浅析医院档案管理办法

2021-11-23厦门市妇幼保健院韩献冰

办公室业务 2021年19期

文/厦门市妇幼保健院韩献冰

根据《医院档案管理办法》《医药卫生档案管理暂行办法》和上级相关文件，结合医院实际，成立医院档案管理专项领导小组，制订出台《厦门市妇幼保健院档案管理办法》。基于医院档案管理工作的重要性和必要性，我院档案管理工作由院长直接领导，分管档案室的副院长协助管理，并成立相应的档案工作领导小组，在工作小组的指导、监督下开展各项工作。

一、医院档案管理设置与人员配备

医院设置综合档案室，挂靠办公室，以统一管理包括党群类、行政类、人教类、医疗类、保健类五大类文书档案、科技档案（含基建、科研、设备档案）、财务档案、声像档案、实物档案等，因档案库房规模有限，会计、人事档案设立专门科室管理。病历类档案归属质量管理部的病案室管理。分室和病案室都是医院档案机构的分支机构，是保存和提供利用医院档案的专门机构。

二、医院档案分类

医院档案分为七大类，即：文书档案、人事档案、病历档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案。文书档案是反映党务、行政、经营等日常管理活动的文件类材料。组织人事部在从事人事管理活动中形成记述和反映个人经历和德才表现为主的人事档案，人事档案是以个人为单位，组合形成以备考察的文件材料。病历档案是指医务人员对病人疾病诊断治疗过程形成的文字、符号、图表、影像、切片等文件类材料。会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料组成会计档案，会计档案记录和反映企事业单位经济业务发生情况，是医院经济类档案。科技档案广义涵盖基建档案、设备档案（医疗设备和通用设备）和科研档案。基建档案是指工程建设项目在规划、勘察、设计、施工、管理和维护等活动中形成的文字、图纸、图表、计算材料、声像材料等形成的文件材料。设备档案是指医院在购置万元以上的高价值医疗设备过程中，形成的以纸质为载体的文件材料。科研档案是指医院的医务工作者在医疗科研课题活动中形成的文字材料、统计图表、声像材料，获奖情况等具有研究和参考价值的各种材料。声像档案是指以摄录手段记述和反映我院或个人行使职责或从事政治、经济、科学、医疗技术、文化等活动的具有保存价值的历史记录，是我院档案的重要组成部分。实物档案是指我院在经营活动中形成的具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案，包括奖品、证书、纪念品、印章等。

三、档案的利用与公布

我院通过官网、官微、官方微博、视频号等新型传媒方式定期公布和开放医院档案的目录，不断完善医院档案管理制度，创新医院档案提供服务的形式，简化流程审批手续，积极为档案的利用创造条件，提高医院档案管理服务水平，为医院档案有效利用提供便利。未履行审批手续或主要院领导授权，其他任何单位或者个人无权公布医院档案。查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。

按照《保密法》和《档案法》及其他相关法律法规，对属于涉及国家机密相关、涉及单位或个人专利和技术秘密、涉及医患个人隐私、医院档案规定限制利用四类情形的医院档案不对外公布。

四、医院档案条件保障

医院应当充分认识档案工作的必要性和重要性，做好档案管理工作年度专项经费预算工作。同时，基于院内成熟的OA系统为基础以及医院新媒体平台，收集、运用各归口科室的档案，利用系统在院内实现网络的互通，让档案管理工作可以借用于OA系统不断完善，提升管理的水平。要以医院发展为本，加强档案管理人员业务知识的培训，提升医护人员的档案管理意识观念，利用医院OA等信息办公平台，建立符合医院实际的档案管理工作标准，设立医院档案管理工作小组，设置章程，严格按照管理规定，明确医院档案资源，做好档案管理基础保障服务。

五、医院档案保密制度

档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全与完整，严格执行《保密法》和《档案法》相关规定，确保医院档案的完整性和安全性。确需查阅、利用医院档案的，严格按照医院档案管理条例，只限于在阅档室内阅读，并履行登记手续，密级以上的档案，应履行院内OA流程审批手续，须经医院分管院长批准，同时指定专人保管，方可查阅。未经分管院长批准，任何人不得擅自复印医院档案相关资料。

六、医院档案鉴定销毁制度

档案是医院管理工作的重要资源，未经批准，任何人不得随意处置到期的医院档案。医院档案鉴定销毁工作要在院长的领导下由分管院长、档案人员和纪检监察事及其他相关人员组成鉴定销毁工作小组，根据档案性质和医院“档案保管期限表”进行。鉴定时应对每一个保管单位进行具体分析，严格掌握，慎重行事，并提出鉴定销毁意见，编制档案销毁清册。鉴定销毁档案须严格履行审批手续，单位负责人应在销毁清册上签署意见，报市卫健委相关部门批准，并报市档案局备案。销毁超过保管期限的档案，要严格执行国家有关保密制度，并有两人以上在指定地点现场销毁。医院档案销毁后，档案部门应妥善将销毁清单加以存档保管。

七、医院档案库房管理制度

医院设置专门的档案管理仓库，由院办安排专人管理、负责归档、调阅等档案管理工作，未经批准，任何人不得随便进入档案管理仓库。非档案工作人员原则上不能进入档案管理仓库。禁止在档案管理仓库内抽烟、泡茶，存放个人生活用品，定期安排人员清扫档案管理仓库，保持档案管理仓库卫生整洁。下班时要关好门窗，关闭电源，维护档案安全，并安装档案库房专用监控系统，保障保卫部派专人巡检，采取必要安全措施。医院档案管理人员要加强档案巡检工作，发现问题及时上报科室领导，并逐级上报。编制医院档案管理工作问题清单，制订应急预案，组织人员预演，争取将档案管理风险降至最低标准。

八、医院档案专职员岗位责任制

1.加强思想理论基础和专业知识学习、认真贯彻执行《档案法实施办法》《档案法》等相关医院档案管理法律法规；

2.按照《厦门市妇幼保健院档案管理办法》，不折不扣地做好医院各归口部门档案的收集、整理、保管和统计等工作整理、鉴定、统计、保管医院的各类档案及有关资料；

3.具有强烈的保密意识，严格执行档案管理的保密制度，维护医院档案的安全；

4.严格执行院内OA档案管理系统借阅利用审批登记流程审批程序，利用档案管理系统整理汇编各类档案信息资料，为院领导决策和医院活动提供材料支撑；

5.指导和监督医院各归口部门的档案工作及文件材料归档工作；

6.档案管理人员岗位变动时，要做好交接工作。

九、医院档案未来发展趋势

长久以来，传统医院档案均以纸质档案为主体，伴随着当今社会信息量的进一步加大，以软盘、光盘、硬盘等移动存储装置为载体，依靠信息系统读取并可以通过网络传播的电子档案模式成为主流。随着5G大数据时代的到来，物联网技术的不断成熟和迅猛发展以及其广泛应用，医院档案管理工作势必随着时代发展而发生巨大的改变，医院档案管理领域也将剧烈变革。医院档案的征集、整理、鉴定、统计、保管工作方式必将随着5G时代的到来而深刻改变，5G云端技术赋能医院档案管理趋势不可阻挡，云端数字化档案管理模式必将运用于各级各类医院，推动医院档案管理走向智能化、信息化、规范化，各类档案及有关资料的存储容量将呈现几何式增长，档案信息的丰富程度更加瞩目。依托5G云端技术赋能医院档案管理，不仅能提升效率，还能保证医院档案管理工作呈现质的飞跃，降低传统人工管理出现较大的失误率所带来的影响，节约人工，减少医院能耗支出，降低医院管理成本。