事业单位人事档案管理规范化水平提升策略

事业单位的档案都具有较高的秘密性与权威性，记录了整个单位基本信息和发展过程，事业单位的优先发展关乎国家各项工作的有效开展。在事业单位当中，人事档案管理是一项重要工作，主要涉及对整个单位的职工档案进行收集和保存，可以及时了解单位内部工作人员的实际情况，达到优化内部组织结构的目的。但是现阶段很多事业单位在人事档案管理方面存在着落后的问题，工作不规范、不科学、低效率，因此有必要积极思考相关的改进和提升策略，从而更好地发挥人事档案管理的功能。

一、事业单位人事档案规范化管理的重要意义

在事业单位发展的过程中，人事档案管理工作是不可或缺的部分，新时期，为了更好地发挥这项工作的功能，必须确保实现规范化管理。事业单位人事档案规范化管理具有以下几个方面的重要意义：第一，有利于提高事业单位的行政效率。现在行政事业单位主要采取合同制的方法来招聘人才，会出现大量的人员调动，这时人事档案发挥了其强大作用，人事档案会记录人员的各方面资料，有利于我们更了解单位人员，在人员调动时能及时找出资料，提供更有效的人事档案管理服务。事业单位的人事档案具有权威性，能准确找出每个人的资料，并能真实反映出来，减少查阅的时间，从而提高整体行政效率。第二，反映整个单位的实际发展情况。人事档案对整个单位的人员流动情况进行了具体的记录，可以分析事业单位在各个时期的人员配置和整个单位发展的情况。在事业单位的不断变化发展背景下，人员流动的规模和频率在增加，内部职工人员是整个单位的潜在资源，通过对广大职工组织培训以评价考核，提高单位人员的综合素质，这样可以为事业单位的持续发展提供人才支持。第三，有助于优化人才管理结构。事业单位在人员招聘上有着严格的程序，需要通过人事档案工作记录每位单位人员的学习经历、工作时间、岗位调动和职务升迁等方面的情况，这样就可以反映出每位人员的人生履历，分析每个人的优缺点，然后进行针对性的培训指导，从而提高整个单位人员的综合素质水平，并且通过考核制度优胜劣汰，吸纳人才，促使整个单位的人才结构得到优化和完善。

二、当前事业单位人事档案管理存在的问题

（一）对人事档案管理缺乏重视。当前很多事业单位没有认识到人事档案管理工作的重要意义，认为这项工作不会起到重要作用，更是缺乏档案高效管理的意识，在资金投入、人才培训等方面没有提供必要的支持，岗位人员任用不合理，档案管理部门缺乏统一规范的管理标准，没有顺应信息化时代发展更新相关设备，导致人事档案管理工作缺少一个良好的环境，工作效率低，不能充分发挥出应用的作用，这主要是由于档案管理意识薄弱造成的。

（二）档案管理模式落后、不规范。人事档案管理工作的开展需要一个长期性和持续性的过程，但是一直以来，受到传统档案管理思想的影响，管理方式单一陈旧，基本还是靠人工完成，不注重现代化信息设备的运用，工作效率很低。并且，还存在着管理不规范的问题，对于人事档案资料没有做好收集和整理，资料信息的真实性和准确性难以保证，并且档案信息的安全保密以及原始备份等方面都存在着隐患，缺乏统一完善的工作制度进行规范。

（三）档案管理人员的专业素质有待提高。人事档案管理工作的开展具有复杂性和专业性的特点，对于档案管理工作人员的自身能力素质有着一定的要求，否则难以满足实际工作的需要。但是，当前一些事业单位人事档案管理人员的专业素质水平不高，不能对人事档案信息进行科学分类管理，缺乏责任心和服务意识，在调阅相关档案信息时，则会耗费很多的时间和精力，严重影响了整个单位的管理水平。一些事业单位在档案管理岗位人员设置上存在问题，没有选择运用具有专业能力的人员，并且缺乏对他们的培训学习，再加上岗位人员流动大等问题，直接影响了人事档案管理工作的效率和水平。

三、事业单位人事档案管理规范化水平提升策略

（一）提高思想认识，充分认识人事档案管理的重要性。在社会不断变化发展的新形势下，人才建设对于一个单位来说显得更加重要，事业单位领导人员应该及时改变落后的思想认识，充分认识到人事档案管理工作的重要意义，将其放到工作体系更高的位置上，重视做好人事档案管理规范化的宣传工作，将精细化管理理念融入其中，从而更好地发挥出人事档案管理的重要功能。要通过宣传教育，提高整个单位内部人员对人事档案的重视程度，积极配合档案管理部门的工作，确保人事档案信息的收集和利用工作顺利开展。要在资金、人才等方面提供必要支持，配备更为先进的档案管理办公设备，比如计算机、打印机、档案柜等等，同时要重视组织开展相关培训活动，努力提高档案管理人员的专业能力和职业素养，从而为相关工作的开展提供良好的条件和环境。

（二）健全人事档案管理机制，明确岗位责任。对于人事档案管理工作的开展，为了确保其规范性和高效性，建立健全人事档案管理机制是一个必要的保障，因此事业单位要在这方面进行不断探索和研究。在人事档案管理制度制定的过程中，要求明确划分岗位责任，在工作内容、工作方式方法等方面都应该规定，还要注重单位部门协作以及组织保障等方面。在制度建立之后，可以组织召开人事档案规范化制度管理会议，将其在整个单位内部进行公布，指派专门领导负责监督实施，确保该制度能够真正落实到位，不能流于书面化和形式化。要做好对人事档案管理工作的考核评价工作，明确反映该工作是否真正发挥出在人事管理方面的重要作用，对存在的问题要及时发现，并且进行针对性的改正和完善。

（三）注重档案材料的收集和整理，确保档案信息的质量。对档案材料的收集和整理是一项最为基础的工作内容，同时也是最为关键的部分，只有确保档案材料的完整性、准确性和真实性，才能真正体现出人事档案材料的价值。这项工作的开展具有长期性，应该随着事业单位的发展进行贯彻落实，在材料收集的过程中，必须要对档案材料信息进行严格审核，对于资料不全或者不足的要做好备注记录，后期要对其进行补充和完善。要拓展材料信息收集渠道，建立档案信息收集体系，充分收集与单位人员有关的一手材料，包括人员的学历、家庭情况、工作时间、岗位、职称、奖惩等方面的情况，确保档案材料的全面性。还要做好对档案材料的审核，一定要保证档案信息的真实性和准确性，如果发现收集的档案信息不真实、不准确，要及时反馈，认真核查，追究责任。还要做好对人事档案材料的归类整理，按照相关工作要求进行分类，要有序存放管理，为以后查找使用档案材料提供便利，从而体现出人事档案材料信息的利用价值。

（四）引入计算机网络技术，推进信息化管理水平。在当今信息化时代背景下，传统落后的人事档案管理工作模式已经不能满足实际需要，必须要努力提高档案管理的信息化水平，从而促进工作效率大幅度提升。与传统工作模式相比，信息化管理的最大优势就是快速化、便捷化和规范化，在计算机网络技术的支持下，可以将纸质档案材料信息数据化，借助大数据技术进行科学处理，有助于部门之间档案信息的传递与分享，还可以迅速查找所需要的档案材料。事业单位要探索建立网络化档案管理体系，实施统一的操作模式、信息处理体系，从而确保档案管理工作的规范化水平真正得到提升。为了实现这样的目标，事业单位要加大基础设施投入，探索建立相关的网络信息化人事档案管理制度，还要注重确保计算机系统和操作平台的安全性和保密性。

四、结语

总之，人事档案管理工作是影响事业单位发展进步的重要因素，在社会变化发展的新形势下，各个事业单位都要对这项工作的重要性提高认识，在资金、人才、制度、技术等方面提供支持，要确保人事档案信息的质量，重点做好对材料信息的收集、整理、存放和利用工作，不断提高人事档案管理的规范化水平，提升工作效率和质量，从而为事业单位的持续稳定发展提供坚实的人才保障。