浅谈新时期档案安全保障体系构建

2021-11-24湖北中医药大学朱倩

办公室业务 2021年20期

文/湖北中医药大学朱倩

随着社会经济的飞速发展，档案管理工作不断优化，信息化、网络化等新技术不断引入，这些都为档案管理工作提供了新机遇和发展空间。与此同时，对档案安全管理工作也提出了新的挑战。新时期，如何进一步提高档案安全意识，全面构筑物防、人防和技防相结合的“三位一体”综合防范体系，全面提升档案安全保障能力，是本文需要探讨的问题。

一、档案安全保障工作的基本内涵

档案在形成、接收、整理、保管、利用等工作环节中，存在老化损毁、泄露、丢失等风险。档案安全保障是指对立档单位、档案馆（室）藏档案实体和信息内容采取有效的保护措施，避免档案受到自然、社会、人为等不利因素的影响和破坏，确保档案完整、安全、长久保存。档案安全是档案管理工作的生命线，一套完善的档案安全保障体系涉及档案馆基础设施建设、档案保护技术、安全管理制度、法律法规、人才储备等要素以及档案收集、鉴定、保管、利用、统计等各个环节，贯穿于档案工作的整个过程，必须统筹规划，全方位建构。

二、建构全方位的安全保障体系

（一）加强档案馆（室）基础设施建设，提供档案安全的物资保障。档案库房是保管档案的场所，是保护档案和延长档案寿命最基本的物质条件。档案馆（室）的建设应该严格遵循《档案馆建筑设计规范》的要求，高度重视抗震设防烈度、防火等级等方面的刚性要求，充分考虑坚固、安全、环保、实用等因素。库区库房应按照防潮、防高温防低温、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物的“十防”专业要求，合理选址和布局，远离污染源；配备防盗门窗，配备温湿度监控调节装置、库房报警监控装置、消防设备、空调设备、库房空气净化装置、遮光窗帘、防虫、防霉药物等档案安全保管设施和用品；利用门禁系统和视频监控系统对出入库房进行管理并自动进行记录。除此之外，根据各档案馆（室）的具体情况，可以对档案库房进行更科学的分工与组织，按照加强重点、照顾一般的要求，对特殊材料的档案实行特殊保管措施，方便日常的管理工作和利用。贯彻科学性与实用性相统一的原则，逐步实现库房管理工作的标准化、规范化、现代化，为档案安全提供强有力的物质保障。

（二）探究档案安全的科学技术，提供档案安全的技术支持。进入新时期，科学技术的高速发展为档案管理工作提供了极大的便利，提高了工作效率、降低了管理成本、延长了档案时效。新技术也带了新挑战，档案管理工作人员需充分结合档案工作实际，不断引入科学高效的安全管理模式和技术手段，加大馆内人员关于档案安全的学习和培训力度，为档案安全提供强有力的技术支持。一是努力探究传统纸质档案的保护、保管和修复的新技术新方法，解决传统档案在使用保管过程中，受环境或自然因素影响，其色泽强度、弹性等性能发生蜕变，耐久性逐渐减弱等诸多问题，从而提高纸质档案保存的质量，最大限度抢救珍贵档案，保障档案的完整性。二是在逐步落实档案馆（室）存量数字化、增量电子化的档案信息化建设同时，建立健全档案信息安全保障体系，确保档案信息系统的安全与稳定发展和维护。包括档案信息管理系统安全、数据库安全、网络安全等。对于保存和传输档案信息资源的网络环境设置IP访问权限以及部署防火墙、安全监察、弱点扫描等基本安全设备；档案管理系统在接入互联网前需做好等保测评等相关工作；使用身份验证、访问控制、安全数字签名技术；定期对服务器进行漏洞扫描，及时给系统打补丁加固。通过先进科学的技术手段，全方位消除档案信息安全隐患，保障信息安全。三是加强档案管理及工作人员的技术培训力度。目前大部分档案馆工作人员为档案相关专业，因此可以组织此类档案人员进行数字档案信息管理系统、网络信息安全保障策略等关键技术的教育和培训，提高档案管理人员的科学技术水平，为档案安全提供强有力的技术支持。

（三）完善档案安全管理制度，提供档案安全的制度保障。规范管理，制度先行。筑牢档案的安全防线，必须建立一套完善的档案安全管理制度。1.完善建档归档制度。在档案的形成过程中，要明确责任，划清参与人员的责任范围，严格按照相关法律法规建档归档。对于电子文件的归档，在归档时应对电子文件进行全面、认真地检查，以防在分散状态下发生信息丢失和篡改。档案一经形成，不得随意变更，如有变更，须严格按照规定程序完成，并详细记录在案。2.完善档案利用保密制度。档案利用工作实现了档案信息的活化与共享，在为用户提供全面、及时、准确、高效的利用服务同时，要处理好档案开放与信息安全的关系，提高档案利用过程中档案载体安全和信息安全保障能力。在日常保密工作中，要坚决做到涉密文件处置规范、涉密人员管理规范和涉密设备使用规范，涉密信息包括红头文件一律禁止通过QQ或微信等网络途径传输。查阅利用档案，必须履行实名登记手续。在利用过程中，如遇查阅名册类、发放表格类等，对于涉及非查阅者本人的信息，需对表格内其他人员的个人隐私信息进行遮盖保密处理。未经批准，任何人不得私自将档案带出档案馆库区，不得随意阅览、复制或摘录档案内容。能提供副本的一般不出借档案原件。借出档案者必须对档案的安全、完整和保密负责，如有过失需承担相应的法律责任。对于馆内存放的珍贵或易损的文件、古老文件，以及特殊载体的档案文件，一般不提供外借服务。3.增强抵御突发事件的能力，制定应急预案制度。为有效预防重大自然灾害、及时控制和迅速消除档案突发性灾害事件，增强档案馆（室）的安全保障和救灾能力，确保馆（室）藏档案、档案工作人员及国有资产的安全，根据国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》等有关规定，结合工作实际，遵循预防为先、档案为主、应急联动的工作原则制定应急预案制度。具体来说，一是要建立健全安全预警机制，对档案工作人员加强安全教育，增强防灾、减灾、救灾意识，定期组织安全应急演练；做好档案库区日常安全管理，定期对档案馆库专用库房、公共服务区域、机房、档案保护设施设备和水电管网等重点部位进行拉网式安全隐患排查，定期对档案信息管理、档案保密、档案开放与利用等开展自查，梳理档案安全管理风险点，列出隐患清单，提出相应的整改措施和整改期限确保做到档案管理零失误、零差错、零事故。二是建构数字化档案安全制度。从设备、网络环境、系统、数据等各个环节、各个方面加强安全管理，做好风险评估，对于数字化档案信息需制定全面的备份制度，定期备份，并做好异质、异地备份工作。三是健全与公安、消防等专业队伍的联动机制，当灾害发生时，能够协助专业部门开展自救互助，最大限度减少损失。4.明确馆内分工，建立档案安全责任追究制度。建立健全档案馆（室）各项制度，明确馆内工作人员的分工，划分各自的安全管理区域，明确各自的安全管理责任，对于离任或转岗的档案工作人员，需尽快进行完整的移交工作，包括库区门禁卡、钥匙的移交；档案管理系统登录权限的撤销等，并承担离职后档案安全与保密的责任和义务。

（四）提高档案安全意识，加强档案安全教育学习，提供档案安全的人才保障。首先，档案工作者承担着“为党管档，为国守史，为民服务”的重任，因此要具备过硬的政治素质和高尚的道德素质，坚持正确的政治方向，自觉遵守党纪国法，强化档案安全防范意识和责任意识。可以通过多种方法和途径进行政治学习和档案安全的教育活动，加强档案管理工作人员“安全第一、预防为主”的安全防范意识，加深档案安全保障认识，增强使命感和责任感。其次，应加大对档案工作人员的安全知识技能的教育和培训力度，可以通过短期培训、继续教育等方式，学习传统介质档案的保护和修复技术、计算机技术和网络技术、信息安全管理等理论知识，并熟练运用到实际工作中，培养更多的“交叉型”人才，为保障档案安全提供人才保障。