办公信息化时代高职学生学籍档案管理创新策略研究

文/杨凌职业技术学院 杨珅

学籍档案是高职院校学生学习过程、各项荣誉等信息的翔实记录载体。学籍档案资料是否完整、准确和翔实可靠，对学生未来的升学、就业、升职以及提干等均具有重要影响。随着“高职百万扩招”专项工作的进一步实施，高职录取由传统的“高考录取”变为“单招录取”“高考录取”“扩招录取”等，学生生源也由单一的高考生拓展为高考生、单招生、下岗失业人员、农民工、退役军人和新型职业农民等群体。高职学生数量及生源的大规模扩大及多样性，很大程度上增加了学生学籍档案数量和管理难度，加上许多高职院校没有统一档案管理标准，传统的学籍档案管理模式已很难满足扩招背景下高职院校学生学籍档案管理需求。随着办公信息化时代的到来，为创新管理理念、提高管理效率和实现资源共享，高职院校学生学籍档案管理工作从传统人工纸质管理逐渐转向数字信息化管理已成为必然。鉴于此，文章对办公信息化时代的高职学生学籍档案管理模式及应用进行研究，以期提高学生学籍档案的科学化、规范化和法制化管理水平，确保高职院校学生学籍档案工作高效优质地顺利开展。

一、高职院校学生学籍档案管理现存问题

高职院校学生学籍档案具有专业学制类型及学习科目组合多样等特点，相应学籍档案管理工作量大、复杂难度高。但由于受传统管理理念的制约，许多高职院校没有意识到学生学籍档案管理的重要性和专业性，对学生学籍档案管理的重视度不够，甚至一些学校没有专职的学生学籍档案管理人员，通常实行兼职代理，这就导致学籍档案管理实践秩序较混乱，没有结合高职院校学生特点制定一整套成型的学籍档案管理体系。近年来，“冒名顶替他人姓名学籍上学、工作”“违规录取学生”“冒名替考入学”等事件时有发生，教育部多次下发文件要求“做好新生入学资格复查和学籍电子注册工作”。许多高职院校在进行“学生学籍档案清查”时，才发现一些学生学籍档案存在“学籍资料丢失”“档案材料时间不连续、断档”“档案材料不准确、错档”“档案管理手段落后”“管理设备、场地、制度等配置不齐全”等问题，出现“档案提取错乱、数据不全面甚至出现学生学籍档案丢失”等问题，而且此类错误通常很难在第一时间发现并做补救，往往是在多年以后学生升职、国家选拔人才时才发现。另外，许多高职院校学生学籍档案库存容量小、格式单一、标准信息数据库缺失等问题，严重影响学籍档案资料的利用效率、资源共享和服务功能。因此，办公信息化时代，学生学籍档案管理实践中，需要更新管理思维理念、合理使用信息网络技术、创新管理模式，以提高档案管理工作效率、实现档案信息资源共享，为学生学籍档案管理的全程动态监控和人性化信息交互共享服务提供充分支持。

二、信息时代高职学生学籍档案管理创新策略

（一）创新档案管理者思维，提高学生档案利用效率。信息化时代，学生学籍档案管理人员要与时俱进，实现现代化办公。目前，很多高职院校学生学籍档案管理过程中，很大一部分管理人员未能意识到学生学籍档案管理工作的重要性，同时受到自动化学籍档案管理设备、信息化数据库建设等投资资金不足等因素影响，造成学生学籍档案管理工作大多过于形式化，档案管理工作效率和资源利用率较低。学生学籍档案不仅是学生学习过程的记录载体，同时向学校、用人单位及国家提干提供学生的情况、学习能力和综合素质等信息资源。因此，在办公信息化时代背景下，为创新学生学籍档案管理工作应做到：第一，高职院校领导应结合信息时代发展需求，加大学生学籍档案管理基础设施等资金投入和信息资源数据库建设支持力度，并结合“互联网+”等创新思维通过构建学习学籍档案信息管理平台，将学生信息资源共享给用人单位。通过院校与用人企业间的信息资源交互，确保企业选拔合适的技术技能型人才，为学生提供更多的就业岗位机会。第二，创新学生学籍档案信息化服务理念。在“全国高等教育扩招”“双高建设”等背景下，高职院校为满足自身发展需求，需要通过建设新校区、扩大招生规模、扩展招生类型等方法，以实现院校按“十四五规划”要求规范化发展。招生类型增多、招生数量增加，这就要求院校必须将学生学籍档案工作作为“十四五”发展期间的一个重点工作来抓，通过创新学籍档案信息化服务理念，利用档案资源共享优势增强校企直接联系间的耦合度，实现“按需培养人才”“按岗选择人才”“双向选择，人尽其才”，从而有效提高高职院校的核心竞争力和社会影响力。

（二）制定规范化管理流程，推动学生学籍档案信息数据库建设。办公信息化时代，高职院校学生学习档案管理要结合学生类型、专业特点等编制规范化的工作流程，在满足科学化、法制化等要求的基础上制定标准规范的管理程序。1.建立高职院校分类型规范的档案目录标准。高职院校生源类型多样、学生人数较多，相应学生学籍档案信息资源涉及范围广、信息量大且形式多样。通过建立分类标准统一的标准目录，不仅可以推动档案信息数据库建设，还能保障数字信息资源的规范性和网络平台信息添加、修改和检索的便捷性。2.健全学籍档案信息管理制度。高职院校学生学籍档案信息管理和使用过程中，要健全学生学籍档案立卷归档、档案信息资源采集、档案信息管理职责分工、无纸化档案查找、档案信息资源检索权责等制度体系，通过制定符合学校实际的学籍档案信息管理实施细则，为做好办公信息化时代高职院校学生学籍档案工作提供翔实的制度遵循。

（三）创新“互联网+”学籍档案管理模式，高效优质服务利用者。高职学生生源类型多样、学生人数多，相应学生因入学、升学、就业、转入、转出、学习实践、评优获奖等，所形成的学籍档案材料量大且繁杂。以1名学生在高职学习中大约形成10份材料、在校生2万名的普通高职院校为例，其平均每年会形成约20万份档案材料，且很多档案材料会随学生学习进程推进或各种变动而发生改变。常规的人工归档模式，管理效率低、时效性差、完整准确性差，且无法快速准确检索利用者所需相关信息。另外，人工归纳档案材料形式较单一、内容也较简单，不能真实反映学生的综合素质和个人能力。随着“互联网+”新时代办公“网络化、信息化、系统化”的发展潮流。高职院校学生学籍档案管理创新模式需更加注重“网络化、信息化、系统化”三化特点，以更好服务学生、院校管理部门和用人单位。1.利用“互联网+”模式进行学籍档案管理，降低了学生学籍档案丢失（出错率）和销毁等风险，同时运用云服务器可以避免纸质档案管理中破损、缺失等可能性，有效保障了学生的权益。2.利用“互联网+”模式进行学籍档案管理，借助信息数据共享服务平台，可以更好地服务于院校学生管理部门、学生和用人单位。3.利用“互联网+”模式进行学籍档案管理，可以更好地服务于档案资源利用者，档案查询效率高、针对性强，同时信息反馈实时准确和便捷可靠（添加、修改、阅读和检索）。

（四）搭建高职学生学籍档案信息服务中心，受益档案利益相关者。通过信息采集、开发和再创造高职院校学生学籍档案网络信息资源，借助“学籍档案管理系统”“互联网+”等信息资源管理平台，结合各种信息管理制度措施和技术手段，确保高职学生学籍档案所蕴含的信息资源价值得到高效发挥。高职院校通过搭建学生学籍档案信息服务中心，将各种服务贯穿高职院校的教学活动、学生实践、“奖贷助、勤补免”资助等环节，形成科学、合理、完善的学籍信息服务体系，提供更加专业化、个性化和社会化的服务。另外，信息服务中心对接高职院校学生管理各部门及社会公众平台，进入用户端实现学生学籍信息资源共享，受益档案利益相关者。同时，以“学籍信息共享”作为学生与用人单位的联系纽带，可充分展现学籍信息价值，便于用人单位选拔合适岗位人才，促进学生就业。

三、结语

学籍档案是高职院校学生学习生涯过程中信息资源记录的关键载体。随着办公信息化的不断发展，高职院校学生学籍档案管理面临新的挑战和发展机遇。为了充分发挥高职院校学生学籍档案管理工作的职能，提高学籍档案管理水平和服务质量，在完善规范化管理制度体系的基础上，需充分借助信息网络化技术，创新“互联网+”学籍档案管理模式，更好地为高职院校师生及全社会服务。