物业公司内部控制与风险规避的策略

张丽萍

（重庆新大正物业集团股份有限公司，重庆 400042）

识别与规避风险是现代物业公司综合管理能力的一种体现。内部控制作为一种常用的战略管理工具，能够帮助物业公司改善运营流程、合理配置资源、精准防控风险，从而使公司健康运营、持续发展。因此，物业公司首先要重视内部控制的战略价值，并为该项工作的开展提供良好的环境与支持。除此之外，内控人员要结合物业公司的运营特点，了解各类风险发生的原因，进而利用好内部控制这一工具，实现对风险的有效规避，将风险的发生率降至最低。

一、物业公司面临的风险

（一）政策风险

国家颁布的政策、法规，或行业制定的规章、制度等，也有可能对物业公司的运营造成冲击。如果公司对新政策了解不到位，或不能按照新规定开展业务、提供服务，就容易与业主发生纠纷，产生政策风险。业主、股东、开发商与物业公司之间的矛盾及纠纷，物业、公共设施及配套设备的归属权问题，物业公司的工作安排等，都可能使物业管理出现分歧，引起或大或小的法律纠纷。

（二）决策风险

新常态下，市场形势复杂，同行竞争压力加大，物业公司领导层的决策能力面临考验。如果对市场发展形势作出误判，或者制定了不合理的战略决策，那么后期物业公司的发展也会面临诸多阻力，出现较多风险。

（三）运营风险

物业公司在日常运营时，由于管理制度不严、职工业务能力不强，难以保证物业服务工作的高质量开展，常常遭到业主投诉。如果不能科学地处理与业主的关系，提供的服务达不到业主的预期，会导致业主拖欠、少缴物业费用，也会给自身的运营带来风险。如果缺乏预算管理制度，资金使用无度，浪费情况严重，也会导致物业服务质量下降，进而带来运营风险。

（四）合同风险

物业公司与业主订立合同时，常常因利益问题同业主发生矛盾纠纷。有的物业公司没有在合同上明确规定双方的权利和义务，或订立物业管理服务合同时不择手段，盲目压价、降价等，使经营管理面临阻碍。

二、物业公司内部控制现状分析

（一）缺乏良好的内部控制环境

现阶段多数物业公司虽然制定了内控制度，但由于组织架构设置不合理、制度落实不到位等，未能在公司内部形成有利于内控工作开展的氛围。在这种情况下开展内控活动，容易受诸多因素掣肘，导致既定的内控计划无法顺利实行，内控目标难以实现，风险防控作用无法发挥。例如，新时期的内控工作需要物业公司各部门的配合与支持，如果财务部门与其他业务部门之间未做到信息沟通，内控指令无法及时传递，存在的风险漏洞无法第一时间发现、弥补，物业公司就会蒙受损失。

（二）风险评估体系不够健全

现代企业构建风险评估体系的初衷，是通过发现风险、进行评估分级，然后采取相应的预案，实现风险控制。目前来看，物业公司已经适应市场形势，构建起了风险评估体系，但是在运行过程中未能发挥准确识别与规避风险的作用。究其原因，一方面是在现有的风险评估体系中，各类评估指标数量较少、不够细致，难以准确识别那些隐蔽性较强的风险；另一方面是风险应对方案较少，发现风险并对其危险等级、危害后果作出评估、预测之后，物业公司不能立即启动应急预案，容易错过规避风险的最佳时机。

（三）内部审计形式化问题严重

实行内部审计是现代企业提升内控水平的一种常用策略。调查发现，有些物业公司虽然也安排人员负责内部审计工作，但是审计的实效性不够强，对经济活动的审查监督也不够彻底，难以及时发现资金挪用、预算超支等异常情况，内部审计流于形式。之所以会出现这类问题，是因为内部审计的独立性未能得到有效保障。在审计过程中，如果审计对象是同级部门，不能做到积极配合，那么获取数据的难度较大；如果审计对象是上级部门，又存在利用职权阻挠审计工作正常开展的情况，导致审计的价值无法得到体现。

（四）无法及时获取和沟通信息

工作经验表明，风险规避和内部控制的关键在于全面、及时地掌握经营信息、业务数据。因为发生风险之后，最明显的变化在于出现异常信息或发生数据波动。例如，某项经济活动的实际支出费用突然增加，并超出了预算，可能会引发运营风险，因此掌握这些信息、数据成为决定内部控制的关键因素。现阶段物业公司的职能部门较多，但是相互之间未建立起信息传递与共享的机制。在信息交流不畅、无法实现共享的情况下，内部控制本身的时效性，以及风险规避的准确性会受到负面影响。

三、物业公司提高内控水平、规避风险的策略

（一）完善制度建设，创设良好的内控环境

物业公司应将完善配套制度作为当下的重点工作，以制度为参考，统筹其他各方面工作的开展，保障内部控制方案得以推行。例如，明确职责分工制度，形成以物业公司总经理为核心的，由副总经理以及财务、人力、采购等各部门主管参与的内控组织架构。以现有的内控制度为依据，既要做好本职工作，又要相互配合，让内控策略得以有序施展，让内控目标能够顺利实现。要对管理方式进行调整，主要整合客户服务流程，优化组织结构，改变原有客服部、工程部分离的局面，合并全部客服人员，建立统一的客服中心，利用信息平台负责客户问询、报修受理等业务。

（二）构建风险评估体系，精准识别各类风险

物业公司在扩展业务的过程中，面临的风险也呈现出多样化、隐蔽化的发展趋势。基于内部控制的风险管理，应重点做好对风险的识别与预防，提高对各类风险的规避能力。在此基础上，也要制定应对策略，保证暴露出来的风险可以得到有效控制。只有做好两手准备，才能发挥内部控制在规避风险、控制损失等方面的实用价值。物业公司应结合自身的业务特点和服务内容，以及往年风险管理的经验，建立起风险评估体系，并在该体系中设计判断风险的各类指标，帮助相关人员识别潜在风险，实现内控水平的提升。

（三）重视内审独立性，发挥审计监督职能

针对部分物业公司虽然开展内控活动，但是内控方案落实不理想、内控目标难实现的问题，应当强调内部审计的职能作用，并且为内审工作的独立、客观开展提供全方位的支持。要利用内部审计落实好监督职能，让物业公司各部门的经济活动有序开展，服务质量持续提升。内部审计的对象是物业公司的每一项经营活动，因此如果这些工作开展时存在异常数据，或者超出了预算指标，都能通过审计第一时间发现，进而取得从源头治理风险、规避资金浪费的效果。需要注意的是，内部审计上述作用的发挥，必须建立在该项工作具有较强独立性的基础上。

（四）搭建内控信息系统，确保内控活动高质量开展

物业公司推进内部控制信息化发展，是当前的主流趋势。在这一背景下提供专项预算，尽快搭建运行流畅、功能丰富的内控信息系统，对提升风险规避能力有很大的帮助。例如，鉴于风险本身的隐蔽性，以人工为主的内部控制很难第一时间发现潜在风险。相反，基于大数据的内控信息系统，能实现对物业公司各项经济活动、运行数据的动态、全面监控，并且能通过数据分析，找出异常数据，判断潜在风险，进而采取控制措施，从源头上规避风险带来的实质性损失。由此可见，构建并应用内控信息系统，已成为新常态下物业公司提高自身市场竞争力的有效策略。

四、结语

提高内控水平与风险防范能力，是现阶段物业公司保证业务正常开展、服务高质量供给以及实现可持续发展的关键路径。物业公司在运营过程中，需要提供有利于内控工作开展的环境，构建风险评估的体制机制，以及发挥内部审计的监督作用等，全力支持内控工作的高质量开展。物业公司只有彻底规避运营与发展过程中的决策风险、合同风险，才能实现自身的转型与发展。