工作还有很多不足之处，部分单位私自保存受聘人员的档案资料，部分毕业生或者退伍军人的档案出现不断的截留的情况，这些都属于干部档案管理工作需要进一步完善的地方。

3  加强干部人事档案管理的几点建议

3.1 提升认知，加大力度进行引领，促使干部职工认识到档案管理的重要性。首先单位负责人要引起足够的关注，部分负责人肩负起固定的时间内检查、引导干部档案管理工作的责任来，出现了问题，在第一时间进行处理。利用培训、讲座等多种方式方法加大力度对干部人事档案管理具备的重大价值进行宣传，促使干部职工形成一种责任意识，使所有的人员都意识到干部人事档案和自身的利益有着密切的关联。相关部门要积极的融入到全方位的整理档案材料当中，确保档案材料的质量，并且在第一时间上交到档案管理部门入档。档案管理部门要在第一时间进行材料的归纳、审核和装订。

3.2 形成相关规章制度，促使干部人事档案管理能够按照一定的规范和制度经常性的展开。人事制度改进和完善进入更深的层面之后，所有的职工要入档的材料不断增加，这会导致干部人事档案管理工作压力更大，档案管理制度的贯彻要求所有的部门都尽可能的配合，不只是档案管理机构要控制质量，按照一定的原则展开，其他部门也需要认真的配合。首先，干部人事档案管理部门要形成健全的管理体系，要明确每一个工作岗位应有的责任，并且对不按照相关规定进行操作的人员追责和惩处。其次档案使用部门要选取本身素养和业务水平相对较高的人员进行档案的管理工作和查阅借阅，认真遵守查阅档案、借阅档案方面的规定，避免不符合要求的材料混入其中，避免借阅查阅的过程当中随意的涂改、添加和抽取档案材料，避免借阅和查阅的过程当中导致档案丢失和损坏。

3.3加大培训的力度，促使干部人事档案管理人员本身的总体素养提升。管理部门要为工作人员带来学习的平台，促使其拥有更多的学习机会，举办各种类型的培训活动，通过互动、通过继续教育、通过新媒体等多种方式方法学习，促使档案管理人员拥有更丰富的知识，增强其管理能力，增加其科学管理的意识，促使其热爱工作岗位，具备责任感，从而能够满足新的历史阶段干部人事档案工作管理的需要。

3.4加大力度进行宣传，国家公布了大量的档案管理方面的法制法规，地方政府也制定了大量的满足本地需要的规章制度，不过因为缺乏宣传，导致相关部门不够配合，培训机会因此严重不足，无法将大量全新的管理理念传递给干部人事档案管理人员，不利于人事档案管理工作。

3.5加大力度在工作当中进行创新，促使档案服务的质量提升。不仅要注重于干部人事档案的真实和保密，还需要通过现代化的管理措施研制开发出档案管理软件，摸索形成电子档案的全新的方式方法，不断的对干部信息进行更新，及时为人事部门带来全新的、真实的信息内容，服务质量和服务能力因此得到提升。

3.6 为干部人事档案存储保管提供有利的环境。目前档案管理工作设备设施不够完善，这不利于干部人事档案的保管和储存。大部分单位只是把档案存放在库房当中，同时这也是其他工作的场所。还有部分单位阅览室同时是档案室，无法确保人事档案管理安全。还有部分地方档案的储存是通过塑料产品完成的，容易导致档案的腐蚀。部分单位归档时使用的是不很清晰的复印件，时间长了，容易导致字迹模糊、无法辨认。

4 总结

开展人事档案管理工作任重而道遠，要不断的调控和具体的操作，需要将人事档案的改进和完善作为重点，采取一系列措施，提升认知，勇于改进和完善，才能够使人事档案质量和服务质量提升，上面这些是针对人事档案管理方面的论述，只是站在宏观的角度上针对几个经常遇到的问题加以论述。还需要认识到，要想切实的开展人事档案管理，要从理论方面和具体的状况出发，积极的进行相关材料的采集、鉴定、归纳、储存和转递等工作，改革创新需要面对的是意想不到的困难，人事档案管理制度的改革不可能在短期内完成，我们要在具体的操作当中逐步的归纳出成熟的经验，摸索出全新的思路和方式方法。

参考文献：

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