新形势下做好科研财务助理工作的思考

闫秀杰（中国地震局地球物理研究所 北京 100081）

一、引言

2016年7月，为贯彻落实中央关于深化改革创新、形成充满活力的科技管理和运行机制要求，进一步完善中央财政科研项目资金管理，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发［2016］50号），提出通过创新服务方式，让科研人员潜心从事科学研究，要求项目承担单位建立健全科研财务助理制度，为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务，所需费用可由项目承担单位根据情况通过科研项目资金等渠道解决。2020年5月，科技部、教育部、人力资源社会保障部、财政部、中国科学院、自然科学基金委联合发布《关于鼓励科研项目开发科研助理岗位吸纳高校毕业生就业的通知》（国科发资［2020］132号），要求项目承担单位创新工作机制，采取包括签订服务协议等多种方式，选聘高校毕业生从事科研项目辅助研究、实验（工程）设施运行维护和实验技术、科技成果转移转化以及学术助理和财务助理等工作。在促进高校毕业生就业的同时，深化科技管理体制改革，构建与国家科技计划实施相匹配的专业科技支撑队伍。随着一系列政策的出台落实，科研财务助理队伍将不断发展壮大，迫切需要加以规范和引导，以实现对国家科技创新体系的专业化辅助支撑。

二、科研财务助理工作现状

科研财务助理制度出台后，在科技部门的大力推行下，国家重大科技项目基本在立项阶段就设立了科研财务助理岗位。科研财务助理根据项目负责人的安排参与项目立项阶段的预算编制，执行阶段的预算控制与调剂、经费拨付与支出报销、年度预算执行报告编报，综合绩效评价阶段的结题审计、评价材料准备，以及项目研发过程中资料档案的收集整理、各类会议的组织与服务保障等工作。在项目各参与单位之间、科研人员与内部管理部门之间建立桥梁和纽带，分担事务性工作，获得了项目团队的认可。

在相关政策出台初期，科研财务助理主要由项目组内的在职人员、退休返聘人员或在读研究生兼职承担。近年来，随着劳务派遣用工形式的引入，一些科研任务重、事务性工作多、人手相对不足的项目团队开始尝试聘用劳务派遣人员专职担任科研财务助理，或者由几个规模稍小的项目团队联合聘用劳务派遣人员担任科研财务助理。由于劳务派遣人员不占单位用人指标、机制灵活，又有相应的项目经费支持，已经成为科研财务助理队伍的重要新生力量。

科研财务助理为项目团队提供的科研辅助服务工作对项目团队起到了支撑作用，但是从专业管理机构以及单位内部的监督检查工作中不断暴露出来的项目资金到位与拨付、会计核算与资金使用、预算执行与调整方面的问题，也反映出现阶段科研财务助理整体服务能力和水平距离专业化服务的目标存在较大差距。

三、科研财务助理工作存在的不足

通过对相关问题的调研与分析，本文认为项目承担单位的监管、项目负责人的责任意识和科研财务助理的胜任能力三个方面是影响科研财务助理工作效果的关键因素，找到其中存在的不足，可以为科研财务助理工作的改进提供有益借鉴。

（一）项目承担单位管理缺位。承担国家科技项目较多的大学、科研院所和大型国企，内部控制环境较好，有牵头责任部门参与日常管理并定期组织相关业务培训，科研财务助理队伍稳定、服务效果总体较好。较少或首次承担国家科技项目的中小型企业以及内控环境薄弱的事业单位在科研财务助理工作相关的内部机制、激励措施、服务协议签订、项目组间协调以及助理人员信息管理等方面管理缺位，导致科研财务助理队伍专业能力、服务能力普遍偏弱。（1）管理机制不健全。一些项目承担单位尚未建立与科研财务助理工作密切相关的选聘、岗位职责、培训考核与激励等管理机制，科研财务助理完全由项目负责人进行日常管理，没有归口管理部门牵头组织对项目负责人进行相关政策宣传、对科研财务助理实施有效监管，或者虽然出台了相关制度但未得到有效执行，管理部门对科研项目相关政策的把握能力不足，对科研财务助理缺乏有效的组织与引导。（2）福利负效应。有些项目承担单位将科研财务助理作为解决或照顾职工家属就业的首选岗位，造成财务助理政策水平和专业水平不足、参与实际工作的意愿不强、服务能力差，限制了单位科研财务助理服务总体水平的提升。（3）服务协议签订不规范。项目组与劳务派遣身份助理签订的服务协议内容不完整、权利与义务不明确，与在职、退休返聘或在读研究生身份的助理不签服务协议，仅凭口头约定，缺乏对科研财务助理进行日常管理和考核评价的依据。（4）项目组各自为政。助理人员有在职、退休返聘、在读研究生和劳务派遣等多种身份，服务方式也分专职和兼职，管理部门不能根据现实情况实施统筹协调与指导，项目组各自为政。不同项目组科研财务助理的服务质量和效率参差不齐，薪酬差距悬殊。（5）底数不清。管理部门不了解科研人员对助理岗位的实际需求，不掌握在聘科研财务助理的存量和变动信息，无法有效控制人员规模，无法为科研人员提供优质的科研财务助理，更不能有针对性地开展岗前与后续业务培训、日常监管及考核评价工作。

（二）项目负责人责任意识淡薄。项目负责人在规则意识、监管责任、经费与任务协调、助理人员的稳定与发展等方面的责任意识淡薄，不仅会影响项目经费管理和使用的规范性，还会在一定程度上制约科研财务助理的成长进步。（1）规则意识不强。一些项目负责人规则意识不强，对国家、上级部门和本单位出台的制度存在抵触情绪，认为制度约束带来诸多不便，不愿意主动了解并带头执行相关制度，从而对科研财务助理依规办事存在消极影响。（2）监管责任缺失。有的项目负责人不清楚自身在经费使用方面的主体责任，片面地认为按要求设立了科研财务助理岗位，经费开支有单位财务部门审核把关，自己无需投入过多精力。当经费拨付和使用方面出现问题时不积极协调解决，对科研财务助理的日常工作疏于监管，增加了项目资金的风险隐患。（3）预算执行与研发工作脱节。有的项目负责人认为科研财务助理不必了解项目研发目标和实施进展情况，只需服从安排完成请款报销和一些日常服务即可，导致科研财务助理工作盲目、被动，无法合理判断经费开支与任务的相关性，没有条件归集项目研发过程中与经费支出相关的、特别是重大支出决策过程的佐证材料，不能尽早发现超预算情况从而及时办理预算调整审批手续。（4）助理岗位人员不稳定。有的项目负责人随意指定项目组内或组外人员经手办理项目支出报销手续，甚至在关键的阶段检查和结题验收环节，才临时指派一名工作人员作为科研财务助理应付现场工作，由于不了解项目经费的批复和使用情况，临时助理无法进行有效沟通，严重影响现场工作成效。在助理人员岗位发生变动时，不组织办理交接工作，造成项目过程性资料遗失或损毁，对后续工作造成不利影响。（5）不关注科研财务助理的发展。年轻的科研财务助理、特别是劳务派遣身份的助理更关注自身的职业发展空间和薪酬水平，他们渴望良好的工作和职业发展环境，愿意在服务项目的同时实现个人发展目标。然而，项目负责人普遍只关心眼前的服务，不关注科研财务助理的职业发展，也极少鼓励科研财务助理有计划地提升服务技能，导致科研财务助理的归属感和发展动力总体不足。

（三）科研财务助理胜任能力不足。（1）政策水平低。有的科研财务助理不了解国家在科研项目和经费管理方面的政策要求，不熟悉单位内部相关的具体规定。在日常工作中，不注重提升对受托办理业务政策相符性的判断能力，认为只要按照项目负责人的安排开展工作就算完成任务，是否符合规定由管理部门把关。由于政策水平有限，工作中失误不断、效率低下，没有能力协助项目负责人及时发现并规避潜在风险。（2）服务意识差。有的科研财务助理认为自己是项目组的辅助人员或编外人员，缺乏融入团队的积极性，不能主动围绕项目组的研发工作提供力所能及的服务，在日常工作中消极被动。（3）业务能力弱。有的科研财务助理把办理支出报销手续当主业，对所服务项目团队的研发业务缺乏必要的了解，不关注项目预算执行和检查验收相关的业务要求，不能从日常工作中吸取教训、积累经验，业务能力有待提高。（4）发展愿望不足。一些科研财务助理缺少对自身职业发展的长远规划，不能站在更高的视角看待科研财务助理工作的价值并结合自身的专业背景和发展愿望开展有计划的岗位技能提升，失去和项目团队共同锻炼成长的机会。

四、改进措施

新形势下做好科研财务助理工作，需要项目承担单位、项目负责人和科研财务助理三方共同努力。项目承担单位作为科研项目和资金管理、科研诚信建设的责任主体应建立健全管理制度，为规范科研财务助理工作创造良好环境。项目负责人作为科研项目和资金执行的责任主体以及科研诚信的践行者，应自觉关注并带头执行各项规定，带领团队成员严格履行项目任务书（合同）和预算书的承诺，为科研财务助理提供有利的工作条件，确保国家的项目资金用得好。科研财务助理应严格执行国家和单位的各项制度，尽职履行受托责任，在服务项目研发工作的同时不断提升岗位胜任能力，在探索专业化服务的实践中实现自身价值。

（一）项目承担单位加强统筹管理。（1）建立并完善内部制度。制定科研财务助理内部管理制度，明确管理部门、项目负责人和科研财务助理的岗位责任，规范选聘、服务、培训与考核管理，疏通经费渠道，严明奖惩。持续跟踪、评价制度执行情况，及时修改完善。（2）合理布局科研财务助理人员结构。一是综合各类项目的现实需求，制定单位科研财务助理队伍的长远发展规划，合理布局助理人员结构，建立长短结合、专兼互补、分级管理、有序流动的专业化科研财务助理队伍。二是创造条件留住有能力的助理作为长期人力资源，适时补充短期助理培养新生力量。根据项目团队的任务量和资金规模合理配备科研财务助理，为重点项目或团队配备专职助理，鼓励中小规模项目或团队联合聘用专职或兼职助理。三是根据考核结果和工作年限对助理实施分级管理，按级设酬，形成良性驱动发展。有效利用考核结果，建立优秀晋级、不合格淘汰机制，实现人员的有序流动。四是建立并有效维护单位的科研财务助理信息库，为科研人员选聘助理提供优质人力资源保障，为管理部门实施有针对性的管理、培训和考核创造有利条件。（3）规范岗位服务协议签订。事前约定科研财务助理的工作任务、薪酬、聘用周期、出勤要求、考核标准、激励措施、违约责任等具体内容，规范签订岗位服务协议，作为日常管理和考核评价的依据。（4）组织面向项目负责人和科研财务助理的业务培训。国家或单位出台新政策后，归口管理部门应及时组织面向项目负责人和助理的政策解读与操作培训。对科研、财务、审计等部门在日常监管工作中发现的共性问题，及时组织相关的案例培训。通过持续不断的政策与技能培训，强化科研人员的规则意识，培养科研财务助理逐渐养成从每一笔经费支出计划开始直到财务报销结束全过程都能规范操作的良好工作习惯，从源头上降低项目的资金风险。（5）实施岗位绩效考核。以岗位服务协议为依据，由归口管理部门定期组织对科研财务助理的岗位绩效考核，将考核结果记入科研财务助理信息库，作为确定职级、薪酬和续聘的依据。

（二）项目负责人提高责任意识。（1）关注并带头执行政策。项目负责人应自觉关注国家和单位出台的各项政策，在项目研发和经费使用过程中带头执行制度，在团队内部营造守约诚信的工作氛围。严把项目经费支出和合同签订审批关口，督促科研财务助理依规办事。（2）提供必要的工作条件。向科研财务助理提供项目任务书（合同）和预算书等立项相关资料，作为预算执行的依据。创造条件让科研财务助理了解项目研发过程并适当参与涉及研发工作任务或技术路线调整等关键节点工作，确保预算执行始终围绕研发活动开展，有预算调整需求及时办理调整审批手续。（3）加强日常监管。对科研财务助理的日常工作进行有效监督和管理，随时关注团队成员和管理部门对科研财务助理工作的评价和建议，督促科研财务助理勤勉工作。鼓励科研财务助理积极融入项目团队，充分发挥主观能动性，协助开展项目经费支出的事前和事中控制。（4）鼓励技能提升。项目负责人除了带头并支持科研财务助理规范经费的管理和使用外，还应督促和鼓励科研财务助理参加相关培训，加强对首次承担或内部控制相对薄弱参与单位科研财务助理的技术指导，在单位政策允许的条件下为科研财务助理提供时间和经费方面的支持，促进其提升服务技能。引导科研财务助理发现问题不回避，及时改正并规范后续管理，在确保助理对本项目经费的整体服务效果的同时，还能协助共同参与项目单位的助理提升服务能力，为后续进一步合作创造有利条件。（5）保持人员稳定。根据项目组的现实需求和发展规划选聘适合的科研财务助理，并尽量保持人员相对稳定，发生必要的岗位调整时，及时组织办理工作交接手续。安排原助理将项目和资金相关的资料整理归档，编制移交清单，移交给新助理，并就重要或未办理完成的事项进行详细说明。

（三）科研财务助理敬业尽职。（1）规范履职。按照岗位服务协议约定履行职责，服从项目负责人管理，根据项目负责人的授权办理经费收支手续，确保项目经费的使用符合规定，为项目提供基本的辅助支撑服务。熟悉国家和单位内部各项政策并向团队成员做好宣传解释工作，在服务过程中严格遵守规则。对受托办理的重要业务充分调研、谨慎操作，把履职风险降至最低。（2）积极沟通。与项目负责人和团队成员密切沟通，做好服务保障工作。与管理部门积极沟通，确保工作质量和效率。与合作单位的助理持续沟通，为项目负责人及时传递、收集研发任务和预算执行相关的资料与信息。（3）主动服务。定期统计预算执行数据，对照批复的预算分析执行情况，为项目负责人提供决策参考依据。在日常工作中不断总结提高服务质量和效率的有效做法，随时收集项目研发过程中形成的文件、数据和图片等资料，整理后分类存档，为项目后续研发和验收总结工作积累资料。（4）提升技能。除了在实践中不断积累工作经验外，还应熟练掌握统计分析、图形制作等软件，不断学习与项目团队业务相关的财务会计、项目管理、工程管理等专业知识，注重利用检查、验收和培训等机会向专家和同行学习，为项目提供较为专业的支撑服务。根据个人爱好和兴趣特点制定职业发展规划，稳步提升岗位胜任能力，为将来承担更重要的工作打好基础。