企业合同管理中常见风险及防范策略

2021-11-24贾青

全国流通经济 2021年25期

关键词：保函分包劳务

贾青

（中铁建电气化局集团第三工程有限公司，河北保定 074000）

伴随着我国经济的快速发展，如何进一步提升企业合同管理水平，识别规避合同中存在的法律风险，构建完善的法制风险预防体系，成为保障企业持久稳定运行和良性发展的重要举措，并得到各企业机构的一致认可。

一、企业合同管理期间常见的法律风险

1.合同订立阶段

（1）合同主体资信调查

在合同管理过程中，主体资信调查是对合同相对方资格与企业资质开展审查，以判断是否具备合同履约能力的一项工作。然而，根据实际工作情况来看，部分企业所制定合同主体资信调查流程不规范，或是缺乏有效监管机制，致使合同主体资信调查结果不具备实际参考价值，这项问题主要体现在资格预审、合同相对方身份核实两方面。其中，在合同主体资格预审方面，在合同管理期间并未严格执行动态化、全过程管理模式，所收集合同主体相关信息缺乏时效性，例如，企业没有识别出合同相对方存在的未参加年检、变更未核准登记、未经工商登记注册等风险隐患，致使所签订合同无效，在问题严重时还将涉及到行政处罚风险。另一方面，没有在合同主体资信调查环节准确核实合同相对方的真实身份，如果合同签订代表并非为公司法定代表人，或是合同签订代表的委托代理期限超限，则所签署合同不具备有效性。

（2）合同约定条款

在企业所签订合同中，约定条款起到明确表现合同内容、约定合同双方权责义务、明确争议问题解决方式的重要作用，是保证合同有效履行的关键。然而，部分企业疏于对合同约定条款的管理，致使所签订合同存在约定条款内容不全、履行期限与地点不明确、违约责任约定不明、标的物质量约定不明确等问题，容易在合同履行期间产生纠纷矛盾，难以保障企业合法权益。

此外，在某些企业签订劳务分包合同时，由于在合同约定条款中未明确标注工期要求、报酬条款、材料设备性能指标与规格型号要求、劳务分包方资质要求、拖欠劳务工工资的连带责任等约定条件，致使合同履行期间屡屡出现突发状况，并由此产生合同纠纷。例如，由于未在合同中明确规定报酬条款，或是报酬支付方式与途径不合理，直接向劳务分包方预先支付较大比例报酬预付款，有可能出现劳务分包方无法履约而产生纠纷的情况。

2.合同履行阶段

在某些企业经营生产活动中存在着两种典型的合同，物资采购合同与劳务分包合同，在合同履行阶段，这两种合同存在的风险点：

（1）物资合同中的货物交付

在货物交付环节，常见的合同风险包括企业无法按时交付货物、交付的货物与合同不符、客户拒收货物等，在采取不同交货方式时存在的合同风险存在差异性。

例如，在采取自提方式时，如果提货人未签字盖章确认提货单、提货方未得到提货授权时，将面临货物丢失风险，在企业未收到货物款而提前发货时面临恶意拖欠与拒发货款风险。在采取代办托运方式时，由于未提前得到客户书面委托或代办托运规定条款内容不全，面临着货物错误交付的法律风险，由企业承担托运过错。同时，如果企业未按照合同约定条款内容办理运输保险时，在受到政治、经济、环境等因素影响致使货物损毁与延期交付时，将由企业独立承担合同履约损失，主要包括额外产生的仓储费用、增加运费、货物灭失等。

（2）保函

合同条款中没有约定履约保函条款或预付款保函条款，或约定了而相对方在履行中并未提供保函。履约保函与预付款保函都是为保证合同的正常履行，降低法律风险的一种形式。例如，合同相对方未提供银行履约保函或预付款保函，在履约时出现了经营恶化，造成合同义务不能履行，影响到另一方的合法权益与正常经营生产活动，如果合同相对方无法继续经营，另一方只能通过破算清算程序来确认债权。另一方企业将独自承担合同无法履约的风险损失。

（3）货物验收入库

在货物验收入库环节，主要存在的合同风险为未做好货物质检验收工作、未经授权人员擅自在货物验收单上签字确认，如此，在货物后期使用期间出现质量问题，或是核查到货物规格型号、数量与合同约定内容不一致时，由于已签字确认货物验收单，难以追究供应商责任，由企业承担因货物验收入库风险而造成的额外损失。

（4）劳务分包合同的履约风险点

劳务分包合同履约期间，主要存在着合同风险为转包与分包风险。其中，转包是承包企业将承包的建设任务转让至转承包人，而分包是将承包的建设任务中的部分任务发包给其他承包人。在转包与分包过程中，存在着可能将实际的劳务作业任务分包至不具备相关劳务资质的单位或个人，其缺乏承揽条件与资格。

3.合同解除阶段

合同解除是经过合同主体双方协商确认，或是在一方存在严重违约行为时，根据合同主体双方约定或按照法律规定终止合同，取消合同主体权责义务关系，合同解除方式分为法定解除与约定解除，法定解除是双方或一方主体严重违约时自动解除合同，约定解除是经过双方协商确定或满足约定条件后解除合同。

在采取不同合同解除方式时，所存在合同风险存在差异性，应正确认识到这一问题，准确识别合同解除阶段存在的全部风险隐患，针对性采取防范措施。例如，在采取合同约定解除方式时，如果没有提前在合同条款中明确合同解除条件，或是企业在解除合同前并未履行告知合同相对人义务，而单方面解除合同时，将面临合同无效解除的风险隐患。

二、企业合同管理中的风险防范策略

1.健全合同风险管理体系

现阶段，部分企业在合同履行期间频频出现风险隐患与突发状况的根本原因在于，尚未构建起完善的合同风险管理体系，存在管理标准模糊、缺乏明确管理流程、相关部门人员权责模糊、形成管理盲区等一系列问题，合同履行情况与管理水平受人为主观因素影响，存在不确定性。

因此，对于企业经营者而言，为有效规避合同风险隐患，必须及早构建起完善的合同风险管理体系，体系由风险识别、风险评价分析、风险规划、风险监督控制四项子系统组成一个完美闭环，体系结构如图1所示。

图1 合同风险管理系统结构图

为实现这一目的，首先，参照同类合同风险管理案例，以我国现行法律法规为主要依据，对合同风险管理体系中的条款内容与管理标准进行补充完善，如明确合同审核流程标准、制定合同规范样本与明确合同格式要求等，为合同管理和风险识别防范工作的开展提供明确参照。其次，引入权责机制，简化管理组织结构中的冗余部门岗位，明确划分各部门人员的职责范围与工作内容，打造各执其责、统一管理的良好合同管理局面，起到提高管理资源利用率、实现全员参与目的、解决部门信息沟通问题、多部门协调管理的效果。例如，由合同主办部门专职开展合同主体资信调查、文件整理归档、调查与反映合同履行动态等工作。由合同审核会签部门专职开展合同技术与经济论证、提供专业咨询意见、尽职调查、合同文本内容审核等工作。最后，在合同风险管理体系中构建配套的合同履行结算监督机制，持续采集合同履行期间产生的相关资料信息，在其基础上真实反映合同履行情况，在出现突发状况与全新风险隐患致使合同未按照约定内容履行时，由监督部门上报反馈问题，采取相应处理措施规避风险隐患，如办理合同变更手续，按合同约定条款追究违约方责任。

2.培养合同风险防范意识

现阶段，部分企业经营者与管理人员普遍存在风险防范意识淡薄现象，没有正确认识到合同管理、风险预防工作的重要程度，以及所形成风险隐患未得到规避预防时造成的严重损失，致使企业所构建合同风险管理体系没有发挥出应有作用。

基于此，企业需要注重培养合同风险防范意识，对不同岗位人员采取差异性合同风险防范意识的培养方法。例如，针对企业经营者与高级管理人员，重点提高其对合同法律风险的认知程度，构建长效领导干部学法机制，系统性、长期性学习与合同管理相关的法律法规知识，并树立起全员参与、全过程管理的正确合同管理意识。其次，针对企业员工，将合同签订、履行、解除等各阶段的常见风险隐患、工作流程、注意事项作为主要培训内容，定期组织模拟实训活动，在实训过程中重点强化企业员工的风险识别、预防能力，使其具备快速处理简单合同风险问题的工作能力。最后，针对法律工作人员，在培训工作中帮助其树立全过程管理风险防范意识，将风险识别、评价、监督控制与防范工作贯穿于合同的全生命周期。

此外，为规避某些企业所签订劳务分包合同的风险隐患，重点对承包方开展普法宣传工作，阐述按照合同约定履行自身义务的重要性，以及出现违约问题时需要承担的责任。同时，对劳务工做好普法教育工作，帮助其树立依法维护自身权益的正确意识，在出现恶意拖欠劳务工工资等问题时采取法律手段。如此，在出现恶意拖欠劳务工工资等合同风险问题时，可以在客观层面上起到减少企业损失的作用。

3.打造律企联动风控体系

对于多数国有企业而言，虽然在管理组织结构中组建了专职的法律事务部门，在合同签署、履行与解除等阶段起到显著的合同风险识别与预防作用；但在企业经营管理期间，由于优秀人才匮乏和突发事件风险防控经验缺失，在国有企业法务管控体系建设期间面临诸多难题挑战，存在风险防范意识僵化、应急处理能力不足等问题有待解决。

针对这一问题，为有效适应市场经济机制法制建设的全新时代背景，可参照部分国有企业提出的律企联动、工件国企风控体系的策略，与具备丰富经验的律师事务所保持联动状态，与之签订法律咨询合同，定期举办企业合同法律风险管理的研讨会，在会上相互交流合同风险防控管理经验，阐述在决策和业务实操层面的风险防控建议，必要时企业委托第三方机构代为办理提起或参与诉讼规避企业经营与合同履行期间的法律风险、解决法律纠纷，以此来保障企业合法权益，提前预防和快速处理合同纠纷矛盾。

4.综合不同阶段的合同风险防范措施

（1）合同订立阶段

在合同订立阶段，首先，为预防合同主体资信调查风险隐患的形成，严格执行合同主体资格审查手续，审查合同相对方是否具备相关从业资质、是否在工商局注册登记和领取营业执照、审查合同相对方的法人代表与签订代表是否具备委托代理权限等，持续采集实时数据资料，在数据库中使用新采集资料覆盖原有资料，定期更新合同相对人的企业资质、工商年检等信息，如核查代理供应商是否获取生产商授权，禁止与未获取授权的代理供应商签订合同，以此规避合同无效或企业遭受行政处罚的法律风险。

其次，对合同文本内容的完整性、合理性进行反复核对，要求在合同文本中明确标注约定条款信息，约定合同主体双方的权责义务范围，以及在受不可抗力影响或双方存在违约行为时需要承担的义务，调整容易引发双方歧义的不当条款内容。待合同文本内容审查通过、得到双方一致认可后，即可签订正式合同，合同正本一式两份，由合同主体双方分别持有一份合同原本归档保存，作为合同履行、处理纠纷矛盾的主要依据。

（2）合同履行阶段

在合同履行阶段，首先，针对部分企业物资采购合同中的交货风险，要求交货人员对提货人的提货权进行审查，要求其获取客户提供的授权委托书，检查委托书有效期和真实性，禁止向未得到授权委托书或仅具备合同签订权限的提货人交付货物。随后，按规定严格办理交货手续，要求提货人在交货清单上签字盖章确认，反复核对交货地点、时间与方式，将提货人出具的收货凭证归档保存。同时，按合同约定条件办理运输保险，在出现突发状况致使货物延期交付时，通过保险赔付款来抵消一部分或是全部产生的履约损失。

其次，针对保函风险，企业严格遵照合同约定要求和条款内容，履行保函条款或是预付款保函条款，在合同履行期间要求对方按时提供预付款保函或是银行履约文件，从而判断对方是否具备继续履约的条件，在判断对方经营恶化而无法继续履行合同义务时，自动采取破算清算程序获取债权，由违约方独立承担合同履约损失。

再次，针对货物验收、入库风险，提前对货物验收入库的流程标准加以补充完善，要求验收人员严格按照规范要求开展各项工作，审核物资设备的质量检测报告、厂家生产许可证等资料文件，随机抽取少量具有代表性的产品、材料送至实验室检测，对关键设备开展现场调试运行作业，根据调试结果与检测报告，判断货物性能质量是否与合同约定内容一致，退回规格尺寸不符和存在质量缺陷的货物，以及存在隐性故障的设备。待货物质量检查通过后，由相关部门协同出具货物验收报告，仓储与验收工作人员在验收入库单上签字确认，禁止出现代签现象。

最后，分包合同履行期间，由劳务发包方通过收取质量保证金、采取经济手段等方式来促使承包方履行自身的责任义务，在出现转包与分包情况时，必须从具备相关劳务企业资质且得到企业认同的范围内挑选转承包人。同时，禁止将承包人自身需要履行的技术、安全、质量等方面责任推给转承包人，并将企业、承包方、转承包人三者作为合同责任主体。

（3）合同解除阶段

在合同解除阶段，为避免企业在合同解除过程中承担不必要的法律风险，需要同时采取明确合同解除条件、正确行使合同解除权利、履行自身告知义务的风险防范措施。例如，在明确合同解除条件方面，在交易双方签订合同时，必须在合同约定条款中补充标注在出现各类违约行为时交易双方是否具备按约定解除合同的条件，如果在不具备相关条件时仍旧强制解除合同，且未得到交易双方协商确认和保持一致意见时，则判定合同解除无效，在未履行剩余合同约定条件时追究违约方责任。而在企业行使合同解除权利时，需要履行自身的告知义务，向合同相对人阐述解除合同的正当理由与解除时间。