分析供热项目档案资料及其管理

2021-11-24沈文静

商品与质量 2021年9期

沈文静

郑州热力集团有限公司河南郑州 450000

随着近年来我国城市热电联产事业发展水平显著提升，通过实现集中供热方面的发展，实现了城市居民生活水平的显著提升，在环境方面大气气质也得到了显著改善，并且显著提升了对能源的利用效率。通过在日常工作中收集和整理供热项目档案资料，对其中具有利用价值的信息予以吸取，这些数据和信息对于保证顺利实施供热项目、维护和管理供热设备等方面都具有着重要的意义[1]。

1 供热项目档案的构成及特点

在供热工程建设、日常管理、日常服务、供热设备运行等过程中逐渐形成了供热档案，档案主要包括了一些具有保存价值的文字、图表、电子数据、声音、图像等各种形式和在载体的历史数据。供热档案属于民生档案范畴内，在对人民群众利益予以维护过程中，供热档案可以作为一项原始凭证，可以有效改善民生，并对百姓权益予以维护，在对经济发展予以促进过程中具有不可或缺的作用。

在供热管理项目从立项、项目设计、准备、管理、施工、竣工等环节，最后到供电项目正式交付使用这整个过程中，整体上就构成了一个完整的供热档案系统，在这一系统中涉及了多方面内容，比如机械、锅炉、土建、暖通等等，具有较高的复杂性和多样性。

2 供热项目档案的管理现状

2.1 供热项目档案管理意识薄弱

在当前供热企业、施工各方面工作中，缺乏较强的档案意识，针对供热过程中形成的原始资料，档案管理人员没有及时进行收集，从而造成工程完成施工以后，缺乏详细的资料。同时，在实际供热项目建设中，明显缺乏健全的管理规章制度，相关约束机制也缺乏完善，导致在的档案管理工作实施过程中，供热项目各个方面相互推卸责任，并且对工作内容进行搪塞，存在不支持、不配合等现象。

2.2 供热项目档案管理人员缺乏较高的素质

在实际供热项目档案管理工作中，对工作人员专业水准有着较高要求，但在实际管理过程中，一些供热企业中过于重视对经济效益的追求，从而在很大程度上忽视了供热项目建设档案管理，在档案管理人员配备方面存在不足，并且在已有的供热项目资料管理工作中，大部分管理工作人员都属于临时调用的人员，这些人员没有进行专业培训。这些档案管理人员大多都是兼职，自身对供热项目档案管理工作了解并不充分，对相关专业知识、行业标准、工作程序等了解不够，从而在对档案资料进行收集过程中，难以将实际建设项目情况充分反映出来，从而在一定程度上阻碍了后续的工程竣工、交付、后期维护等工作的开展[2]。

2.3 供热项目档案资料没有及时归档

在一些供热企业工作中，没有在第一时间收集和整理供热项目建设过程中形成的文件和资料，在规定时间内不能予以完整移交，相比于工程建设进度，档案资料管理工作明显滞后。另外，在一些供热企业中，缺少对相关竣工图、技术资料等资料的收集，现有资料有难以对实际归档需求予以满足，从而针对现实状况难以依靠形成的档案资料予以充分反映。再者，还有一些供热企业，在验收环节中，对人员进行重新组织并对档案资料进行突击补充，而供热项目的建设和使用周期是较长的，短时间所收集到的档案资料，往往不具备足够的完整性、准确性，档案资料真实性也有待考证。

3 加强供热项目档案管理的有效策略

3.1 对供热项目档案管理制度予以建立健全

首先，针对供热项目档案资料，要对完整性予以保证，需要对档案管理模式予以统一建立，对行业相关规定、国家政策等予以有效结合，基于供热项目实施的实际情况，对档案管理制度予以完善，并结合针对供热档案文件资料的形成、收集、分类汇总、移交等工作流程和顺序，实施档案工作流程的建立，针对各个环节，提出规范性工作要求。另外，需要对文件形成过程作为依据，完成专业档案工作组的建立，针对各个组员的工作任务，由相关负责人江进行集中协调，对相关部门、成员所需要承担的义务和职责予以明确，从而在供热项目建设中将档案管理工作真正作为一项目标，并对其规范性、完整性予以保证。

3.2 加快供热项目档案资料信息化管理

随着现阶段档案领域中网络技术逐渐得到普及，将信息化管理应用到供热项目档案资料管理中已经成为了必然。现阶段档案工作不再仅仅依靠传统的纸质档案管理，而是借助于全新的档案管理平台实施管理，这一平台可以实现快速录入、修改、打印、检索、整理等操作功能，这背景下，对供热项目档案管理工作而言也是一次挑战。想要有效应对挑战，在相关档案管理人员工作中，需要对全新的档案管理软件予以熟练掌握和使用，针对传统纸质文件借助于信息手段转变为电子文件，从而实现档案录入效率的提升，同时完成对档案目录系统数据库的建立，同步实施管理电子文件和传统纸质文件，借助信息技术实现档案资源的共享性，并将更高的档案资料管理服务提供给供热项目建设工作[3]。

3.3 及时收集并完善相应的供热项目档案资料

在实际实施供热项目过程中，为了保证真实采集和整理相关资料和文件，并对其进行及时归档，在档案管理部门工作中，需要在正式开始实施项目之前介入到工作中，并在实施项目过程中以及项目实施以后，对文件、资料等方面的生成和收集进行实时关注，从而在项目实施的全过程中充分渗透档案工作。在相关档案工作人员对文件、资料进行收集和整理过程中，必须主动深入到供热项目现场中，实施跟踪调研工作，并在必要时提供业务指导，从而保证可以对第一手资料予以随时掌握，尤其针对那些对于项目建设质量有着关键影响的内容，更要对相关资料的跟踪收集工作予以加强，并保证及时发现并解决问题。