关于做好事业单位人事档案管理工作的思考

文/中共通化市委党校 吴凡

一、事业单位人事档案管理工作的概念和现状

事业单位的人事档案管理是把职工的人事档案信息材料进行科学合理地收集、鉴定、分类、整理、装订、统计、保管和开发利用的一系列行为。档案中的信息记载和变动，是对事业单位中各级领导干部和职工的个人成长履历、工作学习经历、党团社会关系、职务职称晋升、工资工作变动及所经历的重大事件等的真实客观记录。同时也是对干部选拔任用、人才调动、事业单位改革发展的重要参考依据。目前，个别事业单位的人事档案管理制度仍存在一些弊端和局限性，在一定程度上阻碍了人事管理工作的有效开展。事业单位必须对传统的人事档案管理制度与模式进行积极探索与开拓创新，这是其谋求进一步发展的必经之路，也是新形势下事业单位改革发展的必然要求。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

各事业单位在日常开展的人事档案管理工作的过程中一直追求发展，但还是存在与当下社会各项事业发展不适应的情况，具体表现在：

（一）综合型、高素质管理人才缺乏。新时期，人事档案管理工作必须配备素质更高的管理人员，才能切实保证此项工作的专业性和高效性。目前的管理队伍中，亟须既精通档案管理专业知识又掌握电子信息化技术的综合型人才。管理人员的综合素质普遍不高，在档案意识、专业知识、思想素质与服务责任意识等方面比较欠缺，还存在着学历不高、年龄偏大、对新知识的接受速度较慢、日常接受的培训缺乏、自身职业认可度偏低等问题。很多管理人员并非专职人员，多为身兼数职，或跨行管理，在人事档案管理工作上的时间和精力受限。种种问题阻碍了事业单位人事档案数字化、标准化建设工作的发展，直接影响了大数据背景下的档案管理信息化进程，致使一些新方法、新手段在事业单位人事档案管理中的推广受到阻碍。

（二）标准化制度、信息化体系建设落后。随着社会的不断发展，事业单位的性质、内容也随之发生变化。人员的流动和性质转变，为人事档案管理工作带来了新的难题。目前事业单位存在着创新工作开展积极性不够、制度体系建设缺乏标准、多头管理、档案内容收集被动、更新滞后、规章制度存在漏洞等问题，导致档案的日常环节缺乏秩序，影响了人事档案管理工作标准化开展水平。信息化建设滞后同样是事业单位档案管理的共性问题——当前很多单位依然采用传统的、较为过时的管理制度与模式，无法满足单位对人事档案利用的迫切要求。相比于纸质档案电子化具有便于查阅、存储、省时省力的优势，传统的纸质档案弊大于利，存在着易丢失，不易保存，查阅费时费力，存储占据空间等问题。即使引入电子管理，也仅存在于目录录入、登记、转递等日常管理环节中。因此，人事档案管理总体呈现出信息化建设水平滞后等问题。

（三）对档案工作的重要性认知缺乏。当前，有些事业单位对档案管理重要性的认识还没有提到战略地位，致使人事档案管理工作经常被边缘化，档案管理工作出现了被动滞后等问题。很多领导认为档案管理只有面临查阅、调动、迎检等需求时才得以利用，错误地认为人事档案管理工作是没有技术的边缘性基础工作，在资金投入、设施建设、人才配置等方面都缺乏深入的研究。职工的档案意识差，会导致个人提交存档材料时态度敷衍，档案材料不准确、不完善。档案管理人员对于人事档案管理工作了解不够，对自身的职业认可度低，把其看作是简单整理收纳工作，对于职业前景持有消极态度。各个层面的不重视会导致档案工作整体规划不足，基础设施建设的落后，软件技术落后、人员过少等问题，直接影响了个人档案的规范性和事业单位人事工作的正常开展。

（四）内容的开发利用有局限性。人事档案管理工作存在的根本意义在于高效利用，能实现为干部职工考学、调动、晋升提供依据等服务。而目前人事档案管理却本末倒置，存在重保密、轻利用的情况，对其内容开发和利用的深度、广度都十分有限。人事档案材料不够完善，更多停留在信息简单汇总和整合，大多是学习工作经历、社会关系以及个人思想政治品德方面的内容，而有关个人特长、工作能力方面的比重较少。如果人事档案无法完整、全面地反映干部职工的综合素质和真实水平，也就无法为下一步的人事决策提供更加科学真实的参考依据。同时，档案材料被使用的方式也比较严格，只有领导调阅、组织审查时，档案管理部门才能提供。利用范围十分有限，总是处于被动的状态，使得人事档案的实际价值未能体现。

三、提升事业单位人事档案管理水平的若干措施

（一）加大专业人才队伍培养力度。为了满足大数据背景下现代人事档案管理工作的顺利开展，人事档案管理工作必须以构建一支具备专业知识、信息技术、安全意识和实操能力、创新意识的档案管理人才队伍为目标，大力培养现有的优秀人才，并通过招聘、交流等方式引进更多的专业人才。要根据实际工作需求，在日常工作中注重对管理人员进行专业理论技能、职业素养等方面的培训和教育，使档案管理工作与时俱进。通过“请进来”“走出去”策略，引进掌握专业的档案知识、网络应用技术的复合型人才来完善人才结构，邀请档案领域的权威人士或先进部门授课，安排人事档案工作者赴优秀单位参观考察。同时实行单位内部考核竞争激励机制，促进管理人员的内生动力，激发职业积极性，增加工作责任感。

（二）加强信息化规范化制度建设。在推进档案信息化建设的过程中，单位应从软件、硬件建设两方面入手，进一步夯实人事档案改革发展的各项基础。硬件方面，要完善档案信息化管理的基础设施，从人员配置、馆室建设、购置设备等方面加大数字化档案管理的物质保障；软件方面，要充分利用档案材料信息化优势，构建出一体化的档案信息化网络管理体系，创立人事档案数据信息库，通过统一高效的操作模式和处理体系，便于人事档案原始纸质版的扫描录入、更新编辑、收集整理的自动化。逐步淘汰摒弃不符合实际的旧规章制度，健全完善现有的档案管理制度，制定出更加科学的人事档案整理流程。对档案管理工作进行监督管理，量化考核，既从纪律和制度方面规范管理人员的管理行为，又从组织激励、培训教育方面提升管理人员的积极性和责任感，使人事档案管理工作朝着更加规范、标准的方向发展。

（三）建设人事档案管理新模式。加强人事档案管理的最终目标是为单位和个体员工的发展提供服务，提高服务能力有助于事业单位向服务性单位职能的转变，因此，需要对人事档案的功能性、实用性和服务性进行重新定位和内涵提升。档案内容应与时俱进，呈现出更加全面、客观的特点，兼具动态性。有效保留档案中原有的重要内容，及时更新旧档案信息，对档案的实际内涵进行扩大和丰富，增添充分体现实际状况如专业特长、工作能力、特殊技能、道德素养等内容，给单位提供更完整客观的档案信息。要以服务第一、重视利用、深度开发为未来调整方向，以满足人事档案使用需求。可以纸质版的人事档案为依据，建立人事档案信息数据库，供利用单位和个人按权限查询利用，尝试建立社会化开放式的人事档案管理新模式，提供多样、全面的人事档案服务。

（四）树立现代化的人事档案观念。切实提升档案管理工作水平的前提是正确认识人事档案，因此加强档案管理人员和领导干部、职工本身的档案意识和开发利用意识至关重要。开展好档案相关知识的宣传教育工作，促使档案管理者加快观念转化，明确其工作性质和岗位职责。通过运用先进的档案管理理念，利用学习提升自身档案素质、管理服务素质和信息化素养、精细化工作意识、职业认同感，充分认识档案管理工作的实际价值，树立工作责任感和敬业精神。领导干部们必须做到率先垂范，认识到人事档案管理工作的专业性、重要性和严肃性，重视档案工作的硬件、软件设施的完备和对档案人员的培训工作；定期对其他职工进行档案知识的普及工作，使其认识到人事档案对于维护个体利益和配合单位人事决策的需要，意识到准确完整的档案对个人成长发展的重大意义，为单位人事档案工作的顺利开展作贡献。

四、结语

综上所述，当前事业单位人事档案工作中存在着一些亟待解决的问题，改革发展任重道远。因此，为了达到提升事业单位人事档案工作水平的目标，要创建更加科学、先进的人事档案管理制度，培养高素质的人事档案管理队伍，提高此类工作的整体效率，事业单位人事档案管理工作一定会迈上一个新台阶，为我国社会各项事业的蓬勃发展助力。