新时期事业单位档案信息化建设思考

文/陕西省地质科技中心（陕西省地质大数据中心） 宋珊

智能化办公应用系统的普及以及档案工作要求的更新，致使档案数字化率逐年提升，档案存储形式也从“纸质档案存储”向“纸质+电子档案存储”模式转变，馆藏数据存量发生了质的飞跃，因此，需要更为先进的档案管理手段才能够满足现阶段档案管理的需求，档案信息化建设正是信息化时代事业单位档案管理实现转型发展的重要方向。本文从研究事业单位档案管理现状出发，有针对性提出档案管理信息化建设的对策，探索全方位、高质量、高效率提升档案管理信息化建设的途径。

一、事业单位档案管理信息化建设现状

自20世纪80年代初开始，我国档案信息化工作进入了起步探索阶段，以计算机技术为代表的信息技术开始尝试应用于档案领域。2000年后，档案信息化进入快速发展阶段，档案信息化建设已纳入各级政府发展规划。在政策鼓励下，全国档案数字化工作蓬勃开展，全国数字化加工标准和手段基本统一，数字化技术逐步成熟，数字化率逐步提升，“单轨制”电子文件归档和接收工作已开展。截至目前，全国多省市相继建成数字档案馆，并转向区域性布局定位，实现文档一体化与馆室一体化架构。然而，在实践过程中，我们发现，事业单位档案馆信息化建设现状与社会发展需求之间是不匹配的，档案馆信息化的现状还存在一些亟待解决的问题。

（一）思想不够重视，缺乏信息化意识。从当前我国事业单位所采用的档案管理模式及工作方式来看，深受传统管理思维的影响，尤其是很多档案管理部门在信息化建设方面的关注度不高、不够重视，对档案信息化建设人力、物力和资金的投入都不到位，并没有全面对档案管理工作进行信息化管理，造成档案信息化建设困境。同时，由于档案管理人员观念滞后、数字化与信息化概念混淆、缺乏自主创新意识，难以快速接受档案信息化建设需求，这就从主观上不利于档案管理信息化建设的推进。

（二）技术手段落后，复合型人才匮乏。从当下事业单位档案管理信息化建设情况来看，利用信息技术开展档案管理工作的事业单位不很多，在档案信息化建设方面存在技术手段滞后的问题，在信息网络技术的应用上还存在着诸多的缺陷，尤其是没有及时进行技术革新，限制了档案管理信息化建设的推进。档案管理人员综合素质要求较高，需要有档案管理与计算机信息技术综合知识储备，既熟悉档案管理实务，了解档案信息化建设需求，同时又具备软件信息系统开发技能。但目前此类人才比较稀缺，直接影响事业单位档案信息化程度与资源共享开发利用水平。

（三）安全防护不足，法规制度不健全。档案信息化建设需要软硬件基础设施的支撑，包括机房布设、网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备内容。但目前大部分事业单位档案信息化建设基础环境不理想，基础配置、办公条件较差，安全防护措施不到位，受到办公条件等限制，缺少一些必要的安全防护措施和监控设备，存在一定的档案数据安全隐患。同时，事业单位档案信息化建设缺少统一的标准和整体“一盘棋”的科学规划，相关法规制度不健全、不完善，没能从档案归档、档案保管、信息化建设、服务利用全流程入手构建档案信息化制度体系，制度执行力不强，致使档案信息化建设得不到有效保障。

（四）信息挖掘不足，服务利用不强。事业单位发展积累了海量的信息资源，数据存储已能达到EB和ZB 单位，实现信息资源深挖、最大化共享利用档案资源、贡献社会经济发展一直是档案信息化的出发点和落脚点。但是，由于数据的离散、多元、异构、数据关联性不强和数据的标准不同等导致数据整合、信息编研和综合开发利用上加大了难度，致使现阶段档案信息资源开发不足，信息成果展示利用落后，有针对性的网络便民增值服务没有实现，档案巨大的潜在信息价值未得到充分发挥。

二、提升事业单位档案管理信息化建设的对策

未来档案信息化朝着数字智能、安全可靠、绿色高效、以人为本的方向发展，档案馆建设也从仓储式档案馆向数字档案馆和智慧档案馆方向转型。面对新形势下的机遇和挑战，事业单位必须要把握以下几点关键对策，探索一条符合实际的档案管理信息化建设发展之路。

（一）健全档案信息化管理体系。为保障事业单位档案信息化建设顺利开展，应做到如下几点：一是单位主要领导和档案管理工作人员应树立档案信息化意识，高度重视档案信息化管理体系建设，建立档案信息化建设组织机构，加强对档案信息化建设工作的统筹协调，分工明确，责任到人。二是完善档案信息化建设的相关制度和工作机制，并结合事业单位的档案管理情况制定信息化管理体系的总体建设规划，分阶段、有重点地开展档案信息化工作，构建一个完整的档案管理信息体系才能够为档案管理各项工作的信息化发展提供保障，实现档案管理各个环节的信息化。三是制定科学合理的档案管理标准体系。严格按照国家相关标准来制定档案管理标准体系，规划档案信息化标准体系蓝图，为未来各类档案信息化平台对接、系统平台兼容和档案信息资源的共享共建打下基础。

（二）开发档案信息管理系统。开发档案信息管理系统是档案信息化建设工作的关键，是计算机技术与档案管理的融合。开发档案信息管理系统基础工作需要做到：数字化集成——纸质档案按照数字化标准进行档案数字化工作，将纸质档案变为格式统一的信息数据，或者是将电子文件按照一定标准进行归档；数据挖掘——运用大数据处理技术从海量档案信息数据中分析出有价值的信息数据，并在后期开发过程中加以利用；基础硬件建设——将档案信息化建设以项目形式推进，争取主管部门的政策支持和资金支持，完成网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统和终端及辅助设备等硬件环境建设，为档案信息系统开发奠定坚实基础。软件开发方面应构建“档案信息管理+应用服务”系统，现阶段的档案管理操作系统对文书档案文件管理较为成熟，事业单位对专业档案管理（例如CAD格式的工程图、GIS格式的地图等）应进行特殊需求定制局域网档案信息管理系统，以满足事业单位的发展需求。除此之外，还应建立连通外网的信息化服务平台，利用网页的形式来为社会公众提供资料信息查询、业务开展和成果展示服务，这样可便于档案目录查询、借阅申请、下载及管理，实现档案信息资源的高度共享。

（三）引进培养高层次档案信息化人才。事业单位档案管理人员的能力素质高低会直接影响事业单位档案信息化建设与资源共享，档案管理信息化建设对人才素质要求较高，既要求具备档案数据化、信息化的思维意识，还要求具有档案工作经验、熟悉档案业务流程并且掌握一定的人工智能数据挖掘技术和软件开发知识，能够科学地将档案业务与高效的软件开发融合，将档案数据用现代化人工智能技术进行深度挖掘，真正做到知识与服务的一体化开发利用。所以事业单位则需要通过高层次人才引进、学科带头人培养和专业人才团队建设等方式培养档案信息化人才，提升档案管理人才素质。档案信息管理人员也需要积极主动地参与学习培训和项目管理，优化自身的知识结合，能够熟练应用互联网、移动网络、云计算、移动智能终端和现代信息技术设备，满足档案信息化建设工作的技术需求，并依据事业单位的特点与自身的工作经验发挥出来，以此来实现事业单位档案信息资源的高效利用。

（四）建立“三位一体”的档案信息化安全防护体系。信息安全至关重要，档案信息化过程中必须筑牢“三位一体”的安全防护体系。一是强化物理防护。机房硬件与网络建设要按照我国相关标准并通过等保测评，配置性能稳定、内存量强大高端的计算机设备和监控安全识别系统，考虑增设涉密数据存储服务器和容灾备份服务器，安装“三合一”软件、杀毒软件，设置使用权限，运用加密技术对档案数据生成识别信息，有效防范操作失误、黑客破坏、电脑病毒入侵和人为破坏，保障档案资料的安全。二是强化技防。作为一个管理系统，实用性、安全性、稳定性是直接影响系统的运行效果和生命力的最重要因素，需在软件开发中设计安全保障系统，建立三员管理制度进行分级管理，使用防火墙、用户认证、数字签名和数据加密等技术。系统要通过信息系统安全等级保护三级以上的测评。三是强化人防。加强安全定期检查制度，及时排查各类安全隐患；加强委托服务过程中的保密安全审查，与提供信息系统开发升级、技术支持的第三方公司签订保密协议；做好应急预案和异地备份，提高数据容灾能力，全面系统地保障档案信息化全过程、全环节的安全、不泄密。

三、结语

综上所述，为加强档案管理的信息化建设应健全档案信息化管理体系，引入先进的信息技术手段改变传统工作模式；侧重档案业务管理和对外服务利用开发档案信息管理系统；通过引进、培训和团队建设，加强档案信息化人才培养；建立“物防、技防、人防”的档案信息化安全防护体系，从全方面、多角度保证档案管理信息化建设的质量和效率。