新形势下文书工作的机遇与挑战分析

新形势为文书工作带来了新的机遇和挑战。高新的科学技术保证了文书工作的质量，提高了文件收集、整理、入档的效率。然而也存在着一定的安全隐患问题，对文书工作的顺利进行产生了一定的局限。管理人员应该加强对这项工作的重视，提高工作执行的力度，保障文书工作安全有效地进行。

一、文书工作的原则

文书工作就是处理文件的一系列程序性工作，例如收发文件和整理存档。文书工作具有政治性、机要性、实现性和规范性的特点。第一，文书工作与各项方针和制度的执行有着密切的关系，为其奠定了坚实的基础，具有一定的政治性。此外，文书工作能有效地确保国家和企业的正常运转，对公文进行传递和处理，把上级的要求有效地传达到各个职能部门，促进政策制度的有效实施。第二，文件的内容涉及国家或者企业的重要机密。工作人员在处理时一定要做好保密工作，防止出现信息泄露的情况。应该严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的相关规定。第三，文书的整理归纳有一定的时间限制。工作人员应该及时处理文件，避免文件失去效力。第四，在文书的形成处理和管理的各个阶段，都有相应的审核标准。应该按照相应的规则标准处理文件，保证工作的科学有效性。文书的内容必须精准有效，不能存在任何的错误。在拟制文书的过程中，应该以党和国家的法律要求为基础，保证文字观点的正确性，格式符合规范的要求，用词精准明确。在交接办理文书的过程中，应该秉承认真严谨的工作态度，认真遵守文书工作的各项原则，以实际为出发点优化文书工作的相关程序。

二、新形势下文书工作面临的机遇

（一）提高办公的效率。在传统的模式中，各项机要文件都需要按照一定的程序进行处理，每一个环节都有对应的规则和要求。具体的操作流程为，对需要处理的文件进行登记、按照不同的职能和部门对文件进行分发、拟定要处理的文件、在规定的时间内进行文件传阅工作、对错误或者失去时效的文件进行清退、对文件的内容进行考核和审理、对文件进行正式的签发、进一步校对文件的内容、打印文件。传统的文书工作程序复杂，一旦某个环节出现问题将严重影响工作的顺利进行。应用电脑对文字进行处理，改变以往的模式。传统的文件传递模式需要大量的人力和物力的资源，增加企业经营管理的成本，降低内部资源文献的使用效率。采用信息化的模式，可以使文书工作人员以轻松便捷的方式进行文字的录入、整理、完善、总结、优化以及打印工作，最大程度提高办公的效率。此外，应用自动化办公软件可以提高文书办公的实用性。在对会议进行记录时，不再仅仅依赖于纸笔和录音，可以使用速录机对会议内容进行实时打印。新形势下，文书工作可以打破时间和空间的束缚，工作人员只要拥有一台笔记本电脑和对应的视频探头，就可以在不同的空间召开会议，并且能精准地记录和存储相关的会议资料。然后把会议的内容存储刻录成光盘，避免了时间和资源的浪费，提高了企业空间的利用率，具有较强的现实意义。

（二）便于规范管理。利用电子设备可以对文件进行规范化管理。工作人员可以采用便捷的方式进行文件的收发工作，为企业各个部门之间的交流沟通以及外部的业务合作，构建有效的沟通渠道。利用大数据技术，可以把相关门类的精密文件进行汇总，避免人工整理时存在的疏漏，提升文件管理的准确性和机密性。此外，文书人员在工作中不仅需要对文字、图片等文件进行整理，还需要对各项活动的视频影像以及会议录音进行存储，不同形式的文件需要对应的存储管理模式。这种文件处理模式加重了文书人员工作的负担，提高了错误发生的概率。运用计算机电子设备就可以有效地规避这些问题，可以把文字、图片、视频等资源合为一体，规范了管理的模式，也为后期的调用工作提供了便利。

（三）加快文件检索的速度。企业每天都需要处理和浏览大量的数据文件信息，各部门间要对与其业务相关的文件进行搜索和传阅。采用传统的纸质模式，各位工作人员需要逐次在文档中进行寻找，不仅耗费了大量的时间资源，也可能出现查找方向错误导致无功而返的情况。利用计算机设备可以进行有针对性的检索工作，帮助工作人员在海量的数据库中精准地找寻到相关的文件信息。在文书工作中经常出现对同一文件进行多次处理的情况。文书人员需要对该项数据进行记录。然后销售部门需要对这个产品数据进行考察，从而制定相对的经营战略。导致对应的产品数据又一次被记录。最后财务部门再次进行文件查阅，分析企业近期的盈利情况。多次重复的信息不仅加重了文书工作人员的负担，而且造成了资源的浪费。企业可以应用互联网技术建立对应的信息资源库，各部门可以根据自身的业务需求，查阅对应的信息，实现文件资源的有效共享，提高数据文件的实际应用价值。

三、新形势下文书工作面临的挑战

（一）电子文件的法律效益问题。为了提高文件信息管理的严谨性，一般都会存在文字版和电子版两种模式。文字版的信息无法进行修改，所以有较高的法律效应和使用价值。电子版的文件直接存储于计算机中，如果存在任何问题可以立刻在线上进行修改，而且不会遗留任何的痕迹。目前我国对电子文件所富含的价值没有明确的规定，所以电子版的文件无法凸显其内在的法律效力和使用价值。部分企业现在采取文字版和电子版相互辅助的模式进行信息存储。所以文书人员仍有大量的纸质文件需要归纳整理，无法有效推进无纸化模式的发展，导致电子存储模式类似“鸡肋”般存在。目前电子文件最大的问题在于不能保证信息的原始性和精准性，导致其无法获得相应的法律效力。在新形势下，文书工作人员应该对电子文件进行科学管理，积极应对法律效力问题的挑战，提高工作的效率和质量。

（二）企业信息安全问题。在传统的模式下，企业的各项文件资源和内部消息都以纸质的形式进行存储。在新形势下，利用信息技术和大数据手段，文件多以电子模式进行存储。采取这种模式可以减少文件存储需要的空间，有效避免文件破损或遗失的情况。此外，工作人员可以利用检索的方式，在海量的数据中快速找寻关键性的信息，一旦在文件中发现信息错误的情况，文书工作人员可以及时在线上进行修改，避免不必要的混乱。但是这种数字化的管理模式存在着一定的疏漏，对文书工作造成一定的不利影响。目前企业的信息安全问题，在社会范围内受到了广泛的关注。电子介质可以对信息进行集中处理和存储，企业可以利用这项技术建立自己的数据库，以便为日后的管理和决策提供数据支持。如果磁盘或者U盘损坏，会对企业造成不可估量的损失。此外，众多的文件信息存储在云盘，如果不法分子利用网络手段入侵企业的信息库，对内部的文件和数据进行窃取或篡改，将会对企业的经营管理造成巨大的影响。部分企业针对电子文件的管理缺乏相应的监管制度，万一修改文件的事件频繁发生，影响了电子资源的原始性，使其失去了重要的使用价值。对电子信息的管理应该由专门的文书工作者负责，保证文件资源的真实有效性，展开科学严谨的保密工作，重要的文件应该进行备份处理。

（三）文书工作人员的素质。文书工作模式的不断优化升级，对工作人员的专业能力和职业素养有了更加完善的要求。第一，目前部分文书工作人员的业务水平和个人能力与时代的发展不相符合。文书工作需要有较强的业务能力和文字功底。社会经济的不断提升，对文书工作的质量和效率有了全面的定义。文书工作者应该符合企业或国家的发展要求，对信息文件进行有效处理，帮助企业获得进一步的发展。现阶段，许多文书管理人员缺乏信息化的工作理念，个人的专业水平和业务能力无法跟上时代发展的脚步。只能进行普通的文件收发、文件整理和打印传真工作，为企业的管理决策提供助力。在新形势下，文书工作人员在完成本职工作的前提下，应该逐步提升应用计算机设备和大数据技术的能力，了解国家政策法规和科学技术的发展态势，明确企业的发展动向和经营目标。日常的文件整理中，应该熟练掌握各项办公软件，可以高效对文件进行处理与修正，精准记录各项活动和会议的文字内容。要在发展中不断优化个人能力，为企业发展助力。第二，文书工作与企业的各项机密有着紧密联系，保证各项信息制度流通的有效性。同时是各项信息文件传输的关键，为管理者的工作提供了保障。文书工作者应该有较高的道德品质和职业素养，严格规范自身的行为。部分工作人员因为自身职位较低，得不到企业的有效重视，没有全身心投入工作中去，出现渎职的情况。更有甚者，为了自身的蝇头小利而泄露公司机密，不仅违反了公司的规章制度，更触犯了法律。

四、结语

新形势下，高新科学技术和设备进入文书工作中，为其提供更加先进的工作手段和方法，优化了信息生成、处理、存储的方法，提高了工作的效率和质量。工作人员应该借助时代发展的优势，合理利用信息设备，优化文书管理工作。在工作中不断提升应用电子设备的能力和自身的职业素养，保证信息文件的安全性，为企业的可持续发展奠定基础。