关于企业合同审核和管理的建议关键要点

2021-11-24黄凯

商品与质量 2021年15期

黄凯

中国交通建设股份有限公司总承包经营分公司北京 100088

从总体结构来分析，做好企业合同审核管理工作，必须重视健全企业内控环境管理体系，加强对合同管理每一环节的控制，构建完善的合同管理信息系统，做好合同履约监督管理工作，健全合同管理考核机制。本文将举例分析企业合同管理现存问题，系统论述问题诱因，并综合探讨解决对策。

1 企业合同管理现存问题

1.1 合同办理工作效率偏低

虽然当代企业均针对合同管理工作制定了较为完备的制度体系，却在合同执行管理过程中依然因为种种原因而滋生各种问题，合同办理工作效率低下就是常见问题之一。举例而言，A企业规定对于存在对外经济交易的业务均需要签订书面合同，合同支付款在两万元以上的需要经过财务总监和企业总经理审批后再办理招标，同时，需要总会计师审批后做好财务挂账工作。支付款在五万元以上的合同需要多个部门进行审核与会签，经部门主管和企业法人审批后方能盖合同章。这样的审批流程看似严格，在执行过程中却存在不容小觑的时效问题，据调查了解，大多数合同从立项到完成签订至少一个月，如果合同内容相对复杂，则需要两个多月的时间。如果遇到管理人员出差、休年假，则需要更多时间。完成合同签订作业需要多个管理人员多次审核，批准过程中要多部门进行配合，很难在短时间内完成合同签订工作，在此期间，也很容易导致企业丧失大量的合作发展机会。其次，A企业在日常运营中有时会选择先办事然后再签订合同的方式，或者签订口头合同，对方作为甲方也履行了义务，而作为乙方的A企业却因为合同制度规定必须提供书面合同方能支付合同款或者交货，这样很容易诱发纠纷。虽然当前法律也认可提供录音和聊天记录的口头合同，但是因为口头合同未经过合法审批，存在多种漏洞，与企业合同制度相悖，对合作双方均有较大的危害性。A企业在办理和执行合同的过程中，有时因为迫于紧急的生产任务，物资部门尚未妥当安排完善的采购计划，合同管理人员没有充足的时间起草合同文本、办理合同内控流程，采购管理人员会在长期合作供应商中任意选一家先满足供货需求，等交付产品之后，才要求合同管理人员完成合同相关内控事项并支付合同款。而在办理合同内控流程的过程中，时常无法准确核实业务进展状况，只是按照正常的合同予以审核，致使合同对象未经招标、合同价格远高于市场价格，合同管理人员也会按照已供货供应商的交货期和货品参数作为物资招标条件来补充完善内控流程，这样必然影响企业的招标管理质量，不仅额外增加了企业成本，而且严重损害合同相关管理制度的执行效力、违反招标组织的法律法规要求。

1.2 存在严重的拆分现象

目前有不少企业在办理和签订合同中会对合同条文进行拆分，这在一定程度上能确保合同内容清晰，却也会影响合同执行效果。A企业2018年年末法务部门统计本年度的采购合同共计652份，30万元以上的采购合同有84份，可是企业物资管理部门所统计的30万以下的采购合同并非568份，而是1287份。物资管理部门所办理的合同数量远比法务部门办理的合同数量多，这说明A企业多个部门在办理30万元以上的合同时，为了规避更为严格细致的审批流程，采取将30万元以上的合同拆分成了两份或者更多的30万元以下的合同。此外，因为A企业对于2000元以下的项目，原本无须办理严格的合同签订手续，因而，部分合同管理人员将一份合同拆分成了多份2000元以下的合同，而这些合同并未被统计。这样拆分合同不仅严重影响合同的执行效果，破坏了合同办理签订流程，而且给部分工作人员带来以权谋私的机会，他们会利用这些漏洞建立潜规则、获取不当收入。

1.3 合同履约监督工作不到位

不少企业在签订合同之后只等最后的结果，并未全方位监督合同的履约进度，A企业也存在这种问题。A企业在签订合同后，会给法务部门、财务部门与业务部门各留一份书面合同原件，由各部门的合同管理人员负责保管与存档。合同的履约监督工作由业务部门负责，企业尚未制定合同履约管理报告制度，法务部门和财务部门并不能及时了解合同履约状况。虽然A企业也规定业务部门要将合同进展状况告知法务部门，却并没有全面履行合同监控制度。大多数合同履行结果是由企业年末的合同管理检查工作进行了解，而业务部门对合同履约动态的监控也不是非常全面，合同文件有合同管理人员保管，合同款支付由财务部门完成，货品交接是项目经理负责，采购部门负责货物采办，在各自分工中，几乎很少再去核对合同条款，这样难免会导致合同在履约期间出现问题。

1.4 合同纠纷处理不当

当A企业与合作方出现纠纷后，业务部门会依据合同内容和对方进行协调，如果无法解决，就由业务部门申请办理合同纠纷处理报告，经业务主管和副总裁审批后提交给法务部，法务部门在组织业务部门开展调查和收集相关证据和资料后，由业务主管负责纠纷处理，或者从律师事务所聘请律师来协助解决。在A企业合同管理工作中，出现的合同纠纷大多是在本企业交接货物后，对方未按照合同内容约定支付合同款，而业务部门合同管理人员也为了挽留客户资源或者产期合作的情面不急于让对方按期付款，进而没有追究对方违约责任的诉求。当对方坚持不予付款或者带货潜逃后，业务部门才迫于形势压力申请办理合同纠纷处理报告，此时却因为过了最佳时间，或者相关证据不足，导致法务部门很难挽回公司损失。

2 企业合同管理问题诱因

2.1 企业内控环境须待完善

导致企业合同管理工作出现各种问题的原因是多方面的，企业内控环境须待优化，管理结构设置不合理是重要原因之一。在A企业内部，企业文化环境较为凝重，不利于调动各部门员工的工作积极性，非业务部门的合同管理人员的工作态度较为被动，时常按部就班，存在不仔细审核合同内容的情况。其次，在信息时代，企业没有构建合同信息管理系统，无法为合同信息沟通和履约监督工作提供技术支持。再次，企业未将合同管理工作和本企业发展战略相融合，导致合同管理模式之后，无法适应企业发展需求。另外，企业未针对合同管理人员进行常规的专业培训，导致合同管理团队素质整体偏低。

2.2 合同管理业务环节控制力度不足

一份合同从签订到全部完成需要多个环节，各环节息息相关，密切衔接，加强各环节的控制力度方能确保合同的顺利完成。可实际上，A企业合同管理业务环节控制并不严格，很容易诱发各种问题，如产品技术要求变更、进度款支付纠纷、供应产品技术缺陷或质量问题、原材料到货延迟、货物包装不良等，均可能导致与供应链上下游各方发生合同纠纷。

2.3 合同评价考核管理体系须待健全

部分企业合同评价考核管理体系并不健全，无论是针对各部门合同管理的考核评价，还是具体到合同管理人员个人，这一问题主要体现在四个方面：第一，战略目标分解不够层级化。A企业在制定合同管理绩效考核指标的过程中割裂了企业战略绩效、部门绩效与员工绩效的关系，未紧密结合企业长远性发展战略，所制定的业绩考核指标大多指具备短期性和局部性，没有长远性指标，未体现出企业发展战略设置权重，不利于实现企业合同管理战略目标。第二，合同评价考核指标体系须待不健全。A企业当前所使用的合同评价考核方法内部流程不够细致，缺乏与企业改革发展相关的指标。在企业管理战略分解之后，企业在部门层面的合同评价考核指标设计中更为注重财务效益与成本指标，忽视了内部流程指标建设，未建立完善的合同履约监督指标，这样会在很大程度上导致公司员工更加重视加强经济收益，而忽视了各部门的合同管理流程建设，不重视监督合同履约状况。第三，合同评价考核目标缺乏明确性。A企业目前所制定的合同考核目标不够明晰，各部门所制定的合同管理评价考核指标缺乏关联性，目标并不一致，未能充分体现本企业整体发展战略与法律执行力。此外，公司对于合同管理人员通常只进行模糊的态度考核，查看其经手合同内容的完整与否，显然，这样的考核目标并不明确，缺乏统一的战略指导与规划，不利于增加企业的整体凝聚力与合同执行力。第四，考核结果接受度低。A企业内部合同管理人员对于合同评价考核结果处于被动管理状态，考核结果也缺乏客观性、真实性，主要是由领导进行主观意愿判定，当前所使用的考核指标体系也并不具备全面性和规范性。其次，企业考核管理层也不重视与被考核部门以及员工的沟通，未深入了解员工的实际工作情况，尤其是工作态度和心理。

3 关于企业合同审核与管理工作要点

3.1 健全企业内控环境管理体系

健全企业内控环境管理体系，理应从企业文化、运营管理、技术创新与知识资源四个维度着手，构建企业合同管控指标体系。企业文化是企业在长期经营发展过程中所形成的，应根据企业实际需求塑造核心价值观，制定执业标准，树立形象使命，增强团队协作能力和员工对本企业文化的认同度。企业在经营管理工作中，应重视改善经营战略，优化组织结构与财务管理机制，完善合同管理模式，提升人力资源管理战略，为本企业培养高素质合同管理团队，保持良好的人才资源竞争实力。在技术创新领域，应研发更完善的合同管理信息系统，大力开发先进的软件，合理配置研发经费，加强技术合作，充分利用科研成果。在知识资源领域，应充分发挥无形资产、智力资源和信息资源的价值。

3.2 加强对合同管理每一环节的控制

企业应重视加强对合同立项、审批、签订、履约等各项环节的有效控制，同时，要做好合同对方的资信调查工作，严格审核企业采购项目与销售项目，做好招标管理工作，确保合同谈判的规范性，简化合同审批流程，在确保审核质量的前提下尽量节约时间成本，努力提高合同审批工作的时效性。

3.3 构建完善的合同管理信息系统

在信息时代与市场经济背景下，企业应充分借助先进的信息技术构建合同管理信息系统，设置合同服务管理咨询平台，在合同管理信息系统中融合产品生产与研发、原料采购、项目销售、交付与售后服务管理分支系统，以此完善合同管理信息系统功能。同时，应全面启用合同服务管理咨询平台，及时做好合同信息沟通工作。

3.4 做好合同履约监督管理工作

当书面合同完成签订后，应及时录入台账，做好保存归档工作，同时，要重视优化合同台账管理功能，运用台账来存储、查询和监测合同履约状况，及时将合同履约进度报送给企业相关部门以便于及时发现问题，促进合同信息共享，尽量消除潜在的纠纷问题。

3.5 健全合同管理评价考核机制

健全企业合同管理评价考核机制，必须构建完善的评价考核体系，确保评价指标的客观、科学、独立和合法，遵循企业发展与市场经济规律，在评价工作中还应结合各部门工作内容与特征制定科学的评价指标。同时，要将评价指标细化到员工职业技能、心理素质、工作态度等各个方面。其次，合同管理考核评价指标必须明确、具体、细致，具有可操作的价值，能被全体员工所接受，与此同时，要兼顾在评价过程中，评价指标是否具有相应的实行条件。导向性原则要求体现出本组织考核评价指标的导向性，通过量化指标来判断企业、各部门与员工绩效是否符合标准要求，能否持续提升绩效。其次，企业合同考核评价结果应能够提高导向性信息，简而言之，企业应根据合同考核评价结果总结原因，分析问题，制定同步提高员工绩效、组织总绩效与合同管理水平的有效策略。另外，在构建整个合同管理评价考核体系的过程中应注意促进企业组织战略绩效、各部门绩效与员工个人业绩的有机融合，结合企业长远性发展战略，制定长远性考核指标，充分体现企业的发展战略设置权重，以便于辅助本企业实现战略目标，依法维护企业合法权益。