浅谈办公室文书档案管理效率提升对策

办公室工作是一个单位或机构重要组成部门，起着上传下达、沟通协调各部门工作的作用，是办好各项工作的重要枢纽。因此，对单位而言，办公室文书档案管理工作是一项极为重要的工作，文书档案管理效率的高低直接影响整个单位的管理成效。因此，提升办公室文书档案管理效率，能够有效推动单位各项工作的正常运转，对一个单位或机构有着重要的意义。

一、办公室文书档案管理存在的问题

（一）文书档案管理缺乏规范的管理制度。办公室工作繁琐，人员编制少，工作人员平时没有多余的精力和时间去做文件归档整理工作，容易出现文件随意堆放、无序杂乱的状态，给文书档案管理带来很多问题，职责职权划分不清楚，加大了文件整理难度，导致工作人员相互推诿不愿尽心整理档案。在这样松散的管理模式下，不但文书档案的利用率低，而且易造成档案遗失或泄密。然而，大多数单位或机构没有意识到文书档案管理的重要性，缺乏规范的管理制度，极大降低了档案的利用率。

（二）对文书档案管理工作重视程度较低。无论是企业或者事业单位，对文书档案管理工作的重视程度普遍较低。这种不重视来源于两方面：一方面，单位高层领导对文书档案管理支持与重视程度不高，只重视文件的批阅和执行，忽视了文件后续的归档工作；另一方面，大多数工作人员属于兼职，对文书档案管理工作缺乏深入的了解，意识不到自己担负的责任有多大。然而，文书档案管理工作是一项繁琐的工作，从文件鉴别是否需要归档、归档的保管期限多久、如何整理装订入册都需要投入大量的时间和精力，造成很多人不愿主动去做。同时，领导不重视直接影响文书档案管理人员对自身工作的积极性，认为自己已经被边缘化，自己的工作可有可无，失去了责任意识和服务意识。

（三）文书档案管理配套基础建设程度低，信息化水平不高。大多数单位或机构的文书档案存放点在库房的一楼或是较低楼层，这些地方空气比较潮湿，窗户常年不通风，利于霉菌生长，不利于文书档案存放。信息时代到来，文书档案电子化势在必行，陈旧的电子设备是阻碍档案电子化进一步发展的主因。一些单位由于财政资金紧张，对信息化建设投入不足，往往只是建立了OA办公软件系统，并未建立与之相匹配的档案管理系统，将文件转化为档案的过程中，需要做很多重复性的工作，加大了文书档案管理员的工作量。

（四）文书档案管理人员的综合素质低且积极性不高。文书档案管理员大多数是由行政工作人员兼职或者是一些年龄较大的工作人员，他们没有经过系统的学习和实践，缺乏专业的知识，有些甚至无法熟练使用数字化办公软件和档案管理软件，依旧墨守成规使用传统人工管理方法。此外，文书档案管理人员往往得不到领导的重视，造成其对工作缺乏热情，态度消极，主动工作的积极性降低，从而导致办公室文书档案管理整体水平下降。

二、提升办公室文书档案管理的对策

（一）建立完善的办公室文书档案管理制度。办公室应该在当前文书档案管理的基础上建立一套完善、适合本单位情况的办公室文书档案管理制度，以便文书档案管理工作更好、更顺利、更高效运行。根据具体问题具体分析的办法，可以针对文书档案管理员、档案使用者提出的难题，逐步将需要增加的新需求加入规章制度中，制定出来的规章制度会更加完整、科学且具有操作性。规章制度的建立，目的在于执行。首先，领导者必须起带头作用，从意识上、行动上支持文书档案管理工作，要求各部门严格按照文书档案管理制度贯彻执行；其次，单位要做好文书档案管理员思想教育工作，为其提供良好的工作环境和待遇，促使其用心做好工作；最后，文书档案管理人员必须严格遵守规章制度，并将执行过程中遇到的问题及时反馈解决，保证办公室文书档案管理更好地服务于单位。

（二）提高文书档案管理工作重视程度。在实际工作中，单位领导必须要转变传统思想观念，认识到办公室文书档案管理工作对整个单位工作开展的重要性，将办公室文书档案管理工作提到同其他工作一样重要的位置上。办公室文书档案管理水平的高低，离不开文书档案管理人员对文书档案的重视，每一份文件在其手中经过，是否确定为归档文件，对档案整理工作具有重要意义。因此，必须要提高文书档案管理人员对文书档案的重视程度。在平时工作中，单位可以在全单位范围内加强对文书档案重要性的宣传，多提供机会出去参加档案培训学习，不定期组织档案验收工作，从思想上重视这份工作。

（三）改善配套基础建设，利用信息化提高管理效率。针对档案室保管条件较差的问题，可以加大对档案工作的资金投入，配备除湿机和空调改善潮湿空气，更换陈旧计算机、扫描仪、打孔机等为文书档案管理创造良好条件。文书档案工作，是由文书和档案两者组成的，两者既有分工也有统一。改变以往文书工作和档案管理工作是两份独立工作的观念，将文书档案与网络信息化技术相结合，建立文书档案信息管理系统，实现OA系统（办公自动化系统）和档案管理系统的无缝衔接。建立自动化平台有以下优势：一是可免去大量的信息数据重复录入，提高了档案数据的准确度，提升了文件归档速度，从根本上降低了档案管理员的劳动强度，避免了人为原因所造成的问题。二是信息化管理文书档案对以前年份遗漏的文件有补充和保护作用。文书档案管理系统按件归档能够随时对遗漏文件进行继续或者插入等操作，保证了历年文书档案的完整性。三是运用信息化管理文书档案形成数据库，便于查阅历年档案，避免花费大量时间入库查找，降低对原始纸质档案的损耗。信息化在助力文书档案管理员整理文书档案时，方便了档案借阅者，借阅者可以通过云平台自主查询借阅开放的档案资料，不但能有效保护原件，而且可以实现一份档案多人使用，提高档案利用率，实现档案价值最大化。因此，各单位可以运用信息化大力推行档案管理平台建设，逐步实现纸质档案电子化，建立数字档案馆，提高文书档案管理效率。

（四）提高文书档案管理人员的综合素质。办公室文书档案管理是一项专业性较强的工作，而不是简单地将文件整理按年堆放，需要管理人员有专业的知识和较高的职业素养。提高文书档案管理人员的素质是提高文书档案管理效率的前提。第一，制定行之有效的培训计划，建立培训常态化机制。传统管理模式下的档案管理队伍存在人员少、学历低、业务素质差等现象。单位可以对现有的文书档案管理人员加强档案基础理论知识培训，增强其基本业务技术能力。若缺少工作人员，可以招聘具有相关工作经验的人来从事该工作，可从一定程度上提高档案管理队伍的素质。只有不断增强档案管理者的专业素养，熟练掌握档案专业知识，才能确保文书档案在收集、归档、建档、入库过程中有序进行，不出纰漏。第二，培养综合性人才。随着信息化时代的到来，档案信息化已经成为发展趋势，这就需要培养一批既具有计算机专业技能又懂文书档案管理的综合性人才，充分利用现代化技术实现文书档案电子化、网络化。第三，加强思想政治教育。办公室文书档案管理不仅需要文书档案管理人员有较高的专业素质，而且要求文书档案管理人员有良好的职业操守和政治素养。档案工作是一份真实记录历史的工作。维护档案的真实性、完整性是每一位档案管理员的使命和责任，这就要求档案管理员有较高职业操守和政治素养，必须遵守宪法和法律，恪尽职守，严守党和国家的秘密，做到不泄密。

（五）调动文书档案管理人员的积极性和主动性。在日常工作中，单位档案管理人员普遍存在被边缘化的现象，因此工作人员工作的积极性和主动性不高，调动文书档案管理人员的积极性和主动性可从下面三方面入手：首先，寻找适合岗位的人。在招聘时要严格把关，针对岗位职责和工作性质，招聘具有专业知识、较强责任心和富有工作热情的人才来担任此项工作。热爱岗位，才能更好地从事档案管理工作。其次，满足文书管理员基本需求，帮助其调整心态。关心和满足现有的档案管理员工作的需求，加强基础建设，完善硬件软件设施，为其提供优越的办公环境，消除其内心被边缘化的想法，以积极的态度投入工作中。此外，办公室文书档案管理工作是一项复杂的工作，鼓励做好工作交接，可尽快熟悉文书管理工作。工作有序交接，保证档案管理工作的持续性、稳定性。最后，实施岗位责任制，加强考核力度。能够增强办公室档案管理员的责任心，可从根本上提高办公室档案管理水平。建立健全激励机制，可以激发员工的主观能动性，积极投入工作中。

三、结语

总的来说，办公室文书档案管理工作是一项真实记录单位或机构历史发展进程的工作，应该以时代的要求和变化为导向，不断摸索高效、可持续的管理模式。除了完善基础配套设施的建设、强化档案信息化管理、提高人员综合素质外，还要强化对文书档案管理的重视，调动文书档案管理人员的主动性和积极性。通过多方面的努力，确保办公室文书档案管理效率能够进一步提升，进而推动单位全面稳定发展。