浅谈军工产品技术状态变更档案整理和签章上报工作

2021-11-24

办公室业务 2021年6期

军工产品定型工作是为统一和规范全军通用军械、装甲、工程、防化、通用车辆、陆军船艇装备及其分系统、配套设备、保障设备、软件、部件、原材料等的工作，进一步明确定型工作主要程序和要求，提高定型工作效率和质量。军工产品定型工作由设计定型、生产定型、定型图样和技术文件的档案整理、签章和上报工作组成，由定办统一归口管理，该工作的完成关系到该型号产品全年生产任务的完成，和该型号产品后续的生产以及订购等问题紧密相关，所以档案部门做好这项工作的意义非常重大，有助于主动提高档案部门在企业科研生产中的影响、形象和地位。

一、档案整理上报工作的基础条件

军工产品技术状态变更定型图样和技术文件的档案整理工作一般都是在承研承制单位收到军工产品定型委员会批复后60个工作日内进行的，企业的档案部门要通过对文件进行收集、整理、晒图、复印、制作、装订等一系列档案管理程序，时间上并不宽裕，这就要求档案部门必须高度重视该项工作，统一策划统一部署，按时按点完成该工作。

（一）明确本单位产品设计定型图样和技术文件变更类型。军工产品设计定型图样和技术文件变更分为三类：一是改变原有设计且影响产品主要战术技术性能、结构或互换性的变更；二是改变原有设计但不影响产品主要战术技术性能、结构及互换性的变更；三是不涉及上述情况的勘误性变更。以笔者单位今年的军工产品技术状态变更为例，批复里同意的技术状态变更有两种情况为专项技术状态变更，四种情况为生产年度技术状态变更。只有清楚本单位是何种情况才能更好地将更改落实到相关图样和技术文件中，由档案人员统一进行更改、下发和档案整理工作。

（二）确定军工产品技术状态变更定型图样和技术文件上报内容，梳理其完整性。新研产品只需要按照《军工产品定型工作指南》设计定型图样和技术文件清单要求准备即可，涉及专项类技术状态变更的产品应按照新研产品准备，其它技术状态变更的产品只需准备变更部分内容。笔者单位本年的变更共涉及到三种情况，有专项、器件停产和归零。这就需要对此次变更的批复充分掌握，根据自身配套级别和批复依据对变更内容及时、真实、完整、齐全、有效掌控。涉及专项技术状态变更，笔者准备的内容包括：总目录、变更对照表、变更图样、变更技术文件、任务书、研制总结、军事代表室对产品研制过程质量监督报告、试验大纲、鉴定大纲、相册、电子文档等内容。

（三）做好技术状态变更定型图样和技术文件的档案整理工作。军工产品时常需要跟随整个大系统一起去完成档案的签章上报工作，各单位如果只是按照《军工产品定型工作指南》去进行档案整理，难免会出现细节上的不一致。配套单位通常依据总体的要求进行档案整理工作，单位本次的档案整理，就是根据总体传真布置的要求，按照定型要求执行。为了统一标准，档案人员不仅翻阅了定型时下发的文件整理要求，还查阅了以前的签章文件，力求做到高标准、严要求、高规格的档案整理工作。

二、档案人员所遇实际困难和挑战

（一）上级单位和定办要求的动态性。笔者单位的技术状态变更是从2015年开始的，当时依据更改单把变更内容全部落实到图样和技术文件当中，又根据传真要求完成了全部图样和技术文件的档案整理工作，为签章做好充分准备，但是到2017年，又接到传真布置该型号的代号变更，这样就造成了以前的准备全部作废，档案人员心血付之东流。

根据《军工产品定型工作指南》要求，变更定型图样和技术文件也应组织复审会，复审内容包括：图样和技术文件的装订、制作是否符合规定；图样和技术文件的产品名称、简称和代号等是否规范；定型审查意见书中有关建议的落实情况，特别是产品制造与验收规范、使用维护说明书、零备件目录等技术文件修改意见的落实情况；对比产品定型审查时的图样和技术文件与签章报告时的图样和技术文件。笔者单位的变更图样和技术文件在随系统一起复审时，就有共性问题11条，个性问题4条，但是根据《专家意见及整改落实情况跟踪表》及现场要求来看，还是无法满足档案人员整理工作中所遇的具体问题，随着复审会后的要求越来越细化，依据《军工产品定型工作指南》字面理解，档案整理时难免会出现偏差，造成该项目出现多次大量的返工问题。

（二）需多部门分工与协作。军工产品技术状态变更定型图样和技术文件上报工作，不单单仅凭档案部门一己之力就可以完成，此任务涉及到多个部门配合，一起协同作战。从项目开始单位的科研生产部门就会接到通知，调动计划安排任务；还需要质量技术部门牵头，所内所外沟通，互通有无；相关事业部门的设计师及调度配合完成变更内容落实到图样和技术文件中；企业的信息化部门准备签章要求的“军工产品定型电子文档上报管理系统”，物资部门需负责购买符合要求的硬质封面，驻所军代室需对变更进行审查等，最终由档案部门完成档案整理和签章、上报工作。

（三）时代进步与设备更新。由于企业购置传统曝光晒图机时间较早，机器老化严重，其机器不论是从环保还是从效能上都远远满足不了要求，被激光数码晒图机替代。参加该军工产品技术状态变更档案整理和上报签章预审会时就出现多家单位用激光数码晒图机晒出的图纸参加预审，由于激光数码晒图机生产时间较短，即使有各种检测报告，用以理论证明其图纸的耐久性，但是在实际中并未经过长久的时间验证，对激光数码晒图机认识还需要一段时间，定办档案室对激光蓝图晒图机晒制的图样和技术文件是拒收的，这就要求企业需要两手准备，即要满足传统要求，还要不断对新设备技术应用和探索奠定未来的基础。

（四）传统“传帮带”模式下带来的断层问题。有些企业的军工产品可能涉及一个型号或个别型号，企业档案部门并非每年都去做该项档案整理和签章、上报工作。以笔者单位本次的军工产品技术状态变更定型图样和技术文件为例，其型号产品在2009年完成定型签章上报工作，2018年初完成该型号技术状态变更的档案整理和签章、上报工作。近10年的时间，只完成两次定办上报工作。由于时间跨度较大，最初做该项目的老师傅已经退休，如今需启动该项变更档案整理和签章、上报工作时，出现了无人可教、无人可授的尴尬局面。只能由“新人”独挑大梁，通过自身研习《军工产品定型工作指南》完成此项艰巨的任务。

三、对未来企业档案管理工作的启迪

（一）领导重视是关键，协同相关部门共同推进。军工产品技术状态变更定型图样和技术文件签章上报工作，涉及企业内部各相关部门、定办、军事代表室、总体单位等，需要内外各种协调和沟通配合，所以领导重视是决定该项目可否完成的必要条件，是重中之重。单位应成立专门的项目组，由单位主要领导担任总指挥，企业内部整体统筹规划协调为先，按照要求落实，责令各部门划分责任到人，一起协同完成。笔者单位本次的年度变更，我们依据总体要求，和各相关部门完成了变更内容落实图样和技术文件的工作，定办审查和再整改，军事代表室对整改意见的复查和落实工作。最终由档案人员在定办档案室完成该型号产品的档案签章和各项移交工作。由此可见，企业任何型号档案管理工作，不是单凭档案部门就可以完成的，需要领导重视。重点大型型号档案任务，经常性的应由所领导亲自指挥，引领各相关部门相互配合同目标同努力，最终圆满完成。

（二）勇于担当，开启主动新模式。档案部门由于常年工作的被动性，不免面对军工产品技术状态变更定型图样和技术文件档案整理和签章、上报工作，产生一种自己只是一个等待接收各种指令，按照要求进行档案整理工作，常认为自己就是装订人员。当笔者实际去执行此项工作时发现，只要档案人愿意勇于面对挑战和困难，按时按点高质量完成该项工作，确保后墙不倒，一定要改变原有思维开启主动新模式。积极参与到每次的审查和布置任务的要求当中，请相关部门按时完成定办初审、军事代表室审查、档案签章和移交整改的措施落实。只有在以后的工作中，不断提高积极性和主动性，保持对型号产品的持续跟进，勇于担当，直面困难，披荆斩棘，开启主动新模式，才能保证任务高质量圆满完成。

（三）强化学习，夯实基础，砥砺奋进。军工产品技术状态变更定型图样和技术文件档案整理和签章、上报工作，只学习《军工产品定型工作指南》是远远不能满足签章上报要求的，还应结合定办审查意见和国军标文件一起研习。笔者单位的年度变更签章移交文件的完整性是根据初审时《专家意见及整改落实情况跟踪表》里的共性问题准备的，凡涉及专项变更的总目录需要新增试验大纲、军事代表室质量监督报告、研制任务书和相册。增加的文件根据初审会要求分为正式文件和备查文件，正式文件为晒图机晒制的蓝图，入总目录需编册；备查文件为复印的文件，入总目录但是不编册。文件夹面签及软封面名称需要档案人员翻阅批复修改为和批复一致的产品名称，具体要求为型号+系统+车+具体产品名称+技术状态变更+本文件名称。面签和软封面的制作通过学习GJB1362A-2007定型文件封面和扉页的样式执行。每份文件前增加的变更记录表按照《军工产品定型工作指南》中的样式制作，但是制造与验收规范要根据GJB 1854-1993《军械装备型号规范要求编写要求》，添加产品简要情况格式和规范更改情况规范格式。产品相册根据指南要求篇幅为120mm×90mm或240mm×180mm，并配有包括拍摄对象、拍摄时间、拍摄地点的简要文字说明。使用软件“军工产品定型电子文档上报管理系统”，执行GJB 5159-2004《军工产品定型电子文件要求》，档案人员按照该标准进行录入和输出工作。由于军工产品技术状态变更定型图样和技术文件的档案整理和签章、上报要求，有别于企业日常的档案整理工作，所以需要档案人员牺牲大量的休息时间去学习和实践，这就对型号档案管理人员提出了更高的要求。型号档案人员平时应牢记上级文件要求，精研档案管理学等，将知识点点滴滴进行积累，转化为档案管理工作中的内功，随时面对各种型号档案管理工作，做到心中有数不忧愁。

（四）实施激励措施，提高员工的积极性。档案管理员每天疲于应付现行文件处理和型号产品的档案整理工作，任务量本已非常大，接到军工产品签章上报要求后，因该任务时间紧、任务重、工作量大，对负责该型号产品的档案员来说必然苦不堪言。笔者就亲身经历过，白天处理日常型号产品档案工作，只有利用晚上时间去整理军工产品技术状态变更签章和上报档案，天天忙到半夜。企业领导有必要从日常的档案管理入手，平衡忙闲不均的状态，让型号任务分摊到人，由主要档案负责人在部门内主抓，调动其他档案员配合协助，人人参与型号项目，人人都有责任。避免因退休和离岗造成的断层风险，对员工实施激励措施，实行物质和精神奖励并驾齐驱，应用管理手段提高员工工作的积极性，更好地完成工作任务。