大数据时代事业单位档案管理工作创新路径

2021-11-24福建省南平市浦城县事业单位服务中心邓方

办公室业务 2021年20期

文/福建省南平市浦城县事业单位服务中心邓方

在大数据时代，事业单位档案管理所面临的机遇和挑战逐渐变多。目前为止，事业单位档案管理信息化已取得不错的成果，大部分档案信息在计算机和互联网技术的支撑下广泛运用，进而把档案管理工作的价值充分发挥出来。因此，事业单位档案管理者应主动改变以往的档案管理方式，与时俱进，完成对档案管理系统的创新工作。

一、大数据时代事业单位档案管理工作的现状

（一）档案信息资源无法有效开发。事业单位创建档案资源数据库时，因为资源缺少整体性，导致资料管理水平难以提升，无法对档案资源进行深入开发，对于之后的运用有很多的不利影响。事业单位档案管理工作会在很大程度上影响到单位总体的管理水平以及长远发展，如果无法在大数据环境中进一步开发与利用档案资源，可能造成单位管理工作缺少足够的依据以及信息保障，对于事业单位的长久发展是非常不利的。所以，在大数据环境下，应借助信息技术与网络资源，进一步挖掘与开发档案资源，合理运用，使得事业单位的档案资源能够达到共享要求。

（二）档案管理制度有待完善。因为个别事业单位对档案管理工作缺少应有的关注，导致该工作的内涵与价值缺少正确且客观的认知，致使单位管理者对档案管理制度的认知与确定缺少完善性，同时并未及时依据大数据环境的发展趋势来对档案管理相关制度做进一步的调节和创新。因档案管理相关制度不健全，档案管理工作缺少明确的指导与约束，在具体工作中时常出现档案信息整体价值较低的问题，进而影响到档案资源实际的共享利用。因为档案管理相关制度不健全影响到细节规范，致使在实际管理过程当中并未做到责任到人，无法确保档案资源的整体性及其有效利用。

（三）档案信息资源缺少安全保护措施。在档案信息资源管理中，应保障资源所具有的安全性和完整性，然而在大数据环境下，档案管理工作对档案信息缺少应有的安全保护措施，致使档案信息潜藏着很大的安全隐患。因为档案资源关乎事业单位的内部信息，管理过程当中应有完善的保密制度予以支撑，杜绝信息外泄问题出现，尤其是牵扯到员工资料以及单位机密的相关信息，更应强化安全保护。然而，当前很多事业单位还是按照以往的管理方式来进行管理工作，在纸质材料朝着电子档案转变的过程当中，对纸质资料相关的管理重视程度逐渐下降，而电子资料又缺少足够的保密性，档案管理系统缺少有效防护措施，造成信息管理系统极易受到黑客入侵，最终导致管理系统瘫痪或是资料被盗问题。为了确保档案信息资源所具有的安全性与完整性，应对纸质资料与电子资料进行相应的备份管理，同时在计算机管理系统当中安装相应的安全保护系统，进一步提升资料的安全性。

（四）档案管理方式较为落后。在大数据环境下，事业单位想要做好档案管理工作，就应对大数据和云计算技术进行有效应用，以此提高档案管理所取得的成效。事业单位在档案管理过程中，对于信息技术的运用相对较少，即使运用，也仅是在查找与搜索电子档案信息上，就算在很大程度上能够让资料调节工作更为方便和高效，但资源总体管理效率与利用程度都还是相对较低。现阶段，大部分事业单位建立了健全的管理模式，但个别档案管理工作者在具体工作当中，还是运用以往的检索方式来完成资料的收集，极少借助大数据和云计算来完成信息的查找和筛选，总体来说，对新技术的运用相对较少，进而影响到档案管理工作的质量与效率。

二、大数据时代事业单位档案管理工作的创新

事业单位作为公益性质的单位，更需要注重档案管理工作，如想应对大数据环境所带来的挑战，需要从以下方面着手：

（一）强化开发与利用档案信息资源的力度。在档案管理工作当中，电子信息技术可以为其提供很多便利，也可以拓展资源挖掘的深度与广度，并且还能够提高对档案资源的运用效率。因此，在档案管理工作进行当中，应参照档案目录来建立档案管理体制，对碎片化的档案信息进行有效整合，借助信息技术强化资源开发力度与利用程度。此外，在对档案信息资源做相应的整合时，应合理创建资源管理体制，对档案资源信息进行分级管理，使档案资源得到充分利用，达成社会对档案资源所提出的共享要求。

（二）创建健全的档案管理制度。现阶段对于事业单位档案管理工作已有系统的法律法规，在大数据环境的影响下，事业单位开始转变以往的档案管理方式，在档案管理工作当中主动借助信息技术，能够在很大程度上提升档案工作的管理效率。但是在不断变化当中，陆续出现一些问题，应依据具体情况来逐渐优化和调节已有的档案管理制度，同时严格依据法律法规强化执行力度，杜绝出现违规操作，使得档案管理工作有序且安全进行。

（三）强化档案信息安全保护。虽然大数据环境下的档案管理有很多优势，能够提高工作效率，从而减少工作成本，但是鉴于档案的重要性及大数据环境下数据容易丢失的风险，应重视档案工作当中数据安全问题。在互联网时代，数据能够借助较小的内存卡来进行存储，这样虽然便利，但却有数据丢失的隐患，比如内存卡故障和电脑病毒等。因此，大数据环境下，事业单位档案管理应重视其具有的安全性。事业单位档案管理人员应对档案数据的储存有一定的安全意识，以免存储的档案数据被电脑病毒攻击。同时制定一套规范化的档案管理工作准则，如此才能够让其操作有所完善。主要方式如下：首先，运用高等级的防火墙技术。由于防火墙自身是一种处在外部网络与内部网络当中的安全系统，是一种网络隔离技术，主要的工作是对信息安全的保护，结合相关规则决定是否允许一些数据运行，如此便能够达成档案信息所提出的安全要求。其次，落实身份识别技术。事业单位在运用档案信息期间，应对身份进行识别与认证，如此才能够避免一些别有用心之人窃取关键信息，同时也可以确保信息的安全性。最后，借助信息的检测和审计技术。即使在一些方面，该技术并非十分成熟，但该技术的运用能够对档案信息做相应的分析，进而更为全面地了解窃取行为的特点，保障该技术可以被事业单位广泛运用。所以，在运用这种技术的时候，应多考虑档案信息本身的安全防护。提升档案信息安全工作的技术水平，保障档案管理体制更为全面，借助档案管理体制的优化，促进档案管理工作稳步前行。

（四）借助信息技术创新档案管理模式。大数据环境下，要求档案管理工作者结合具体工作情况，合理制定档案信息管理档案，借助信息技术创新档案管理模式，并且结合实际设置长远管理目标以及当前管理目标，确保档案管理工作者有针对性地开展相关工作。档案管理工作者还应主动借助数字化方式来强化对档案资料的管理力度，利用文字、数据、图片以及视频相融合的方式，整体转化纸质档案资料，确保资料在转变期间的安全，同时借助信息化管理系统来完成资源共享这个目标。比如，四川省某个事业单位在进行档案管理中运用了和畅ERM云办公平台来进行档案管理，借助其所具有的租用功能，免去事业单位人力成本与维护成本。档案管理者能够根据自己岗位的需求来进行个性定制，创新档案管理方式。此外，事业单位的档案管理机构还需要依据实际情况，就整合、完善不同公共资源，在确保国家机密和知识产权的前提下，对不同的数字信息资源进行相应的整合与开放，满足社会大众查找与运用事业单位档案的需求。事业单位的档案管理机构需要充分展现档案所具有的社会价值。