改善企业行政管理效率的策略分析

2021-11-24中国人民银行郑州培训学院汤鹏

办公室业务 2021年20期

文/中国人民银行郑州培训学院汤鹏

在新的市场环境下，企业需要仔细研究行政管理中存在的问题，并结合市场需求和发展进行规划，对其进行创新和优化。切实推动企业的现代化发展，对于企业战略目标的实现非常有利，并且具有深远的意义。

一、企业行政管理的相关内容

（一）发展规划。企业行政管理不仅是整个企业生产管理工作中的重要组成部分，也是直接指导整个企业生产市场健康、稳定发展运行的基础，规划管理工作前期的质量将会直接影响整个企业市场后续规划工作能否顺利开展。因此，企业的经营管理人员应充分利用自己目前所学的专业知识，结合企业的长期发展状况、发展模式特色以及当前新时期市场经济发展对企业提的新业务要求，从长远的战略角度考虑，制定一套健全、完善的日常工作管理计划。

（二）工作组织。企业行政管理部门遵循企业制定的计划，高效完成任务，所有的人员应该清楚自己的工作具体是什么，哪一个工作由谁来做，由哪一个组织进行任务分配。要保证企业行政管理的路径顺畅，使企业的生产经营等工作井井有条，自上而下地建立明确的权责关系，尽可能保证劳动力的有效使用。针对企业的特色选择符合自身的组织机构，建立适应本企业经营链路的行政管理机构，确保行政命令顺利发出与施行，保证行政管理效率提升的指标之一就是指令、提示可以尽可能快速、高质量地传递，流通过程要保持顺畅。

二、降低企业行政管理效率的因素

（一）员工专业素质较低。由于各种历史原因和企业发展转型期矛盾，企业缺乏有效的人才培养保障机制，导致人才队伍培养出现断层，新员工虽然专业理论知识扎实却往往缺乏相应的实践经验。资历较老的管理人员虽有专业技术但缺少创造力，限制企业在新发展时期的自主创新能力。此外，企业的管理机制不健全以及企业高层管理人员的政治思想落后，缺乏对员工的有效激励，导致企业员工的日常工作活动积极性不高。同时，企业不能定期组织中层员工进行职业教育管理培训，缺乏有效的市场竞争机制和绩效考核激励机制，导致大部分企业中层员工无法有效提升自身综合管理素质。大部分企业对于行政事务管理处于一种传统行政管理模式之下。缺乏积极进取心，缺少新的创新驱动意识和创业思维，这些都是阻碍我国企业深化行政体制创新的重大问题，需要认真审视对待。

（二）缺乏科学合理的行政管理机制。企业内部普遍存在企业员工职责岗位分工不明的突出问题，造成企业内部责任不清晰和管理工作混乱。从目前情况来看，在下属企业的内部行政事务管理工作中，重点依然主要放在企业办公室财务管理、后勤设备管理及企业档案管理等这些事情上面。同时，由于很多下属企业内部行政工作过度集中在一些事务性的行政活动当中，导致企业与政府部门之间没有真正建立一套科学的业务对接管理方案，导致企业与地方政府之间业务沟通往往出现诸多障碍，难以真正发挥企业内部行政事务管理的最大应用价值。

三、改善企业行政管理效率的策略

（一）深化服务理念。为企业基层单位员工提供优质服务，加强与企业内部各职能部门之间的沟通合作，构建有效连接企业基层单位和其他职能部门的沟通桥梁；对企业信访服务接待工作流程建设进行不断优化，并适当合理配置信访接待工作人员，及时组织妥善处理各类信访突发事件，最大化满足企业基层单位员工的日常工作生活需要，消除一切威胁企业安全的风险因素。与此同时，由于管理工作较为繁杂，因而要求办公室其他工作人员在组织处理各项工作的过程中，严谨做好各项管理工作，勇于付出，不怕辛苦，在严格遵循原则和遵守纪律的基本前提下，约束并严格规范其他工作人员行为。求真务实态度是我们做好上级行政事务管理工作的重要先决条件，行政工作人员应时刻端正自身的工作态度，牢记自身必须肩负的社会责任，尽量避免自身工作出现错误。

（二）建立信息系统。互联网技术、计算机技术等进入企业并发挥了越来越重要的作用，可以借助计算机技术以及互联网技术等现代化技术建立行政管理决策信息系统，降低人为参与的比重，重点围绕营销、企业财务、人力资源、物资采购等方面，建立完善的行政管理信息系统。这样不仅能够将管理流程透明化、流程化，降低人为因素产生的负面影响，同时也能够提高行政管理的科学性和规范性。此外，在日常行政活动中，可以借助信息化技术来实现高效化管理，如视频会议、电子图书馆、线上活动等。采取现代化的企业行政决策管理干预方式，强化企业基层行政决策管理工作。企业应充分运用互联网信息技术和企业信息管理技术等手段辅助企业行政决策管理工作综合开展，利用企业行政决策管理干预系统，确保企业的行政决策工作得以执行。

（三）提升人员综合素质。行政事务管理工作对专业人才的培养要求非常高，很多大型企业和部门领导没正确认识和做到这一点，导致一些企业的日常行政事务管理不仅工作效率低，而且屡屡出现失误。所以，企业在进行公共行政部门管理人员职位选择时，要首先采取一定的选择策略。在企业行政事务管理人员实际办事方式风格上，仍然有待较大改进，应尽量将其在企业日常行政事务管理中的实质性业务内容充分展现出来。此外，在加强行政法规管理人员自身职业道德素质修养方面，仍待进一步加强。行政服务管理相关部门工作人员需切实具备良好的行政服务责任意识，正确服务定位。行政事务管理工作本质上即服务各个部门，日常管理工作主要是为了维系各服务部门之间良好的关系。因此，要将这种服务意识深深植入各项工作的服务意识中，明确服务职责，提升单位工作效率。与此同时，要充分加强行政机关工作人员之间相互协作精神，保证相关企业的服务质量。

（四）做好创新工作。首先，我国中小企业的行政管理理论过于传统和落后，对于行政事务管理理论技术的创新，我们必须积极探索学习，引进国外先进的中小企业行政事务管理理论、技术，充分借鉴国外先进的管理实践经验。其次，企业的行政事务管理模式非常重要，如果没有创新的行政事务管理模式作为理论依据和技术引导，可能无法真正实现企业、政府行政事务管理的不断创新。我们必须结合先进的行政管理理论技术和行政管理实践经验以及当前企业行政事务管理的主要发展现状和行业发展趋势需求，构建一套具有国际创新性的企业行政管理模式，对技术进行不断改进、完善和创新，使之更好适应新时期的经济发展。