制造业企业采购业务内部控制研究

徐骏

（上海世科嘉车辆技术研发有限公司，上海 201702）

一、制造业企业采购业务内部控制的重要作用

（一）加强采购业务内部控制可以降低企业成本，增加企业收益

制造业企业经营管理过程中的采购环节至关重要，采购成本是产品成本的主要组成部分，制造企业生产产品的直接材料成本一般占总成本的70%以上，采购成本的高低会直接影响到企业的总成本，影响企业利润目标的实现，从而影响企业在市场竞争中的优势以及持续发展能力。作为企业经营活动的基础环节，采购业务的开展贯穿企业经营管理的各个环节，供应商的选择、采购计划的制定、采购定价管理、采购付款等业务会直接影响制造业企业的材料供应、产品质量、资金使用以及客户交付等环节。

（二）加强采购业务内部控制可以防范生产风险，避免造成经济损失

现代制造业企业对采购环节的内部控制是企业内部风险控制的重点环节，如果控制不严就有可能滋生舞弊行为，造成资产流失，引发成本危机，使得投资者利益受到侵害，公司名誉受到影响。因此，制造业企业要不断加强和优化企业采购业务的内部控制，降低采购成本、提高产品市场竞争力、防止舞弊行为，促进企业持续发展。现代制造业企业的管理者越来越关注企业的内部控制管理，内部控制管理是推进企业战略目标实现的重要保障，企业应定期对企业内部控制管理进行自我诊断与完善。

二、制造业企业采购业务内部控制存在的问题

（一）采购制度体系不健全

建立健全完善的采购制度是采购内控管理工作有效开展的重要保障。制造业企业的管理者在运营管理中更为关注产品的研发、制造以及销售等环节，容易忽略基础的采购业务管理环节。采购业务的开展缺少系统的制度和流程的支持，采购制度流于形式，不具有较强的操作性，在实际执行过程中会影响到其他业务的开展，这种情况下，企业为了保证生产与交付，可能会走特殊审批流程甚至随意更改流程，在没有严格的监控机制的情况下，就可能引起采购成本增加、产品质量降低、资金安排不到位等各种风险，甚至是出现舞弊行为，给企业带来严重的利益损失。

（二）岗位分工不合理，审批授权制度不完善

制造业企业在实际管理中，为了提高工作效率、降低人工成本，会出现一人多岗或一个岗位控制多环节的现象，没有做到权责分离。采购申请人员有审核权限，采购到货后由同一岗位负责数量清点、质量验收以及入库记录，采购付款人员同时负责审核……不合理的岗位设置会造成采购成本增加、不合格品产生、资产流失等风险。此外，很多制造业企业没有制定明确的审批授权制度，针对采购业务中的重要环节明确各岗位的审批权限。采购需要经什么级别的领导审批，多少数额的价格需要公司负责人审批……这些重要问题都需要有明确的规定，以防范采购业务中的各种风险。

（三）供应商选择及跟踪管理问题

第一，供应商选择流程不规范。制造业企业在引入新的供应商时，应有一套完善的供应商准入评估流程。很多企业在选择供应商时往往受短期利益及人为主观因素的影响，在供应选择过程中不客观，使得价高质差的供应商进入企业的供应商体系中。如企业在供应商的推荐、技术交流、商务谈判等过程中，没有考虑成本控制，通过多家比价议价，直接选定某供应商；或是没有全面评估供应商的综合实力，只是一味追求最低报价，忽略技术要求、品质要求，虽然选定价格最低的供应商，但有可能顾此失彼，给企业的产品质量带来风险。

第二，供应商的跟踪及管理问题。企业对合作的供应商缺乏持续的跟踪及管理机制，没有实时关注供应商的资信、经营状况及财务状态，特别是没有及时识别已出现法律风险、财务风险的供应商，采取必要的应对措施，这样会导致材料供应不及时、产品质量降低、采购链断裂等问题出现，直接影响到企业的客户交付，影响企业正常运营及对外声誉。

（四）采购合同签订审批流程不规范

制造业企业合同签订应有明确的审批程序和权限，但很多制造业企业认为合同签订仅仅是采购部门的职责，不需要其他部门的参与，或是合同不需要上级审批，公司负责人对采购部门进行充分授权，由采购人员独立完成合同签订。采购部门是合同签订的组织部门，但采购部门人员的知识并不一定能覆盖财务、质量、技术、法律等多方面，需要企业内各部门从不同的专业角度，审核把关合同的内容。未经相关部门审核的合同，在合同价格、付款、索赔等主要条款的约定上会存在潜在风险，会出现合同条款缺失等问题，在合同的执行过程中容易出现合同纠纷和法律风险等问题，给企业的合法权益造成威胁。

（五）信息化系统运用的问题

为优化企业业务流程、提高工作效率，越来越多的制造业企业依托信息化系统开展供应链管理工作。但在信息化系统的实际运用过程中，很多制造业企业没制定详尽的系统操作控制流程，忽略了后期系统的维护与管理，没有根据实际业务的变化及时调整相关流程，因此，尽管应用了信息化系统，但不仅没有提高效率，反而在业务流程中出现各种风险，如在调离一些拥有操作权限的关键用户后，没有及时进行账号删除或权限调整，导致账号被其他无权限人员使用；企业架构调整或者授权调整后，没有及时更新业务审批流程；系统内审批流程与企业发布的审批流程不一致；企业因发展需要增加新的业务流程，未及时组织新业务的调研上线，等等。这些问题会影响财务数据的准确性和企业信息的安全，会增加企业的运营风险。

三、制造业企业优化采购环节内部控制的对策

（一）加强采购内控制度建设

制造业企业应重视和加强采购业务内控制度管理，一套完整的制度是指导采购业务有效开展的前提，也能为业务人员正确、高效地开展工作提供指引。在制度执行过程中，企业的实际运营模式不是一层不变的，企业应定期对现有采购业务流程进行自查与完善，有效识别并规避潜在风险，及时修订与完善不适用于当前业务的制度流程，使各项采购活动有理有据。这样才能促进采购活动顺利开展，为企业生产与运营提供切实的保障。

（二）规范岗位设置，完善公司授权管理机制

为防范采购业务内控风险，制造业企业要合理进行岗位分工，规范岗位责任，尽量细化采购业务内控规划。在设定岗位职责时，制造业企业应坚持“不相容岗位相分离”的原则，在采购过程中，明确为区分采购需求的提出、审核要求和审批人员，还需要充分考虑涉及跨部门的环节，如采购业务的到货环节中，货物的质量验收应由质量部门人员确认，而到货数量的确认则由仓储部门负责，让仓储部门数量确认人员与记录人员、保管人员分开，制造业企业在设置采购流程的过程中，要考虑岗位之间的分离。制造业企业要建立一套完整的采购业务授权审批制度，如在采购需求提出环节，根据物资的金额大小，设定为不同级别领导审批，金额较小的零星业务由主管审批即可，避免多人签字导致流程冗长、资源浪费。须明确重大项目中多少金额以上的采购业务要经集体决议，多少金额以下的采购业务要授权到公司负责人，规范审批授权制度不仅能控制采购内控风险，同时也可以提高采购业务的效率。

（三）健全供应商准入评估体系，加强对体系内供应商的管理与监控

制造业企业应制定一套完整的供应商准入评估制度，从源头把关。企业应成立专门的评审小组，不能由单一部门完成供应商准入的全部工作，应由采购部门牵头，组织技术部门、质量部、审计等多个部门，对供应商资信、生产规模、开发能力、质保体系、产品配送、财务状况等开展全方位的评估，针对重点供货商进行现场评审。在评审过程中，应根据评审内容，设计科学的评分机制，由评审小组所有成员参与打分和评价，保证得出的结果较为客观公正，由企业相关负责人最终决定供应商是否引入。另外，企业应针对体系内的供应商建立一套评价机制，通过考核和评价选择最优的供应商作为战略合作伙伴。企业应不定期对供应商的产品合格率、及时交付率、价格执行率等重要指标进行评价，通过年度评价的方式对供应商进行“优胜劣汰”，及时识别出现重大经营风险的供应商，并采取有效的应对方案，通过不断优化企业供应商队伍规避企业经营过程中的风险。制造业企业依靠优秀供应商的专业优势，能够增强企业研发能力、降低成本、提高客户满意度，提高上下游产业链的协同效益。

（四）完善采购合同的签订审批流程

制造业企业要建立完善的合同签订审批流程，明确合同的起草部门、商务谈判的部门，制定合同签订审批表格，让参与会签的部门进行审核会签，明确各部门的审核重点，大规模的制造业企业要让审计部门和法务部门也参与合同审核过程中。为简化流程、提高工作效率，制造业企业可以针对不同类别的采购业务签订框架协议，协议涉及的重要条款经法务部门、审计部门确认后，在后期合同签订中可不再会签，降低企业管理成本。

（五）加强信息化系统内控管理

制造业企业应设置专门的信息系统管理部门，建立信息系统管理制度。采购业务的系统中应有详尽的操作流程，针对风险控制点设置明确的审核审批权限。针对系统操作人员的权限申请和调整制定明确的需求申请流程，根据每个用户的实际岗位要求设置系统权限，对于离职或调岗人员，人事部应及时通知系统管理员调整系统权限。企业应制定规范的信息化操作监督机制，系统管理员要实时监控系统的日常使用情况，汇总监控结果反馈给有关负责人。

制造业企业通过建立内审和外审机制，对企业内控管理进行审核监督，也应将信息化系统的操作执行情况作为审核的重要内容。通过种种对策及时识别信息化系统操作过程中的各类风险并加以防范，有效减少风险给企业造成的损失。