浅谈会计档案管理的重要性

董瑞娟 朱 岩

（哈尔滨医科大学附属肿瘤医院，哈尔滨 150000）

会计档案是会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。它系统、完整地记录一个地区、一个企业、一个部门的经济活动状况，是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映，是单位预算和财务收支计划的重要依据，是组织经济工作、制定经济和社会发展计划，以及进行经济分析、经济决策、会计监督、实现科学管理的重要条件，是经济建设中宝贵的、不可或缺的信息资源。

一、会计档案管理的重要性

会计档案具有原始记录性，有很强的凭证依据性，不仅是经济决策的重要依据，还是对保护国家财产、执行国家财经纪律起到监督作用。从宏观方面来说，国家需要从档案记录的数据进行汇总，考核国家经济总体情况，以实现计划和预算的执行情况，从而制定有利于经济建设的方案和决策。从企事业单位来说，可以根据会计档案的原始数据分析单位的运营情况，制定更加有效的监督管理方案。会计档案可以监督管理企事业单位，打击经济犯罪，及时发现一些单位或个人是否钻了法律的空子，从而保护国家的经济利益，防止贪污腐败行为的发生。

企业在会计档案的管理过程中，如果档案管理人员能够在思想上引起高度重视，保持强烈的责任意识，坚持科学和创新的管理理念，则可以有效地防范会计档案管理工作中出现的诸多问题，从而使会计档案信息在工作的质量上、效率上都会得到很大提升，进而对企业增强活力、提高竞争力，适应市场经济的发展起到至关重要作用。

各单位对于会计档案管理的重视程度决定了一个单位的管理水平。例如在去各单位检查工作中，发现形形色色的现象，有的单位的会计档案不是专门会计人员进行管理，本科室及其他科室人员随意调阅，没有进行登记记录；有的单位存放于库房且随意丢放，这样的乱象势必造成后续工作的不利开展。

电算化环境下会计档案管理也极具重要性。随着信息化的不断提高，电算化会计档案管理成为会计工作中最基本的一部分。企事业单位必须加强对会计档案管理工作的监督和监管。不断健全完善会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁的管理制度。须由专人负责档案管理工作。重要的会计内容做好备份。会计档案要定期检查是否做好防磁、防潮、防火的工作，对于储存在电脑中的电子化材料还要定期检查复制，并熟练运用、更新会计软件。

二、会计档案管理中存在的问题

首先是单位对会计档案管理工作的认识不够。由于企事业单位的会计人员具有不确定性，在业务素质和责任心方面参差不齐，很多单位不能按照《会计档案管理办法》的规定管理会计档案，不能按时整理、装订、归档、销毁，甚至出现丢失的情况，真正需要查证时费力、费时。

其次是传统纸质档案的保存和查阅质量不高。目前，单位档案室所存会计档案资料几乎都是纸质档案。传统的档案管理模式占用存放空间大，保管成本高，易磨损，并且检索利用效率低，难以满足各单位、各部门对信息资源日渐增长的需求。同时，纸张在生产使用保管过程中极易受环境或自然因素影响，其色泽强度，弹性等性能发生改变，给档案的保护、保管、修复等工作带来一系列的问题。

最后是会计档案的管理不够规范和完善。会计档案整理、装订、归档是财务工作的基本要求，也是单位档案管理的实际需要。单位在实际操作中对会计档案的管理存在不完善、不规范的问题。有些仅是整理、装订，并不归档，有多年的会计档案存放在会计人员那里，也有多年来不进行鉴定，更有甚者不能按年限规定进行销毁，历史遗留的各种问题使得会计档案的销毁工作很难开展，影响了会计档案管理工作的质量和效果。

三、解决会计档案管理中存在的问题

（一）不断完善会计档案管理制度，以适应新形势发展的需要

会计管理制度是会计制度的重要内容之一，在实际工作中会计部门和档案管理部门应严格按照《会计档案管理方法》进一步充实和完善会计档案工作制度，在会计档案的形成和管理活动中必须依法办事，保证会计档案的真实性、完整性、安全性。日益发展的新形势，对会计工作不断提出新的要求；计算机技术在财务会计工作中的应用，会计档案的载体形式不断发生新变化，会计档案管理工作也将面临新问题。为此，应该根据实际的工作情况，不断补充和完善会计档案的管理办法，要求会计档案的管理工作始终处于完善和规范之中。

（二）不断规范会计档案法

加强会计档案管理工作认识的意识，建议立法机关及早修订《档案法》和《会计档案管理办法》，把违反会计档案管理办法的处罚规定做得更全面、更细致，以利于实际操作。在《会计档案管理办法》中引进和细化《档案法》法律责任制的相关规定。

（三）不断规范会计档案立卷

装订会计凭证必须使用标准的会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘装订线处加盖单位公章。封皮表面的有关内容必须认真填写齐全。装订完毕必须按月份、凭证号的先后顺序放入会计档案柜中，并在档案柜的左上角表明会计档案的年份、月份和册数，年终必须及时封账。

（四）不断规范会计档案的保管工作

已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室要求办理相关手续，定期将会计档案移交综合档案室保管。未移交的会计档案要有专人负责。要配置专用箱柜及防火、防盗、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应及时移交综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。

（五）持续规范会计档案检查和宣传力度

建议各个执法部门要加强对各单位档案管理情况的检查和监督，并形成制度化。为了减轻单位的负担，建议三至五年来一次联合检查，对查出的问题严格依法处理。为了更好地做好会计档案管理工作，以报纸、微博、电视、网络等相关媒体，广泛宣传会计档案管理的重要性，提高单位负责人和会计人员对其重视程度及遵纪守法的意识。

（六）建立健全电子信息数字化会计档案保管方式

会计电算化给会计工作带来了极大便利， 一定程度上减轻了会计工作者的工作量。但是会计电算化档案资料的储存上同样存在很大风险，面临着病毒侵袭、设备损毁、失密等一系列问题。因此我们在享受便捷操作的同时要做好会计电子档案的保管，如加大后台服务器的投入，选用安全稳定服务系统，采用例如磁性媒介等多种形式保管会计档案，要定期进行检查，定期进行备份，防磁、防火、防潮和防尘，重要的会计档案要有备份存放不同地点才好。

（七）定期做好会计档案资料鉴定、销毁工作

《会计档案管理办法》第十六条对保管期满的会计档案的销毁程序做了明确规定。企事业单位会计档案人员要同相关监管部门，搞好会计档案的鉴定工作，有用的完好保管，一般有永久、30 年、15 年、5 年的保管期限等；无用的按照保管期限及时销毁。对到了保管期限、还遗留的债权、债务和其他未了的原始凭证不能销毁，应重新登记注明，也在销毁清册的备注栏和保管清册注明原因，并加强对涉及此帐款原始凭证的保管和关注，及时做好后续的清结工作。

（八）大力整合会计人员的知识结构，加强会计档案工作人员的全面培训

当前的会计人员需要去全方位复合型知识，实行会计的监督与管理职能。简单的做账、保管已经不能适应当前工作的需要。另一方面会计作为国家财政收入的保证，要求熟练掌握一些相关法律知识，保护好单位事业的劳动成果。在会计工作中必须熟练运用计算机，实现会计电算化的运用。财务科应加强会计档案的学习和管理工作，这样就要求会计人员在做好基础工作的同时，开动脑筋，做好有利于实际工作的事中、事后的档案完善工作。实行走出去、请进来的多种学习培训方式，系统地培训提高财会人员的政治素质和业务水平，提高他们的会计档案管理水平，对于不具备会计从业资格的会计人员一律调离会计岗位。

我单位在进行新会计制度改革工作同时改进会计档案管理工作。首先加大服务器的投入，应用信息化技术开展实际工作，各科室按照各自需求设定申请操作程序，能够在网上操作的程序自行在相应的科室页面上申请，尽量简化纸质凭证的流程。其次改进了会计凭证页面，从传统的小凭证改成A4 纸张的大凭证及附件沿用小凭证双轨制，大凭证后面放置主要的附件，小凭证后面附着烦琐的附件，并逐渐完善小凭证，力争尽早实现大凭证的单轨制。同时设计了新的凭证页面，内容更加全面细致，一目了然。重新设计的会计档案集工整美观，方便查阅，利于存档保管于一身。我单位设置专门会计档案管理人员，并设有专门会计档案资料库，在完成一个会计期间后及时整理、装订、归档，对超过三年的会计档案定期登记申请转到单位总档案室归档，对超期的会计档案，申请经相关领导审批后进行销毁处理。申请资料完好保留以备查。另外，为了保证会计档案资料的安全性，档案室安装了视频监控，分清责任，避免推诿。

总之，企事业单位部门与个人要密切配合，尽职尽责，建立健全会计档案管理制度，抓实抓细基础工作、重要环节，科学地加强会计档案的管理，不仅可以促进财务管理水平的提高，规避各类经济风险，全面提升财务会计工作效率，还可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务，推动事业稳步发展。