大中型制造企业存货管理存在的问题及 改进措施探讨

刁佳

（河北中翰方远诚税务师事务所有限公司，河北 邢台 054000）

存货是保障企业正常生产经营的重要物资。在大中型制造企业中，由于其生产经营具有多品种、多步骤的特点，因此，其存货流转程序更多、呈现的状态更加复杂。制造企业的存货主要包括原材料、备品备件、低值易耗品、半成品、产成品等。企业应结合自身机构设置、人员配备情况，建立有效的存货管理制度，以提升公司管理水平，降低资金占用成本，提高企业经济效益。

一、大中型制造企业存货管理现状

（一）存货出入库管理制度不完善

目前，大多数企业虽然建立了存货管理制度，但存在制度不健全、不适合企业经营需要，执行流于形式等问题。

生产制造业的存货管理从内容上来说，包括原料、物料的管理及产成品的管理；从流转状态上，包括入库管理及出库管理。一套完善的存货管理制度，应涵盖所有的外购物资及自产产品，包括严格的入库、出库流程，及退、换货等特定事项的审批程序。但是，在具体实施过程中，部分企业各职能部门不能建立有效的合作机制，物资采购部门不熟悉生产状态，采购物资的品种、数量与生产部门生产需求脱节，仅凭经验采购，造成部分材料冗余，形成积压，而部分材料采购不及时，影响企业正常生产。采购的物资入库前缺乏严格的验收质检环节，导致不合格品入库，影响了生产进度及质量；产品出库时缺少审批手续，事后又不能及时补签，操作不严谨易引发存货管理漏洞，形成私自降价出售、产品不按合同约定品类、规格出库等现象，给企业的生产经营带来不利影响。

（二）存在不同存放地点重大错报风险

当前，企业的经营逐渐呈现地域多元化的特点。为了降低运输成本，保证向客户及时交付货物，企业往往在全国设立多家销售网点，并集中向销售网点运送货物，不同存放地点之间也可以相互配送货物。但是由于销售网点人员紧缺等原因，存放于非生产区域的存货在管理上存在较多疏漏。例如，未设置专门的仓储保管人员，仓储管理的职责由销售人员兼任，不符合不相容职务相互分离的原则。而且销售人员不具备专业的仓储管理知识，造成存货库存数据不能及时、精准的统计并传输给财务核算部门。同时，也存在其他企业将存货寄存在本企业的情形，致使不能对存货进行有效管理，很可能造成重报、漏报，导致账实不符。

（三）存货盘点流于形式

虽然大多数企业在存货管理制度中对存货盘点的时间及要求做出了规定，但实际状况并不乐观，存货盘点常流于形式，不能真正做到应盘尽盘。不同特性的存货，如煤堆、仓筒里的谷物、黄金或贵重宝石、化工产品等，未根据实物状态采用不同的盘点方法。盘点方法选用不准确，盘点人员的职责不明确，都会造成盘点数据失真。

（四）存货管理方法落后

在制造企业中，部分企业的财务部门重核算、轻管理，不能够采用科学的分析方法，对存货的最佳采购量、最佳存储量进行专业的计算，无法通过存货指标的变动分析存货异常数据给企业生产经营和制定管理方针带来的影响。

（五）单据内部流转不及时

企业单据传递存在时间差异主要表现在实物资产保管部门与财务核算部门之间的信息不对称。仓库保管部门可以根据出、入库单据随时掌握库存存货的增减变动及结存情况，生产车间统计人员负责统计未形成终端产品的在制品情况，而财务部门的职责是准确反映企业资产状况。实物资产管理部门不能够及时向财务部门传递存货变动信息，必然会造成账实不符，无法精准反映企业的资产状况，不能为企业高层管理人员制定企业发展规划提供参考依据。

（六）存货管理团队水平有待提高

存货管理是一门专业学科，但在部分制造企业，相关领导更关注生产、销售情况，忽视了存货管理人员的队伍建设。在实践中，经常聘用一些没有仓库管理经验，没有仓储专业知识的人员担任仓库保管人员。企业管理层的忽视，造成仓库管理人员缺乏责任心，专业知识不足，货物堆放随意，管理无秩序，个别批次的货物存在长期压库、过期、变质、毁损等问题。

二、加强存货管理的对策建议

（一）不相容职务相互分离，建立完善的内部控制制度

企业应优化组织结构，建立集采购、生产、销售、质检、仓储、财务于一体的管理体系，建立岗位责任制，明确职责，相互制衡。

第一，采购部门应以市场需求为导向，加强与生产部门的沟通，及时、充分了解生产部门的需求，制定合理的采购计划，保证生产经营所需，并杜绝过度采购造成的浪费。

第二，仓库保管人员在物资采购及产成品入库时，应审核质检部门出具的“质检合格单”中标明的货物名称、规格、供应商或生产车间是否与本批次入库产品一致。同时，应注意是否有验收员的签字确认等信息。仓库保管人员根据审核无误的“质检合格单”填写“材料入库单”或“产成品入库单”。入库单是记录入库货品的单据，应详细填写供应商名称、货品名称、规格、型号，单位计划数量、实际数量等内容，并在相应位置填写制单人及仓管员姓名。

第三，生产车间应制定详细的生产计划，按消耗定额及当期下达的生产任务计算材料耗用品类及数量，填写“领料单”，“领料单”应注明领用部门、品名、规格、型号、申领数量及实领数量，避免车间存料过多或重复领料。

产成品出库时，仓库保管人员应审核“销售通知单”上的销售人员签名及主管领导的审批情况，严格按经过审批的品种、规格、数量出库，并在出库单中签字确认。由于特殊情形主管销售审批人员不能及时签批的，应要求销售人员在“销售通知单”注明“电话请示”或“微信请示”字样，并注明请示时间，督促经办人员及时补签“销售通知单”。

存货是企业的重要生产物资，应严格控制未经授权人员的接触，保证财产物资的安全、完整。

（二）运用ERP系统，加强存货信息化管理

存货管理是一项精细化的工作，要能够保证存货的入库、出库、结存数据与实物变动同步，这对于备品备件、原材料及产成品品种、规格繁多的大中型制造企业而言，完全依靠人工管理是无法做到的。所以，应通过电子信息化方式加以管理，根据企业仓储单位的分布情况，将所有商品通过ERP系统进行出、入库数据管理，完善电子审批制度，有效降低纸质单据的弊端，增加数据更新的及时性，减少错报，增强企业对存货的掌控能力。

（三）定期盘点，建立有序的盘存制度

明确各盘点岗位职责，加强参与盘点部门及人员的考核，建立奖惩制度。盘点前，应做好准备工作，制定盘点计划，成立专门的盘点小组，明确人员分工，确定盘点方法与程序，对盘点人员进行事前的专业化培训，保证盘点数据的准确性。盘点过程中，应对所有货物逐一清点，对已清点的货物做出标记，避免重复盘点。盘点人员要及时将盘点数据准确无误的记入盘点报告表，并在盘点表上签名确认。同时，将盘点数据传递给财务部门，财务部门据此填写“账存实存对比表”，并按规定进行账面调整。对盘点过程中发现的变质、毁损、短缺情况，应及时向有关部门及人员进行请示，查明原因，并采取必要措施予以解决：对存货盘点中发现的长期积压但仍有使用价值的物品，应采取降价等方式，及时处置资产，加快资金回笼；对管理不善造成的损失，追究相关人员的责任。

（四）利用财管专业知识，对存货进行科学管理

存货的成本是由取得成本、存储成本、缺货成本构成的。其中，取得成本分为购置成本和订货成本；存储成本按是否与订货次数相关，分为固定存储成本和变动存储成本。财务人员应具备存货成本分析的专业素质，能够根据企业年存货需求量和单次订货变动成本、单位变动存储成本计算经济订货批量，保证既不影响生产，又能有效的节约资金，防止浪费。

在存货日常管理中，可以使用归口分级控制法，对存货进行归口管理和分级管理，将存货资金的管理指标分解到供产销各职能部门，由各职能部门分别承担相应的责任，各司其职，以调动各职能部门的积极性；使财务部门面向生产，深入实际调查研究，把存货的集中管理同生产经营管理结合起来，提高资金管理水平。

（五）促进业财融合，加强单证传递的时效性

为加强业财融合，财务人员一定要介入业务、了解业务，才能更合理、精准的反映企业的生产经营状况；同时，生产、销售、仓储保管人员也应该在思想上认识到所在部门的职责，及其在企业中的重要性，认识到生产、采购、仓储的变动及结存数据是企业的关键资料，只有及时、准确的传递数据信息，才能为企业经营方针的制定提供有效的参考依据。强化部门之间的有效沟通是保证信息传输的重要方式，有效的沟通机制可以使企业建立更为精细化的管理制度，开源节流，使经营风险充分降低，从根本上实现企业的战略目标。

（六）提升管理层的重视程度，加强基层管理人员的相关培训

企业高层管理人员应该从思想上认识到仓储管理的重要性，加强仓储管理队伍建设。增加人员投入，聘用有经验的人员管理主要产品仓。对新聘用人员，可以采用老带新方式，使其尽快熟悉工作流程；增加资金投入，加强对仓储员工的岗前、岗中专业知识培训和职业道德培训；建立奖惩制度，激发仓储管理人员工作的主动性。

三、结束语

存货是制造企业的重要生产物资，对于大中型制造企业而言，存货管理质量更是体现了企业的整体管理水平。通过提高仓库管理人员及财务人员的专业素质、采用科学的管理方法、利用专业指标对存货进行数据分析、合理控制存货采购量和库存量等措施，可以使存货日常控制得以加强，存货周转速度加快，使企业资产流动性和短期偿债能力增强，进而促进企业优质高效的发展。