企业印章管理中的法律风险防范

李桂武 中交第四航务工程局有限公司总承包分公司

印章是用作验证业务管理活动的正当性及实效性的重要辅助工具，还是内部控制的重要辅助工具。印章使用不当，将可能给企业带来法律风险，因此，识别企业印章存在的法律风险，并采取应对措施，对企业发展具有重大意义。

一、企业印章的种类

通常，企业印章可分为以下几类：第一种是企业的管理印章、合同印章、财务印章；第二种是企业的政党、工会、团委印章；第三种是企业的部门印章；第四种是项目部的印章。本文主要简述第一种及第四种印章的选用，现有的法律经营风险及防止这些经营风险的建议。

二、企业印章使用中存在的主要风险

(一)印章数量繁多

企业只能有一个加盖印章，项目合同和项目建设的相关方只会在交易文件中承认加盖印章的有效性。如果严格管理印章并仅刻制一个印章，对于同时在多个地区投标或建设的多个项目，加盖印章不能满足实际需要，一个印章将会影响业务活动并增加管理成本[1]。因此，有的企业放松对印章的管理，并且可能刻制多个印章(如合同专用章(1)、合同专用章(2)等)。由于企业具有多个印章，当第三方出于非法目的私自伪造刻制该企业的印章，并以该企业名义开展经济活动而产生诉讼纠纷时，如果企业未能提供证据证明该印章是他人私刻伪造的，且企业已尽到必要的管理责任，则该企业可能承担不利的诉讼后果。

(二)他人伪造企业印章

即使《刑法》已将伪造印章的行为定义为犯罪，司法部门也严厉打击印章犯罪，但是因为伪造印章牟利较大，致使伪造印章的使用在社会生活中很普遍。第三方可以使用伪造的印章进行银行贷款，合同欺诈和其他活动，从而使公司无故遭受损失或直接陷于诉讼纠纷。

(三)印章刻制业务流程不清晰

企业刻制印章应当经过本单位批准程序，并到公安机关指定单位申请刻制印章，同时完成印章备案，方可使印章具有唯一性，并产生对抗外部第三人的法律效力。若企业私自委托非公安机关指定单位刻制印章，亦未完成印章备案，则可能导致印章存在被仿冒刻制的风险。

(四)印章管理制度不健全

企业未建立健全印章内部管理制度，对印章的刻制、使用申请手续、流程、印章管理等问题未作规定，导致企业印章刻制、使用、管理混乱无序。

(五)印章使用不规范

印章使用不规范，主要体现在：1.印章工作人员未严格审核用印申请手续是否完善，在手续不完善的情形下允许使用印章；2.印章工作人员未审核用印申请人的拟需盖章的材料，甚至在空白的推荐信或空白纸上盖章；3.印章工作人员允许用印申请人自行使用印章[2]。

(六)印章保管不规范

印章保管不规范，主要体现在：1.印章工作人员把印章随意放置在桌面，甚至放在自己看不见的地方；2.印章工作人员随意将印章放置于普通柜子或抽屉，未使用保险柜进行保管；3.公司更改或者取消之后，个别公司无法及时销毁这些印章，进而招致法律经济损失或者印章被盗的潜在经营风险。

(七)项目部印章管理不规范

项目部的印章管理不规范，主要体现在以下几点：1未规范项目部印章刻制流程，未到公安机关指定单位申请印章刻制，亦未对项目部印章进行备案。2.个别公司不重视项目部印章的使用管理，对项目部印章的使用范围未予限制。例如，有的项目部使用项目部印章来签署经济合同并提供担保、承诺、证明等。3.个别企业未明确项目部公章的使用审批流程，未经项目部领导审批，随意使用项目部公章；4.项目部尚未建立印章使用台账，项目部对印章使用状态不清楚；5.项目部被取消后，项目部的印章未及时回收和销毁。上述印章管理现象是相对较高的法律风险，这将大大增加可能对企业不利的法律风险。

三、防范印章管理法律风险的建议

(一)加强印章管理意识，建立印章风险防控体系

为了充分知晓公司印章的重要性，法律管理部门应当为各级工作人员提供关于印章法律经营风险的专门机构培训。并认识到不可控制的印章管理或不可控制的法律风险牢固建立并增加密封管理成本，而不是忽视密封管理风险[3]。

企业应当加强对印章管理人员的培训，增强领导者对于印章在公司管理中重要性的认识，一直提升印章管理技术设备及法律经营风险防备法律意识，构建印章经营风险防控指标体系。

(二)加强印章刻制管理，完善印章管理制度

首先，严格提交原则，并强调防伪。企业取得营业执照后，必须直接向公安机关申请，其中，管理印章和财务印章必须经公安部门批准后并到指定单位申请刻制；其次，严格控制密封件的数量。经济活动集中于三种类型的工业印章和商业印章(官方印章，合同印章，财务印章)。最后，企业应建立印章管理制度，指定印章管理部门，并明确公司各部门的印章管理职责，阐明密封的应用和使用过程，并遵守规则和规定。

(三)加强印章管理系统和标准化印章使用程序

企业或下属项目部必须设立印章管理人，印章管理人必须签署印章管理岗位法律风险承诺书，以明确印章管理部门的行政职责和法律风险防范措施。

申请印章的职能部门必须提交《印章使用申请书》，同时依照印章管理规定执行检查和批准程序。只有在取得管理职能部门及工作人员的批准之后才能使用申请的印章[4]。在相关档案文件中使用印章之后，印章管理员必须仔细检查印章文档的使用状况，以保障印章的具体内容及使用次数与申请相符。使用印章时候，印章管理员必须直接使用它们，其他人不可以使用该类印章。除此之外，印章不能超出印章管理员的视野。

(四)严格规范项目部印章的审批程序，明确项目部印章的使用范围

严格控制项目部印章的刻制申请。项目部的印章只能在企业法定代表人的书面同意下方可申请刻制，并且必须经公安机关批准。防伪印章必须加盖印章并进行记录，所有业务单位印章必须在使用前进行注册并提交给公司印章管理部门，并且印章的使用范围必须在印章激活文件中指定，并要获得公司对业务经理的批准。

建设项目职能部门的印章必须严厉限制使用范围，而且不能用作签署外部合同或者使用外部协议，证书或者其余建筑材料。如有必要，必须通知所有分包商，原料供货商及其余相关方其印章的使用权限。建设项目职能部门必须委任印章工作人员，同时建立印章使用台账，而且严禁允许公司外部的第三方使用建设项目职能部门的印章。

(五)加强印章保管

在特殊情况下，如果需要密封，则必须有管理人员在场。如果丢失了印章，则必须尽快将其报告给公安机关，并且必须出具声明证明，并且该损失报告必须在项目的当地报纸上发表[5]。

(六)企业或项目部变更或撤销，印章统一收缴并记录

企业或项目部在变更或撤销，并完成业务和行业取消程序之后，印章管理部门需要收集管理印章、合同印章和财务印章，并根据档案管理规定保存收集的印章。

(七)发现仿冒情况立即采取补救措施

基本方法是：首先，及时向公安机关举报，调查造假者的法律责任。其次，及时通报法律管理部门，并立即将假冒合同通知另一方，说明有关事实并终止合同。交易对手不配合有关合同终止事宜的，应当及时向当地法院申请，通过法律手段确定合同无效，并终止有关合同。

(八)为印章信用提供法律保证措施，防止印章伪造

第一是旨在建立强制性封条备案和监督制度的立法，很明显，未提交的封条是无效的。第二是法律授权司法机构作为印章备案和监督机构，并明确印章防伪是司法机关的法定职责。该系统的建设必须在有限的时间内完成，以促进全国范围的网络建设，同时覆盖现有商事企业的印章。为社会提供免费的印章进入及验证服务。第三是依据单位的属性及业务管理应该刻制几种专用图章，但是还可以与此同时保存，还可以应由分支机构或者临时管理机构印制。第四是通过立法将印章行业确立为合理合法的低产垄断行业，增多印章雕刻行业的进入技术壁垒，并在全国范围内形成主要的商业平台。第五是推动印章存案及电子签名间的无缝联络。

(九)严厉处罚以提高印章管理法律水平并防止违法印章

首先，建议全国人民代表大会或者全国人民代表大会常务委员会公布《中华人民共和国密封管理法》，对于密封制造中的违法活动制订零容忍及低成本规定[6]。二是修改《刑法》第二百八十条，提高涉及企业印章犯罪行为的刑罚力度，具体可以提高主刑刑期，增加罚金、没收财产附加刑；扩展与公司印章有关的犯罪构成，变造、伪造印章及偷盗公司印章的行为必须入罪，而且必须将基层单位纳入印章犯罪的对象。

四、结语

随着公司的一直发展，管理印章的难度持续增大，防范印章法律经营风险的法律责任愈来愈重要。因而，公司应当将印章管理作为法律经营风险防控的重要组成部分，建立健全印章管理机制，严格规范印章管理工作业务流程，构建印章法律风险防控体系，保障企业和谐，稳定，健康及可持续发展。