做好高校机要文件管理工作的思考

文/山东交通学院 姚云宾；山东青年政治学院 徐盛

机要文件是高校传达贯彻党和国家的方针政策、部署学校各项工作的重要依据，如果因管理不慎造成机要文件丢失或涉密信息泄露，将会使国家安全和利益遭受损害。对高校而言，做好机要文件管理工作，确保机要文件安全高效流转，有利于发挥机要文件的指导作用，提高学校工作效率，对各项工作的顺利开展具有十分重要的意义。在新的历史条件下，如何进一步加强高校机要文件的管理是值得深入研究、探讨、总结及不断改进的问题。笔者立足所在的工作岗位，结合所在高校的实际情况，谈一下进一步加强机要文件管理的思路。

一、对党忠诚、履职尽责是做好工作的基础

高校收到的机要文件来自很多个发文机关，既有来自党中央、国务院的文件，又有省委、省政府的文件，还有省直主管部门文件等。机要干部每天首先要对收到的机要文件规范有序地登记、编号、分类、整理，然后按照文件密级、传达范围、轻重缓急程度快速流转，对领导批示意见第一时间传达到相关部门，最后传阅或办理完成后将文件整理归档或清退。看似简单，但所有环节环环相扣，容不得丝毫懈怠。对党忠诚是对机要干部的根本要求，是做好机要文件管理工作的根本出发点。对机要文件管理工作履职尽责确保党和国家秘密的安全，就是对党绝对忠诚的直接体现。作为一名机要干部，应该以机要工作为荣，干一行、爱一行、钻一行，努力成为机要文件管理的行家里手、党的保密事业的忠诚卫士。

从近几年的情况看，高校每年接收的机要文件达几千份之多，机要干部每天面对大量文件、资料，每一份文件的常规流转过程都需要经过签收、登记、呈批和传阅、清退、销毁或归档等多个环节，如果没有强烈的责任意识，很容易在工作中出现失误，一个很小的失误可能影响国家秘密的安全，给相关保密工作带来很大的被动。因此，机要干部不仅要有坚定的理想信念，还要时刻保持如履薄冰的警醒意识和高度的责任意识，要从大局出发，脚踏实地、精益求精、恪尽职守，把工作做细做实，在服务学校发展的大局中，当一颗让领导放心的“螺丝钉”。

二、建章立制且重在落实是做好工作的保障

工作制度是行动的准则，机要文件管理工作的每一个环节都需要行之有效的管理制度约束。制度要做到规范化、标准化、精细化，有利于机要文件管理人员遵照制度和程序落实工作要求，避免文件管理过程中出现差错。新时期，高校需要根据上级部门的保密要求并结合工作实际，进一步建立完善的机要文件管理规章制度。通过建章立制，做到文件传阅办理规范、借阅规范、存放规范等，把工作落实到文件处理时涉及的各个环节上，使各项工作责任明确，规范有序，安全保密。具体来说，要建立健全以下制度：

（一）签收和登记制度。笔者所在高校的机要文件主要来自以下三种途径：一是上级部门通过邮局机要方式传递来的机要文件；二是机要干部从省委省政府和教育厅（教育工委）领取的机要文件；三是通过政务专网或其他收文平台收到的机要文件。文件签收时应该认真检查确认密封条完好无损，无启封痕迹，然后认真核对投递通知单上的文件数量、机要号码与实际收到的文件是否相符，确认无误后方能进行签收。签收完毕后，在收文登记表中详细记录发文单位、收文时间、文件标题、编号、份数、密级及紧急程度等相关信息。

（二）传阅、办理制度。文件传办要严格按照上级规定范围进行，并严格履行登记、签收手续，做到准确无误。横传容易造成文件丢失的情况，所以机要文件在传阅过程中严禁横传。

（三）借阅制度。借阅文件要严格履行文件借阅手续，对借阅的涉密文件不得私自摘抄或复印，不允许转借。

（四）复印制度。特殊情况需要对文件复印的，要经上级保密部门同意，单位主管领导批准，复制的文件要登记并严格控制发放范围和份数，并视同正式文件予以管理。

（五）清退、销毁以及归档制度。机要干部需要定期对文件进行清点、整理，根据上级部门相关要求，及时清退；不需要清退的文件，每年定期转交学校档案馆存档。对于不需要清退，且无保存价值的内部刊物、资料等经清点登记后交由保密局销毁中心进行统一销毁，并对销毁记录长期保存备查。

机要干部要率先垂范，严格执行机要文件管理相关制度，工作中不因事急而盲目打乱办理程序，不因人情而随意降低保密标准，通过制度约束事半功倍地促进机要文件管理工作顺利开展。

三、严格程序、灵活处理是高效运转的关键

为了提高文件流转效率，使机要文件中的精神以最快的速度贯彻落实，需要机要干部不断创新工作方式，积极探索文件处理规律，按照“严格程序、灵活处理”的原则，做到以下四点：一是合理分类。文件经办公室主任提出拟办意见后，将供学校领导“阅批”和“阅悉”的文件，按轻重缓急程度，分类放入不同颜色的文件夹。对于不是很着急的文件放入蓝色文件夹，对于需急办的文件一般放入红色文件夹，标注“急办”标识，并放置在所有文件夹的最上面，这样领导批阅文件时，能第一时间对紧急文件进行阅批。二是按顺序传阅。文件传阅是文件精神上传下达的重要一步，领导批示是领导部署工作、安排任务、下达指示的重要载体，是领导意志的集中体现，同领导讲话一样具有较强的政治思想性和业务指导性，所以无论需要“阅悉”还是需要“阅批”的文件，一般均应按照职务从高到低，即按照先传给学校主要领导、再传给学校其他领导、最后传给相关部门的顺序送签。三是急件急办、灵活处理。对于紧急的文件要合理安排传阅者的先后顺序，以不耽误公文的有效性为前提，灵活处理。对一些由机要干部去发文机关“特提”的电报或绝密件、机密件，应随到随传，当面呈给学校领导阅示。如果需要相关业务部门学习或办理的急件，则需要通知部门负责人来机要室阅文，保证机要文件时刻处在掌控之中。对于文件份数少、传阅领导多、需多部门协同办理且需要阅办完成后尽快退回发文机关的文件，在征求领导同意后可采取先办理、后传阅，先主办、后协办的方式处理，以便及时发挥机要文件的时效性，使文件精神第一时间得到贯彻执行。四是及时传达和反馈。在文件传阅过程中，对领导交代的相关事项要及时传达给相关部门，对需要由机要干部落实的事项要及时办理并向领导反馈办理结果，切实做到“件件有回音，事事有着落”。

文件流转过程中，有几个需要注意的问题：一是要注意经常核对阅文登记本，确保准确掌控文件流转过程；二是收回涉密文件时要仔细检查清点，检查有没有缺页漏页，钉子有没有被撬开复印的痕迹；三是及时催阅与催退，既能提高文件流转效率，又能避免发生文件因长时间放在其他部门而丢失的现象；四是严格按照阅文规定，控制阅文范围。

四、强化服务、精细管理是做好工作的有力支撑

机要文件管理程序繁琐，环节复杂，所以在工作过程中培养自我的主动服务意识，不断提高服务水平，显得非常重要。为领导服务、为部门服务、为基层服务，要竭尽所能将文件流转过程中的每一个细节处理好。“四勤”工作法对机要干部强化主动服务意识，提升服务水平非常适用。一是“脑勤”。要熟悉领导每日的工作安排和阅文规律，合理安排送文和收文时间，一般在领导到达办公室前把文件放在办公桌上，在领导下班前尽快把文件收回，尽量少打扰领导的工作思路；另外还要时刻牢记各位校领导工作分工、分管部门和所联系的院部，便于协助领导对文件进行精准批转。二是“手勤”。坚持把文件根据轻重缓急程度分类放置，以便领导在阅文时首先对重要文件进行批示。对文件流转过程中的特殊情况随时动手记录，及时总结经验教训，不断改进工作方法。三是“腿勤”。对文件要坚持做到每日三到四次传阅，对于紧急文件在传办过程中要见缝插针地传阅，哪个领导有空就先给哪个领导阅示，尽量缩短流转时间。有些看似与学校工作关系不大的文件可能恰恰是领导急切关注的文件，所以不能积压文件，要根据办公室主任批示意见，及时传阅。四是“嘴勤”。为了协助领导更精确地签署批办意见，需要牢记文件要求，在领导签署意见时及时给予提醒。有些需要指定相关部门落实的文件，由于领导看文件比较仓促，当作阅知文件，只签署阅文时间，未写批示，要提醒校领导写出批示，及时传给相关部门办理；在给相关部门传文件时，要把文件时限要求明确告知部门领导，以便合理安排办理时间。

机要文件管理工作的每一个细节，都体现着服务水平和质量。在信息高速发展的新形势下，机要文件管理工作比以前情况更复杂、要求更细致。机要干部需要认清形势，解放思想，更新观念，不断加强对政策法规和业务知识的学习，提升自己的综合素养和业务技能，以强烈的责任意识和精益求精的工作态度做好机要文件的管理工作，使机要文件管理工作在高校又好又快发展中发挥积极作用。

五、结语

鉴于不同高校之间的差异性和多样性，机要干部在机要文件管理的具体操作中，需要结合本校的相关制度规定和领导的工作要求，对具体问题进行具体分析，不断从日常的工作中积累经验，以精益求精的细节管理理念不断改进机要文件管理方式和工作方法，求真务实地做好机要文件管理工作，提升办公室的良好形象，促进高校办公室各项工作协调有序开展。