医院档案管理信息化建设策略探究

文/青岛大学附属医院 于强

现如今，医院信息化建设步伐加快，在一定程度上能够革新医院档案管理模式，弥补传统档案管理方法的不足，进而更好地服务于医院发展，循序式提高医院医疗服务水平。在可持续发展视域下，深层次分析医院档案管理信息化建设策略并实施有效执行刻不容缓。

一、医院档案管理信息化的特点及意义

（一）特点。第一，智能化。档案信息资源在计算机技术、先进软件作用下进行共享，能够缩短档案信息获取时间，提高信息利用率。随着档案智能化管理模式的形成，档案资源能够更好地满足医院工作需求。第二，数字化。档案信息由纸质存储向数字化存储转变，对档案数据库构建有促进作用，同时还能方便档案的管理与利用。第三，网络化。基于网络平台共享档案资源，从而彰显档案信息价值，并为医院人力资源合理配置提供档案参考，最终提高人事档案管理水平。

（二）意义。档案管理的信息化特征显现后，意味着档案管理方式发生明显变化，在信息技术、信息软件辅助下，能够提高档案管理工作效率，同时，会深入开发、高效利用档案信息，进而为医院现代化管理提供价值信息。随着医院医疗信息增多以及人员流动性加大，对档案信息更新提出新的要求。对此，应构建信息化管理系统，实现档案信息完善、档案信息更新等目的，进而更好地服务于医院医疗工作、科研工作，并帮助医院树立良好形象，推动医院持续、稳健发展。

二、医院档案管理信息化建设常见问题

医院档案管理的重要性不言而喻，尤其是信息技术在档案管理环节的投用，再次为档案管理、医院管理注入活力。但由于档案管理信息化建设经验较少，导致管理效率和质量降低，对此，客观总结常见问题，以便为档案管理信息化实践提供思路。

首先，信息化意识淡薄。现今医院参与档案管理的人员普遍存在信息化意识薄弱的现象，正是由于思想认知不到位，使得医院档案管理方法一成不变，进而影响档案信息资源的利用。多数管理人员惯用传统的思想，使用纸质文档进行资料存储，相对来说，电子档案利用率较低。在传统档案管理理念引导下，档案管理工作压力会逐渐加大，并且极易出现档案资料丢失、损坏等现象，难以为医院医疗工作提供可靠的档案信息。

其次，档案信息化管理制度单一。随着档案管理信息化特征显现，务必动态化创新管理制度，以便为信息化管理实践提供依据。部分医院档案管理信息化制度的实用性较差，难以为档案信息化管理实践提供正确指导。一旦电子病历信息片面或延迟更新，极易影响医院管理决策的合理性和有效性，不利于医院管理信息化水平的提高。

再次，设施更新不及时。现今，多数医院将关注点投放到先进的医疗设备与先进技术引进方面，相对来讲，忽视了档案管理设施动态更新工作，这无疑会制约电子档案建设与发展，不利于档案信息资源共享，致使医院信息化服务水平降低。除此之外，医院内部局域网建设与完善往往停留于理论层面，使得信息共享工作低效，医院运行效率降低。分析原因可知，部门领导对档案信息化管理工作的重视不够，现有软硬件设施更新步伐缓慢，所以会对档案管理的信息化建设产生制约。

最后，档案管理人员信息化素养有待提高。目前，医院档案管理的部分人员存在知识储备匮乏、信息技术操控能力低、信息化管理意识淡薄等问题。长此以往，会弱化医院档案信息化管理效果，对医院信息化建设与发展带来阻力。现下医院信息设备、信息技术更新速度较快，如果档案管理人员的学习能力不足，对信息软件的操控不够灵活，那么在档案管理信息化实践中将处于被动状态，并极易出现失误，导致工作热情减退，最终影响医院信息化管理效果。

三、医院档案管理信息化建设的有效策略

信息化时代，医院档案管理模式的创新需要一段过程，对于档案管理人员来说，应树立全局意识，并渗透精细化、信息化的管理理念，真正加快档案信息化管理步伐。对此提出可行性策略，希望推动医院档案信息化管理工作迈向新台阶。

（一）树立信息化管理意识。档案管理是医院管理的重要组成部分，信息化技术用于档案管理实践中，能够改变传统的管理模式，并将档案信息资源有效整合、充分利用。要想取得医院档案信息化管理的良好效果，医院领导及档案管理员要树立正确意识、创新管理理念，为档案管理信息化建设实践提供思想指导，早日实现信息化、智能化管理目标。因为理念是行动的先导，所以要与时俱进地改变思想，摒弃传统档案管理理念，为管理制度创新、管理设施引入提供切实可行的指导，为医院现代化管理、信息化建设提供支持。

（二）建立健全管理制度。医院在档案管理信息化建设中的经验较少，为了减少档案管理失误，提高档案资源利用率，务必完善管理制度，以便正向指导档案信息化管理行为，推动医院档案工作有条不紊地进行。再者，即便档案信息化管理环节遇到阻力，管理人员也能够根据制度要求进行问题处理，从而提高档案信息化工作效率，为医院信息化建设提供推动力。为保证制度的实用性，应面向医院医务人员征集意见，从而充实制度内容，使档案信息化管理制度备受支持，真正提高制度的权威性，避免出现档案信息泄露现象。在此期间，成立岗位责任制，将管理职责细分到个人，使档案管理信息化建设任务高效完成，最终顺利完成医院档案信息化管理目标。

（三）更新档案信息化管理设施。医院信息化建设与发展应落实到细节，尤其是档案管理方面，务必完善信息化管理设施，真正为医院医疗工作开展提供物质保障，提高医院工作效率、优化服务质量。实际上，信息化管理实践应从软硬件设施完善工作入手。对于软件设施，主要指管理档案资料的软件、信息数据库、信息查询系统等内容；对于硬件设置，主要指电脑、打印机、扫描仪等硬件设备。软硬件设施的动态更新，离不开资金支持，同时，医院内部网络要有效建设，否则，档案管理信息化建设将停留于理论层面。医院电子档案管理期间，务必动态更新信息系统，并做好网络安全防护工作，以防档案数据丢失，保证档案信息的完整性。为保证医院档案管理软件的实效性，医院应尽可能多创造与软件公司的合作机会，通过合作研发适用性强、信息化程度高的软件，为电子档案建设与管理奠定基础。

（四）提高档案管理人员信息化能力。医院档案在不同时代有不同的管理要求，新时代背景下，应为信息化管理实践储备专业人才，使档案管理信息化建设效果达到预期。尤其是将信息技术用于档案管理工作，对于管理人员来说应树立信息化理念、强化信息化素养，全面掌握信息技术运用技巧，以便灵活操控信息软件及先进技术，为医院医疗决策制订、优质医疗服务供应提供合理建议。不仅如此，档案管理人员还要扎实巩固档案管理知识，不断增强自身责任感，肩负起新时期档案信息化管理重任。为向档案信息化管理团队注入新鲜血液，医院可以通过外部招聘的方式引入优秀人才。外部招聘活动结束后，医院应有序组织内部培训及外出学习，丰富档案管理员的理论知识储备、提升职业道德修养、实现信息技术和信息知识的动态更新，最终取得档案管理信息化建设的良好效果。

（五）提高档案信息价值。随着信息化技术的动态创新，医院档案管理思想也要相应创新。管理人员应立足医院临床需求，积极参与档案信息系统建设，并逐渐细化档案管理工作内容，确保档案管理信息化建设与临床需求顺利对接。不仅如此，还要尽快构建电子病历，完善卫生信息体系，为医院医疗实践提供优质服务。当档案信息化建设水平显著提高，医院运行成本相应减少，最终医院档案信息化管理的阻力会被有效克服。此外，医院管理部门要注重收集反馈信息，据此得知档案信息化建设与发展的不足之处，进而制定解决对策，为档案管理系统的完善提供可靠支持，真正推动医院管理工作稳健发展。

四、结语

综上所述，信息化时代已经到来，医院档案管理环节应引入信息化技术，加快信息化建设步伐，循序式提高医院信息化管理水平。要立足档案管理现状，通过树立信息化管理意识、建立健全管理制度、更新档案信息化管理设施、提高档案管理人员信息化能力、提高档案信息价值等措施，优化档案管理信息化建设效果。