关于做好办公室文秘综合管理工作的思考

王艺恺

陕西电器研究所 陕西西安 710000

办公室文秘工作人员需要做好领导的参谋和助手，必须具备良好的心理素质、高水平的专业能力、组织协调能力以及高尚的道德情操等，这样才能熟练高效地完成上级领导布置的工作，提高办公室部门的形象和竞争力，从而促进企业的健康运转和发展。

1 分析现阶段综合办公室文秘工作中存在的问题

1.1 难以抓住工作重点，组织协调能力较差

办公室文秘工作琐碎的事情较多，经常要处理各种纷繁复杂的事务，工作负担比较重，所以使文秘人员经常抓不住工作重点，不能有效地解决一些棘手的问题，组织协调能力较差，造成文秘人员的工作质量较差，工作效率较低，不能起到良好的参谋助手作用，使上级领导对文秘人员的工作能力提出质疑和不满，不利于文秘人员的工作发展。

1.2 文秘人员的专业知识水平和技能较差，难以满足工作要求

当前，企业为了自身的健康可持续发展，对办公室文秘工作的要求越来越高，而有些文秘人员的专业知识水平和技能难以满足工作要求，有些企业并没有对文秘人员进行定期的工作培训，使员工的视野和工作思路较窄，而且文秘人员也没有主动更新知识和技能的意识，使文秘人员最基本的文字写作水平较差，并且也不够了解企业和行业的发展情况，实践管理能力水平较差，缺乏创新性和前瞻性的眼光，所以不能给领导提出具有建设性的意见，使办公室文秘工作的完成质量与领导的要求存在差距。

1.3 部分文秘人员的法律和道德素质较差，导致出现违规违法行为

现阶段，在办公室工作的部分文秘人员的法律和道德素质较差，没要培养认真负责的工作态度，没有树立严谨踏实的工作作风，使这些文秘人员对待领导布置的工作任务缺乏深入的思考，比较敷衍了事，临时应付问题比较严重，从而使文秘人员的工作质量较差。另外，还有一些文秘人员为了个人的利益，而做出一些违反企业规定甚至法律的行为，例如，报送的信息滞后，不够准确等，这些故意的违规违法行为会阻碍企业的发展。

2 对于现阶段办公室文秘工作中存在的问题的解决措施

2.1 提高办公室文秘人员的服务意识

办公室文秘在工作中经常处于一个枢纽位置，所以文秘在工作中要逐渐明白自身的工作核心价值和内容，同时也就会发现自身对于服务意识的需要，只有增强文秘在工作中的服务意识，才会使得综合办公室与其他部门之间的工作关系更紧密。在文秘的工作过程中，首先要注意的是服务性质的转变，从过去的被动要求服务转化为自身出发的主动进行服务，对于办公室所面临的困难和问题提早发现，尽快处理。办公室文秘的工作是具有一定的特殊性和突发性的，因为文秘的工作不是尽早安排妥当的，所以文秘在工作时要做到胸有成竹，对工作有十分的把握并且有良好的控制能力。办公室所要处理的部门事物大多繁杂，所以文秘必须转变自身的服务方向，将自己的最大能力发挥在工作之中，不仅要把握工作中的细节问题，还要对办公室工作的大方向有良好的掌控，也只有这样才能使得办公室的工作更加顺利有效。

2.2 办公室文秘人员需要提高自身的工作效率

办公室的大多数工作都是在进行上下级工作内容的传达汇报，对于办公室工作效率的研究就需要从传达汇报的效率开始。办公室的工作效率会对单位的其他部门造成一定的影响，只有办公室的工作顺利展开进行，其他部门才可以有更多的效率提升空间。所以首先就要从办公室自身的工作效率开始进行提高，这样就需要加强对于文秘的工作管理，提高文秘的工作效率，不能出现细节问题，努力加快文秘的办事效率。在其他方面还要注意办公室与公司其他部门的工作联系是通过文秘作为枢纽进行的，所以对于文秘的传达工作要进行严格的监督和审核，达到一致到位的工作效果。在办公室的信息整理工作中，文秘的工作职能一样不容忽视，对于信息的检索和内容整理都需要文秘来进行，较大的工作量在某些情况下就可能导致其工作效率降低，所以必须找到有效的解决办法来提高文秘工作人员的自身工作效率。

2.3 全面提升办公室文秘工作人员的业务素质

办公室工作的具体工作就是办文和办事，一是提高写作水平。文秘工作是一个具有办公室工作重要功能和价值的地方，也是一个展示公司形象，体现公司品质的重要平台。为此，它是一般管理人员必须具备的基本能力。二是强化高等教育。因为学习总是被认为是枯燥无聊的，经常是因为工作很忙，没有时间，导致学习成为一种负担或成为一种工作压力。俗话说:“刀不磨就会生锈，人不学就会落后。”要克服没有时间学习的惯性思想，积极培养学习意识，加大对国家各项政策、法律、法规的学习力度，以学习型员工的身份竞争，使学习成为一种习惯。

2.4 办公室文秘工作人员的作风需要整顿

办公室在工作中需要有极其严格的制度来进行纪律管理，对于办公室内部的工作人员来说，严格的按照规章制度进行工作才不会出现工作上的失误，这样严于律己的作风就会带动单位其他部门的工作效率。从另一个方面来说，办公室所要开展的工作必须有一个严格的章程，文秘在工作中掌握巨大的信息量，良好的工作作风才能保证公司企业的信息不被泄漏。在文秘的工作中，还需要文秘有良好的服务态度，如果不对文秘的日常工作行为进行规范化管理，就很难增强其在工作中的服务程度。

3 结语

从整个办公室的工作来说，上传下达的工作任务，繁琐复杂的信息处理等都需要用到关键性的文秘工作人员，所以文秘工作人员要不断加强自身的职业技能训练，提升自身的职业素养，在工作中细致认真，总结失误发现自身缺点进行改正，通过点滴积累让自身的工作效率不断提高，从而带动整个办公室的工作效率，更好地为领导及部门服务。