城建档案信息化管理工作的现状及其发展

文/郑敦青

经过“美丽中国”“美丽乡村”建设规划的不断推进，我国基础设施建设水平不断提升，城建工作取得显著成效，城建档案管理工作有助于促进城市建设工作的科学发展，使城建工作的价值突出，为城市建设体系的不断完善和有效延伸提供信息支持。城建档案信息化管理体系的建设是档案管理部门对高质量档案管理工作的追求，同时也是信息化时代发展的必然结果。

一、城建档案信息化管理工作开展的意义

在大数据时代中，城建档案信息是促进城市建设和发展的宝贵资源，城建档案管理体系的信息化建设水平的高低，对于城建档案馆能否实现可持续发展具有直接的影响。

第一，目前，我国正处于各项基础设施建设规划推进的关键时期，城建档案信息载体具有明显的向复杂化演变的趋势，城建档案数量明显提升，使得各地区城建档案馆开展档案管理工作的压力与日俱增。在这种情况下，城建档案信息化管理工作的有效开展，能够实现多种先进信息技术的融合，包括物联网技术、自动化技术和人工智能技术等，可以有效地打破传统城建档案管理工作的框架限制，发挥现代化科技优势，有助于全面提高档案管理工作效率，降低城市档案馆的人力资源投入。

第二，近年来，我国基础设施建设水平的不断提升，城建档案信息化管理工作的全面开展，使城建档案信息得到有效整合。在先进科技的支持下，深入挖掘城建档案信息蕴含的内在价值，有助于城建管理部门切实掌握城建信息，根据城建环境统筹城建资源，加快城市化发展进程，推动智慧城市建设。

二、城建档案信息化管理工作的开展现状

城建档案信息化管理工作的有效开展打破了传统档案管理工作的框架限制，使其具备了全新的工作体系和工作机制。

第一，城建档案管理工作在城市化建设中占有重要地位，但目前部分城建档案馆缺乏信息化建设意识，仍然依靠传统档案管理的方式储存城市建设资源，且相关人员尝试新技术积极性不高，导致城建档案信息化管理工作的开展陷入困境。

第二，城建档案信息化管理工作的全面开展，需要依托与之相关的现代化信息技术和先进的数字手段，这就要求城建档案管理人员具备较高的信息素养和信息化档案管理能力，然而，目前城建档案管理人员的工作水平参差不齐，难以满足城建档案信息化管理工作开展需求。

第三，区别于传统城建档案管理工作，城建档案信息化管理工作具有较高的资源整合性和数据集成性，持续沿用传统的档案管理体系，难以发挥现代化档案管理工作的作用优势，降低了城建工作的效率。

第四，近年来，我国城市化建设步伐逐步加快，城建档案数量呈现了明显的上升趋势，部分城建档案馆信息化管理工作存在信息化技术落后现象，导致城建档案不能做到及时更新，为城市建设的发展带来不利影响。

三、城建档案信息化管理工作开展的对策

（一）提升信息化建设意识

城乡建设档案，是指在城乡规划、建设、管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图像、图表、声像、电子文档等各种载体的历史记录，是城乡建设的重要基础资料。具备信息化建设意识是城建档案信息化管理工作开展基础，以下对提升信息化建设意识提出相关建议。

第一，城建档案管理工作的有效开展和城市化建设具有密不可分的关系，我国城建管理部门和档案管理部门应该充分认识到城建档案管理工作的重要性，定期组织城建档案管理人员召开技术交流会议，在会议上整合一段时间内城建档案管理工作取得的主要成果，并反思城建档案管理工作的缺漏。由城建管理部门和其他相关部门负责引导档案管理部门提升信息化建设意识，并组建学习小组，对先进城建档案管理体系进行学习，明确城建档案信息化管理工作的开展优势。同时，还可结合目前城建档案管理工作的开展现状和开展条件，制定信息化档案管理系统建设规划，提升城建档案馆对城建档案信息化管理工作的重视程度。

第二，城建档案馆管理人员应该充分认识，城建档案信息化管理工作的开展要素，切实转变管理观念，提升思想高度。重点审视传统档案管理系统的制度缺失和工作矛盾，加强制度梳理，分阶段制定信息化管理工作开展目标，引导档案管理人员不断提高个人技术水平，加强信息素养建设。

（二）加强技术培训力度

基于城建档案信息化管理工作的技术融合性[1]，档案管理人员应具备较高的信息素养，可通过加强技术培训力度，为城建档案信息化管理工作的开展奠定基础。

第一，城建管理部门应充分认识到城建档案信息化管理工作的开展优势和开展必要性，并以此为基础，组织城建档案馆开展技术交流会议，在会议上整合具有较高作用优势的档案管理技术，如自动化技术、物联网技术、人工智能技术等；邀请行业内专家对这些先进技术的具体应用进行介绍，让相关工作人员认真学习先进技术的应用方法，进而促进各城建档案馆对于城建档案信息化管理工作的支持，从而实现培训效果的提升。

第二，城建档案馆应在原有档案管理体系的基础上，根据档案管理人员的管理能力和工作态度，组建学习小组，并为各小组布置学习任务，设定学习目标，使得城建档案管理人员具备较高的自主学习意识，意识到城建档案信息化管理的重要性，能够不断探索新型管理路径，创新档案管理体系。另外，为提高城建档案信息化管理工作的开展效率，使得城建档案信息化管理工作能够满足目前的档案管理发展需求，城建档案馆的负责人员还应派遣档案管理人员进入具有较高档案信息化管理水平的档案管理单位中进行深度学习，借鉴其先进方法，加强技术融合，积累档案信息化管理经验，不断提高个人管理水平和城建档案信息化系统的管理能力。

（三）优化管理体系

面对日益增加的城建档案管理工作压力，城建档案管理人员应该切实优化管理体系[2]，做好如下工作。

第一，传统的城建档案管理体系的管理流程较为冗长，档案处理效率低，管理工作难度大。因此，在城建档案信息化管理工作开展过程中，相关人员应积极打破传统管理框架的限制，实现技术融合，构建网络管理平台。在网络管理平台中，城建档案管理人员可进行线上档案处理。同时，其他具有应用档案需求的人员也可在线上管理平台中利用特定权限进行档案调取和档案内容阅读等，有助于充分提升档案管理效率，促进档案处理流程的全面简化。

第二，为提高城建档案信息化管理工作开展的有效性，负责人员应引进绩效评价体系和综合评价体系对档案管理人员、档案管理系统进行精细化管理。绩效评价体系可以有效识别档案管理人员的工作态度、工作能力，而综合评价体系则能从全局角度出发，对档案管理系统的运行效果进行反馈，支持负责人员调整人员管理规划，优化人员组织结构，领导档案管理人员不断提高个人信息素养和档案管理水平，满足城建档案管理需求。另外，在优化管理体系的过程中，还应注意保证城建档案信息安全，通过权限设定和权限授予，合理优化档案信息传输环境，规范档案管理行为。

（四）引进先进技术

近年来，我国科学技术水平不断提升[3]，相关现代化科技已经在各个重要领域中得以广泛应用，并已取得实质性应用效果。基于城建档案信息化管理工作开展的必要性以及城建档案信息化管理工作对于城市化发展的促进作用，城建档案馆的负责人员应该积极引进先进技术，促进城建档案信息化管理体系的有效更新。

目前，我国在物联网技术、人工智能技术和云计算技术的应用上积累了丰富的经验，在城建档案化管理工作开展过程中也可充分利用现代化信息技术的应用优势。相关人员可在物联网技术的支持下，通过在档案储存环境中灵活地布设传感器，快速定位档案位置，识别档案储存环境，以保证档案资料安全，杜绝火灾隐患；人工智能技术则可用于城建档案信息管理系统中，支持档案管理人员进行智能化档案管理，起到有效简化管理流程，提高管理效率的作用；云计算技术能够有效地构建城建档案信息化管理体系，并支持档案信息潜在价值获取和档案资源储存空间拓展。由此可见，在先进技术的引进和融合下，城建档案信息化管理工作的有效性将得到切实提升，能够充分满足档案管理需求，并具备实时更新能力，紧跟城市化建设步伐。

四、结论

当前，我国正处于各项基础设施建设规划推进的关键时期，城建档案管理建设也需要与时俱进，而城建档案信息化管理工作的开展可以有效地提高档案管理效率，发挥城建档案信息的潜在价值。可通过提升信息化建设意识、加强技术培训力度、优化管理体系、引进先进技术为城建档案信息化管理工作奠定持续性发展基础，促进我国城市建设水平和档案管理水平的全面提升。