集团企业物资集中采购业务存在问题及解决策略分析

宁建红 陕西宝光集团有限公司

前言

本文以本集团企业物资集中采购实际工作现状为切入点，从此项工作的顶层设计、制度流程、运行状况、降本增效等方面进行探究，从中发现问题，而后进行分析，再找出解决问题的可行性策略，最终对集团企业物资集中采购工作的进一步实施和提升降本增效成果，起到积极有效的推动作用。

一、本集团集中采购的目的

本集团所属企业是国内生产中低压真空电气开关设备及其配套元器件的高新技术企业，主要从事中低压电气产品的研发、生产和销售，本行业属于市场竞争较为激烈的装备制造业，在保障产品质量安全性的前提下，采用集团企业集中采购方式，利用规模效应和国企背景资源，对主要元器件进行按需采购，旨在降低物料采购成本，提升企业经济效益，增强市场竞争力，为国企改革发展稳定做出贡献。

二、本集团集中采购存在的问题

(一)本集团集中采购物资的范围有限

目前，本集团集中采购物资的范围仅限于生产经营用量较大、对产品成本影响较大及受市场影响价格波动较大的银铜焊料、铜排等主要材料，而对于辅助材料、一般性元器件、办公用品、劳保用品、预防安全生产及职业健康等的材料和用品均未涉及。

1.受制于集中采购体系

自2016年开始创建集中采购平台，对于本集团尚处于新事物的初创期，需要各种制度体系、流程的逐步完善，需要从管理层到执行层的逐步强化认识、实施、固化，从思想上、体系上、实施全过程的认识到位、执行到位，需要一个从小到大的过程。

2.机构和人力资源配备不足

本集团的集中采购平台暂时与战略规划机构合署办公，具体实施人员仅仅配备2人，机构和人员的配备力量薄弱，采购范围的逐步扩大和采购量的提升，目前的人力资源无法保证该项战略的全面实施。

(二)本集团集中采购物资的定价议价能力不足

本集团集中采购物资的定价议价能力不足，具体表现在：

1.采购量提升慢，没有市场吸引力

本集团产品市场受国际国内各种经济因素的影响和本集团战略的制约，整体市场占有量相对稳定，提升空间有限，致使主材采购量没有大的提升，对供应商的吸引力不足，定价议价能力明显不足。

2.有色金属价格受市场价格影响较大

有色金属受国际国内市场价格波动进行市场定价，人为定价议价能力有限。

3.刚性结算不足

在集中采购平台战略初始，为了更好更快地推动此项战略的落地，制订了刚性付款的结算政策。但在具体实施过程中，受资金回笼不足、融资额度的使用、资本项目的实施及审批时效的影响，执行不到位。

(三)本集团集中采购物资合格供应商的管理薄弱

1.制度体系不完善

制度体系编制下发《中压电气平台采购管理办法》和《集中采购的操作流程》，但是缺乏对供应商的进入、退出、评价、考核等方面的细化管理制度，对采购物资的质量没有制度保障。

2.供应商管理不到位

年度对供应商的评价工作授权子企业进行，但是集团对此项工作缺失，没有参与其中，供应商是否合格、包括对供应商的进入、退出、评价、考核、质量体系控制、质量保障等方面均没有涉及，难免有次充好、滥竽充数现象发生，对于整个集团的集中采购工作的效果有所影响。

三、本集团集中采购存在问题的解决策略分析

(一)本集团集中采购物资的整体性

本集团集中采购范围有限，未包含所有物资类别，为了使集中采购的战略落地，发挥集团资源优势，实现控制、降本增效和阳光采购目标，应该包含不限于以下物资范围：

1.一次元器件，如断路器、互感器、接地开关等。

2.二次元器件，如空气开关、按钮、指示灯等。

3.辅料，如电线、线鼻子、端子、标准件。

4.劳保用品，如手套、毛巾、防砸鞋等。

5.办公用品，如打印纸、墨盒等。

6.安全生产及职业健康所需物资，如安全防护服(品)、防护眼镜、消防用品等。

(二)本集团集中采购物资的定价议价制约因素

物资定价议价的因素涉及方面较多，从以下方面进行分析：

1.本集团集中采购的规模是决定议价能力的先决条件

按照本集团“十三五”规划，生产经营目标每年按不低于20%的增长速度，同时全面贯彻落实本集团集中采购的战略目标，在首先解决了采购物资的整体性后，采购规模随之提升。规模的提升和范围的扩大，对物资供应市场产生较大的影响和吸引力，大部分物资会形成买方市场，形成规模效应，进而直接提高本集团对所采购物资的定价和议价能力，所以本集团的物资采购规模是决定定价议价的先决条件。

在物资采购形成规模的基础上，掌握物资定价议价主动权，建议采取的对应策略：

(1)对供应商进行精简

在采购规模提升的基础上，根据供应商的历史实际供货质量、周期、价格等能力，再按照20%的比例进行逐年度精简，这样留存的供应商的供货规模大大提升，对供应商的市场加大影响，同时握定价议价的主动权，将对降低采购成本起到较大的推动作用。

(2)对供应商进行分类

同类物资供应商，按照不同的成本成因进行供应商的分类，可以掌握定价议价的主动权。一是按地域进行分类，考虑减少运输成本，对物资价格的影响因素；二是按包装物进行分类，考虑减少包装成本，对物资价格的影响因素；三是按照供应商的物资来源分类，考虑能否控制供应商物资来源的因素，对物资价格的影响程度。

(3)对供应商划分份额

同类物资供应商，按照不同的因素进行供应物资份额的划分，可以掌握定价议价的主动权。一是按照客户对物资质量的配置高低不同进行分类，考虑客户的份额制订供应商的份额；二是按照供应商的供货价格、供货周期等能力进行分类，考虑价格因素和货期因素制订供应商的份额；三是按照供应商的售后服务进行分类，考虑售后服务是否及时制订供应商份额；四是按照供应商的垫资程度进行分类，考虑承受能力制订供应商份额。

2.本集团集中采购物资的结算方式和刚性付款是议价能力的积极因素

商重利是永久话题。对于供应商，规模的扩大是一时之需，而获取利益却是长久之计。对于结算方式按照物资主次、安全库存、采购规模和历史交易，进行区别和制订不同政策；同时付款采取刚性付款方式，结算方式和刚性付款的双管齐下，会对定价议价产生积极因素，也会更好的促进集中采购战略的落地，也是阳光采购的保障。

在物资采购形成规模的基础上，掌握物资定价议价主动权，建议采取的对应策略：

一是年初对所需物资进行集中招标，结算方式作为招标定价一项重要因素进行考虑；二是与重要的供应商签订年度战略合作协议，双方对结算条件进行约定，有利于掌握物资的定价议价权；三是财务部门、采购部门做好年度、月度资金计划安排，提升资金审批效率，做到刚性付款，解决供应商的后顾之忧，掌握定价议价的谈判权。

3.本集团电子化集中采购是议价能力的有益补充

目前，本集团的集中采购工作仍然是传统的手工作业和线下操作，效率不高，造成工作量大，严重制约采购效率、物资齐套率和生产进度，所以电子化集中采购是必然趋势，这必然会大大提高采购工作效率，从时间上和效率上保障生产进度和经营目标的实现，这对供应商也是一个小小的挑战，也是线上询价比价采购的重要方式，对采购物资的议价能力产生影响，是本集团采购物资议价能力的有益补充。建议采取的对应策略：

建立本集团物资集中采购线上平台，提高工作效率；一是实现平台物资招标、报价、比价、定价等一体化；二是采购合同实现线上审批；三是采购付款结算实现线上审批和结算；四是实现采购物资计划、入库、出库线上物资流。

(三)本集团集中采购物资合格供应商的管理机制

合格的供应商是保障采购物资的质量保证，也是本集团产品质量高低的决定因素，合格供应商的管理更是本集团经营管理的一个重要方面。

1.合格供应商管理机制的积极作用

合格供应商管理机制的积极作用体现在：一是提升集团企业经营管理水平，降低采购成本，提高经济效益的重要途径；二是严格的供应商准入条件、持续的日常管理和后续管理是对产品质量可靠性和安全性的保障；三是合格供应商管理是本集团廉洁采购、阳光采购的廉政工作要求。

2.合格供应商管理机制的建立途径

合同供应商的管理机制，建议从以下几个方面进行：

一是健全完善合格供应商管理制度，包含供应商的准入、退出、考核、评价、日常管理、廉洁承诺等内容，形成制度流程体系闭环；二是供应商的考核评价业务和采购业务相分离机制，评价业务由集团企业统一管理，且由质量检验部门进行考核，每年去供应商生产基地现场最少考察一次；三是合格供应商管理“三结合”原则，日常评价和年度评价相结合、资质资料审核和现场评价相结合、规模评价和质量评价相结合原则，从时间和空间、主观和客观、经济和效应等方面进行全方位的保障。四是创新合格供方管理，形成“鲶鱼效应”，建立淘汰体制，优胜劣汰。

四、结语

综上所述，实施和加强集中采购工作是本集团实现“十三五”战略规划的一项重要内容，需要从本集团的顶层设计、制度完善、资源配置和管理机制等方面进行落地，需要从整体规模、结算方式、刚性付款和电子化采购等工作方面进行改善和强化，需要从实现集团及其子企业产品质量安全、整体经济效益、阳光采购、廉洁采购等目标而去努力，是一项系统性工作，更是一项逐步探索、逐步改善、逐步创新、逐步总结经验的工作，任重而道远。这就需要所有涉及此项业务的企业工作人员针对这些问题做好细致的工作，从而使物资集中采购的高效流畅，促进集团及各子企业健康稳定的发展。■