新时期高校档案信息化建设存在的问题

文/陕西省西安市西安医学院 刘亚娜

档案信息化建设是复杂的系统化工作，包含了基础设施的构建、信息资源的构建、标准规范建设以及人才队伍的建设。在高校档案管理中，档案信息化建设的重点工作是基础设施的建设以及信息资源的建设。在基础设施建设工作中，要建立硬件和软件系统，信息资源建设则要求输入目录，构建目录数据库。只有完成这两个基础的工作，才能够给档案信息化建设提供保障。

一、档案信息化的主要含义与内容

高校档案工作是记录学校的教学、科研以及党政等不同的活动，我们采用文字、图片和图表的方式保存下来，突出历史发展以及人才培养方面的内容，有着丰富的内涵，具有历史价值和经济价值、文化价值，档案信息能够系统地表现出学生的整体发展历程，同时也是高校可持续发展的参考依据。发挥档案价值需要利用信息的开发、处理和应用等。如果只是把档案放在库房内，永远无法挖掘出其中包含的价值。档案部门是服务机构，加强信息化能够不断提高档案的服务质量和水平，因此，高校档案信息化建设的作用尤其重要。在开展信息化建设中，必须要将档案资源当作核心，保证数字化建设，并且能够自动管理电子文件，确保高校充分使用各种电子文件以及纸质资源，加强动态化管理。

二、新时期高校档案信息化建设存在的问题

（一）缺乏完善的基础设施。高校要想实现档案信息化建设，需要构建相应的硬件设施和软件设施作为保障，但在当前的高校建设中，因为缺乏对档案管理的重视，导致相应的硬件配置存在不足，一些高校计算机数量少，大部分计算机老旧，同时没有引进新型的管理系统，导致档案信息化建设无法符合实际的需要，并且严重滞后，存在着效率低的问题。另外，在实际的档案系统化操作中，系统性缺乏，工作队伍建设难以满足信息化建设的需要。

（二）缺少规范性体系。建设规范的体系能够保障档案文件的归档、存储和使用工作有效开展，让档案信息化在规范化的状态下进行。但是，个别高校信息化建设缺乏统一、系统的统筹规划，在系统化建设中十分分散，存在随意性，同时在归档和管理以及建设和利用工作中，没有形成统一的规范和标准。在学校的招生系统、教务系统以及人事系统和档案系统等多个系统中，存在着显著的各自为政的现象，而且在数据之间无法共享。

（三）无法保障数据信息安全。在当前信息化快速发展的背景下，人们的信息获取渠道越来越广泛，这就导致信息资源的有效共享更加及时和方便。然而高校在档案信息化管理中，存在着明显的数据信息安全隐患，并且信息容易被窃取，一些黑客会攻击服务器等。部分高校技术人员缺乏，并且档案部门缺乏档案管理的安全意识，这就导致安全防护的效果特别差。在信息管理中，常常只是进行杀毒软件的安装，或者是定期备份，在遇到数据丢失和系统瘫痪的问题时，常常不能及时处理，造成很大的损失。

（四）档案管理人员专业水平不足。在当前高校不断扩招的背景下，生源规模越来越广泛，在学校的管理和基础建设以及教研工作中，工作量越来越大，在此状况下，档案信息资料的规模不断增加，数量快速上涨。随着档案部门对档案信息化建设的重视，加大资源开发的力度，领导应更加重视档案编制，不断探索有效的档案信息化建设方式。然而，因为一些档案管理人员并非专业的档案管理出身，同时未经过系统的培训，对档案管理中的数据存储和压缩以及安全技术等等没有全面掌握，缺乏专业能力，必然影响档案管理工作的推进。

（五）缺乏创新的管理理念。在一些档案管理工作者中，认为档案管理是十分轻松的工作，并且对专业性和技术性的要求低。在部分高校，没有将档案管理放在重要的位置，在遴选工作人员时，缺少精细性，导致管理工作十分滞后。另外，因为管理人员缺乏重视，导致他们对信息化管理认识不够，观念守旧。

三、高校信息化建设问题的解决策略

（一）加强基础设施建设。在高校开展信息化档案管理时，必须要有基础设施作为保障和支撑，只有构建完善的基础设施，才能够实现信息化管理，不断提高管理的效率和水平。高校要立足于自身的状况，加强硬件建设，并且参考硬件的实用性和操作性，选择优质系统，在设备使用中充分发挥系统的作用，实现高效管理。在一些高校中，如果实力允许，可以自己开发系统软件，根据自身档案管理的需要，量身定制科学的管理系统，并且及时进行系统的优化和创新，让档案信息化更加高效。在软件管理中，要做好专业人才的引进和培养，学校要聘请一些专业的人员，加强对档案信息化建设的指导，及时发现存在的问题，并找到有效的解决方式，从而显著提高信息化建设的效率和质量。另外，要科学安排和规划人力、财力和物力等，确保高效率的信息化建设工作。

（二）做好档案信息管理标准化建设。在高校的档案管理部门中，要做好管理的标准化建设，应不断完善信息化建设机制和体系，让信息化开展得有理有据。在该环节中，也要做好电子校务建设，并且针对数字资源做好统一规划和指导。在信息化建设过程中，需要充分参照相关规定，在其标准规范的基础上，实现数据的有效转换和储存。同时要依托于校园网，做好科研系统和教学系统的有效连接，让工作人员把得到的信息内容转换成数据。在其他部门中，也需要加强网络信息的共享，从而促使信息化服务长效发展。

（三）重视网络维护。在高校档案管理工作中，信息化的应用显著提高了工作效率，给各个领域带来了方便，同时也使得管理更加高效。在信息化建设中，必须要有科学先进的管理系统。因此，高校需要定期更新和检查学校的档案管理系统，减少其安全隐患的产生，加强对系统的检查和更新，定期将不适用的系统更换掉。聘请专家对网络安全进行研究，提供专业性的指导，在产生漏洞之后能够第一时间进行处理，从而保障信息的安全。另外，管理人员要充分意识到保密信息数据的重要作用，保证不泄露信息，不断提高职业素养和职业操守。

（四）提高工作人员的专业素质。首先，要想做好档案管理，需要加强领导干部建设。只有领导干部充分重视管理工作，才能够制定一定的政策，保障工作有序开展，领导的综合素质直接关乎信息化建设的效果。因此高校要不断提高档案部门领导者的专业素质，提高他们的工作责任心，使信息化建设充分和个人业绩结合起来，从而让档案管理充分结合信息技术，不断提高档案的信息化水平。其次，要加强计算机人才的培养。在档案信息化建设时，使用计算机知识能够提高归档、数字化转换以及档案利用的工作效率。在高校的档案信息化建设中，要保证档案部门具有熟练进行计算机操作的专业人员，加强对他们的培训，使计算机工作者能够更好地掌握档案管理的流程和具体业务，不断推动信息化有效开展。最后，档案管理工作者必须要有危机意识，不断转变自身的思想和理念，并且不断提高自身的档案管理能力，丰富档案管理的相关知识，并且能够充分借鉴其他学校优秀的管理经验，加强对网络的应用，利用网络得到更多的管理信息。利用有效的学习方式转变自身的管理方式，不断提高自身的责任心，提高职业道德素养，不断进行工作的反思和总结，提高责任意识，使其更加符合现代化的需要。

（五）创新管理理念。档案管理是校园建设的工作之一，加强对其工作的重视。要基于学校的实际情况，提出信息化建设的问题和建议，加强科学规划，给档案管理的有效进行带来保证。首先，要设置有效的规章制度，构建完善的奖惩机制，加强对工作人员的有效监管，保证其行为的规范性。要构建完善的奖惩机制，从而对工作人员产生有效的约束，让管理工作有序开展。其次，政府要加强对高校档案信息化建设的投入，让高校在档案管理工作中获得充足的资金保障。除了政府进行资金的筹措之外，还可以使用多渠道进行资金的筹措，保证信息化建设的有效开展，让信息化建设中需要的设备得到充分保障，奠定信息化建设的物质基础。

四、结语

综上所述，在新时期，信息化的发展已经渗透在各行各业中，在高校的档案管理工作中，信息化的应用能够显著提高工作的效率和水平，同时也是高校现代化建设的重要内容。因此，要加强基础设施建设，做好标准化的档案信息管理，做好网络维护，不断创新管理理念，让档案管理工作更加高效和及时。同时，要及时处理档案信息化建设中的问题，采用科学的方式，不断推动信息化建设工作有效开展。