新时期背景下企事业单位人事档案的数字化管理

2021-11-23薛爱芹

就业与保障 2021年3期

文/薛爱芹

随着互联网时代的迅速发展，企业不断发展壮大，企事业单位内的各种信息也随之不断增加，传统纸质档案管理问题则逐渐显现出来。纸质档案的管理模式已经无法容纳如此庞大的信息内容，不能满足企事业单位发展与员工的工作需要[1]。在新时期背景下，依托计算机网络技术，将纸质档案管理逐渐与数字化信息技术相融合，档案数据库逐渐结构化，可提升企业档案管理工作效率，帮助企事业单位节省人力物力成本，从而提高经济效益。

一、新时期数字化档案研究的意义

过去的企事业单位多以手工档案作为档案管理主要方式，但传统手工档案存在档案管理安全性能较差、档案管理效率不高的问题，对于档案翻查工作也会造成不便。现如今，企事业单位越来越重视大数据对于其发展的作用，数字化档案管理工作变得重要起来。手工档案对于日益庞大的档案管理工作显得捉襟见肘，数字化档案工作模式能够有效提升企事业单位人事档案管理的工作效率，在信息检索与档案保管方面具有很大优势，可以帮助企事业单位节约人力物力成本，还能对档案信息进行充分利用[2]。优势具体表现为：一是工作效率得到提高，相比较传统纸质档案，数字化档案管理可以让档案信息分门别类，从而方便查询，且自动检索功能大大节约了工作人员的工作时间，信息档案中人员工作信息是企事业单位的重要管理对象，人事档案包括工作人员的调动信息、入职信息、退休信息等内容。相比较于传统的手工档案，数字化档案可以及时查找人员信息，仅需将人员姓名输入到档案检索栏里，人员的所有信息便会全部显现，对于人力资源管理工作具有重要意义。此外，数字化档案还可以满足企事业单位档案信息扩充的需要，全面提升工作人员的工作质量；二是摆脱了人事档案查找空间限制，传统档案大都保存在企事业单位的档案室里，查找档案往往需要耗费很多的时间，且纸质档案较大的占用空间，人力也不方便调动，而数字化档案可以有效帮助管理人员迅速找到档案信息，还可进行备份防止因纸质档案丢失而导致信息缺失的现象，有效提高了档案信息的利用率；三是为企事业单位节约了人力物力。传统的企事业单位办公已无法对信息进行高效处理，而随着事业的不断扩大信息将会变得越来越多，继续使用传统的手工档案将会加大档案处理难度，增加企事业单位管理人事档案的相关费用，还会影响办公效率与企业经济利益，通过运用数字化档案管理模式改变传统纸质档案管理的繁琐问题，在一定程度上节约了人力与物力，增强员工工作效率，并且为企事业单位带来了一定的经济效益。

二、新时期企事业单位人事档案数字化管理的主要问题

（一）信息安全缺乏保障

随着信息与网络技术在各领域的广泛应用，网络信息安全问题受到了广泛关注，计算机信息管理如果缺乏相应的安全保障将会导致档案信息被不法人员窃取，甚至发生企事业单位面临经济损失等问题。这对数字化档案管理提出了更高要求，没有信息安全保障的数字化档案管理，很容易让不法人员找到信息漏洞，从而增加信息丢失的风险。电子编码技术是传统手工档案转变为数字化档案的技术方式，但这种技术存在一定的问题，原始档案被修改后不会留下痕迹，致使如果档案被不法分子备份窃取后不会留下任何痕迹，档案管理工作人员也不容易发现，此方法很容易出现信息安全漏洞。

（二）基础管理设备不全

数字化档案管理的基础是软硬件管理资源，但是由于资金受到限制的企事业单位没有办法配置数字化档案管理所需要的基础设备，很多企事业单位的人事档案信息管理系统版本陈旧，导致工作人员在进行办公时受限于技术支持，导致工作人员的工作效率与工作质量并不高。因此，要增强数字化档案管理工作，首先应升级数字化档案管理系统，提升基础设施建设，积极引进先进的现代化数字管理设备，其次应将计算机档案管理系统进行实时更新，以满足人事档案数字化管理的需要，从而帮助档案管理工作人员提升工作效率，挖掘档案信息的相关价值。

（三）管理人员素质偏低

由于传统人事档案管理工作需要的技术性并不高，企因此事业单位聘请的档案管理工作人员往往待遇偏低，导致档案管理人员对待工作的态度不认真，综合素质与业务水平很难达到档案管理要求。随着数字化档案管理时代的到来，对于已适应传统纸质档案管理工作的员工提出了更高的技术要求。但企事业单位工作人员老龄化严重，面对新兴技术往往缺乏学习力，青年劳动力又不愿做这种机械化劳动，这无疑加重了档案管理工作的难度。此外，企事业单位员工受到传统思维方式的影响程度较深，对于人事档案管理工作没有创新意识，无法适应数字化档案管理工作方式，对于档案资源无法进行深度挖掘，局限了数字化档案管理工作在企事业单位的开展。

三、新时期数字化档案管理应采用的措施

（一）加强信息技术支撑

新时期企事业单位实行数字化档案管理技术，可以全面提升信息系统的效率，硬件内容上的磁盘应与光纤进行连接，利用模块扩展来增强系统容量，磁盘列阵包括双口光纤硬盘、链路控制扇、电源等，硬件的组成要利用相关技术设计来避免发生冗余故障，从而充分保障计算机系统运行效率。对于磁盘列阵还要运用高效保护级别系统，以满足不同信息用户的各种需求，且对于计算机系统软硬件要求要更加严格，避免因计算机系统问题为人事档案管理工作增加阻碍，从而维护计算机系统的稳定性，保证软硬件系统的使用年限，使计算机系统可以为档案管理工作提供连续性保障。系统的存储光盘要具有可拓展性，可以保护盘内档案信息的安全性，重点建设信息资源数据库，实现对档案信息的统一管理，工作人员要做好数据分析、信息查询、目录管理、图像处理、资料扫描等内容，维护与完善企事业单位人事档案管理系统，对于数据档案的采集应分门别类地放入数字化档案库里，便于工作人员今后查询工作信息内容。人事档案信息数据库要进行定期维护，聘请专门技术人员做好技术支持，遇数字化档案管理信息问题要及时通知维修人员，保障数据信息的安全性。在纸质档案转化为数字档案时，应对于数字化档案信息进行筛查，利用数据压缩、扫描仪等技术保障数字化档案的完整与查询，整体提升数字化档案管理水平。

（二）提高管理人员素质

档案管理工作人员作为人事档案进行数字化管理工作的主要实行者，可以利用培训再学习等方式，提升工作人员的专业水平与道德素质，以提高人事档案管理工作的效率。通过提高档案管理人员的专业技术能力，能够有效帮助档案管理工作人员提升数字化档案管理工作的效率。且员工自身也要树立竞争与服务意识，不断学习各种工作技能，从而提升档案工作质量，企事业单位可以组织开展关于员工的技能比赛，并健全奖惩机制奖励，比赛成绩较好的工作人员，成绩不好的工作人员需要进行技能再培训，以提升管理工作人员的工作效率。此外，还要定期对工作人员的技能水平进行考核。与员工签订保密协议对于档案工作内容进行保密，防止人事档案信息的泄露造成企事业单位利益损失，档案安全是工作人员从事档案工作的基本要求，企事业单位在招聘档案工作人员时要对工作人员进行相应的素质考察，若能够竞聘上岗，需要提升工作人员的工作待遇，避免工作人员因待遇过低等问题丧失工作积极性。在工作中也要做好人事档案的备份工作，对于档案保存过程中出现的问题及时予以解决，提高档案安全意识，认识到档案安全重要性，为做好档案保存工作做好基础保障。新时代数字化档案保存对于档案人员工作提出了更高要求，工作人员要不断适应当前发生变化，不断学习以提升档案管理工作的效率，加强提升自身综合能力，以适应计算机互联网时代对于档案管理工作的新要求，提升企事业单位人事档案工作的稳定性与安全性。

（三）建立信息保障体系

文书工作是档案管理工作的基础内容，提升文书内容的质量能够在一定程度上提升档案数字化管理效率。对于当下对于档案管理工作，工作人员应利用数字化设备完成相关信息的登记工作，根据一定程序在按档案管理范围内进行传递，对于文件要及时阅读并完成卷宗整理，以减轻工作人员的工作压力。同时对于人事档案管理设备有必要进行更新，以保障数字化管理信息工作可以顺利进行。企事业单位要加大引入现代设备方面的资金投入，对于计算机系统进行及时更新，对于硬件设施进行及时保养，做好软硬件设备更新保养，以延长设备的使用时间，提高档案管理工作的效率和质量。对于工作内容进行登记，聘请相关人员对于设备进行维护，借鉴相关优秀工作经验，加强资源的共享与转换，建立信息保障体系，全面提升数字化档案利用率。建立信息安全保障体系可以加强档案信息的安全性，防止因人事档案缺失而导致企事业单位的经济利益受到损失，因此，需要重视档案信息安全技术的保障工作，利用一系列加密技术，如传输加密技术、访问技术、密钥技术等，防止数字档案信息发生泄露的情况，继而保护好档案信息的安全。对于纸质档案，也要做好相应的保存工作，要定期对档案室进行卫生维护，将档案信息进行备份，实现对档案信息的有效管理，为查找翻阅档案资料做好保障工作。