新时期人事档案管理信息化建设研究

孙娟娟

通辽市科尔沁左翼中旗卫生健康委员会人事股 内蒙古通辽 029300

新时期，信息技术发展速度较快，并且在社会各领域中得到了广泛应用，为社会各领域发展带来了机遇，同时也带来一些挑战，只有应对这些挑战，合理应用信息技术，才能够促进社会经济进一步发展。当前一些事业单位在人事档案管理中会应用信息技术，保证顺利开展人事档案管理工作，明确开展人事档案管理的目的，同时制定相应措施。在事业单位中档案是非常重要的信息资源载体，在事业单位发展中能够发挥重要作用，因此应注重人事单位干部及职工档案管理的信息化建设，解决其中遇到的问题，提升人事档案管理信息化程度，为事业单位发展提供相应条件。

1 新时期人事档案管理信息化建设的意义

人们在信息化时代能够做到足不出户，从互联网上获知各类信息资源。实现信息化的人事档案管理指的是人事档案管理中运用计算机网络技术，管理和处置资源，便于有效查阅和使用人事档案[1]。

1.1 提升人事档案管理效率

在社会以及信息技术快速发展的背景下，信息成为社会发展中最具价值的内容，挖掘各类信息转变为资源价值符合当前时代要求，实现人事档案管理的信息化建设能够促进社会朝着现代化方向发展。人事档案信息化管理能够使静态存放发展为动态管理，这可以将事业单位办公水平提升，还可以全面转变管理理念，将信息载体由纸质转变为电子，落实数字化操作模式，以此将人事档案管理繁琐流程减少，通过网络提升工作效率。

1.2 共享人事信息资源

在信息化时代和市场经济条件下信息资源已成为非常重要的战略资源，将信息化关联效应增强，通过应用不同信息交叉管理，可创造出商机。实现人事档案管理的信息化建设可促进社会发展，将人事信息加密，加强人才建设，事业单位间实现信息资源共享，与传统的人事档案管理相比更加高效和简单，能够将人才价值充分发挥出来，由此实现服务现代化建设。

1.3 利于查阅人事档案管理信息

查阅纸质档案需要花费较多时间，而档案管理实现信息化，将能够改变这一现状。利用计算机基层处理各种信息，可使复杂数据简化，在数字化与电子化条件支持下，能够更加便利的查阅档案，无需花费大量时间查阅纸质档案。通过网络检索，可在短时间内查阅信息，可将档案使用价值充分发挥出来。

1.4 档案信息更加安全

事业单位中档案是非常重要的信息资源，单位的发展会受到人事档案管理工作的影响，人事档案信息具有不可估量的价值，若是企业有档案信息泄露或者是丢失的问题出现，那么将使其企业面临一定的损失，严重损害企业利益。然而，在人事档案管理信息化下，信息安全性将提升，并且保密程度增强。应用信息化管理手段，能够快速的检索和保存信息，检查信息缺失情况。相较于原本的档案信息管理形式，信息化管理模式保密性更强，实行有效的保密形式，避免丢失信息，保障企业利益。

1.5 降低人员工作压力

传统人事档案管理工作以手工收集为主，工作人员面临较大工作量，效率不仅难以提升，还会浪费人员精力与实践。实现档案管理信息化建设，能够有效应对这一问题。在收集数据方面，可运用快速整合模式，使档案管理具备自动化以及网络化特征，将其转变为优势。与此同时，在档案录入中，重复利用信息，避免资源浪费，将其价值充分发挥出去。降低人员工作压力和工作强度，有效提升档案管理效率。

2 人事档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 没有足够的信息化建设动力

一些事业单位认为进行人事档案管理信息化建设不仅浪费时间，还需要投入一定资金和资源，会缩减事业单位利益，从而没有开展该工作，人事档案管理中依旧采用人工管理模式，从而很难使人事档案管理获得良好工作效果，不符合事业单位发展要求，甚至会阻碍事业单位发展[2]。我国在多年以前就提倡信息化的人事档案管理，但是一些事业单位受传统思维影响没有全面落实这一工作，导致当前难以明确使用人力资源的具体情况，人事信息具有滞后性，主观因素会影响人事档案管理工作，制约其发展脚步。

2.2 需全面更新软硬件设施

建设和应用人事档案的信息化管理系统需有先进、完备的硬件设施及软件系统作为支撑，但是一些事业单位不重视软硬件设施设备的投入，特别是在选择软件上，和事业单位人事档案管理存在差距，导致集团型事业单位的分公司只能管理内部员工档案信息，在人事档案管理系统上存在功能缺陷，其也无法统筹管理员工信息。另外，一些事业单位会应用文书档案管理系统进行人事信息管理，但是两者间存在较大差异，很容易影响人事档案管理工作的开展，降低事业单位管理与服务能力。

2.3 全能型管理人才缺乏

对于人事管理来说，没有全能型、高素质管理人才将会影响档案信息化建设效率。当前档案管理人才缺乏良好的管理意识，没能掌握先进工作理念，没有准确认识到档案管理中信息技术的重要作用，因此工作中过于依赖原本档案信息管理手段，不注重信息化管理平台的建设。与此同时，对于其专业技能以及素养来说，管理人员没有全面掌握专业技能，建设信息化管理平台的能力较弱，使得事业单位建设人事档案管理体系受到阻碍。

2.4 现代化基础设施落后

现阶段事业单位健在建设信息化人事档案上受到局限，这是因为事业单位内部现代化设施不够完善。由于事业单位投入资金有限，因此其计算机硬件上存在功能障碍，不利于对档案管理系统功能进行完善。除此之外，事业单位在开发和创新软件方面还存在不足之处，由于基础设施较为落后，限制了人事档案信息化发展，事业单位在新时期应制定相应策略，解决并优化信息化建设中的问题。

2.5 管理制度不完善

因为事业单位原本的人事档案管理缺失，使得管理工作较为混乱，并且人事档案管理制度不完善。尽管有专门部门及人员开展管理工作，有制度规定，但是其采用的管理措施不够合理，并且难以实行，人事档案无法完整、准确的保存，对管理工作质量会造成影响，并且也会使管理工作不具备时效性。人事档案管理所属权不够清晰，导致上述问题出现。除此之外，人事档案管理方面也不具备良好的制度与立法，加上管理制度程序过于僵化繁琐，导致人事档案管理工作开展非常麻烦，因此应在人事档案管理制度中突出这些问题。在事业单位不断改革的背景下，其制定了完整的管理制度与方案，但是在执行方面难以达到良好效果。

3 新时期人事档案管理信息化建设的策略

3.1 建设档案信息数据库

构建档案信息数据库需将局域网作为基础，这就需要网络服务部结合事业单位需求提供相应软件，设置人事档案管理系统访问权限，并安排专业人员管理相关事宜。系统管理工作需要安全员和管理员共同开展，相互间需要加强监督，网络工程师负责管理工作日志，不应随意修改工作日志内容。这对于人事档案管理来说具有许多好处，可提供干部信息，加强干部工资管理，完善构建信息数据库，提升干部人事工作和档案管理效率，在事业单位人事决策上能够提供参考[3]。

3.2 加大信息化建设投入力度

事业单位人事档案管理进行信息化建设时，需有牢固思想基础和物质支撑，加大物质投入力度，才可使档案管理信息化建设顺利落实。因此，事业单位应制定相应办法，做好筹集资金工作，以此提升档案管理的水平与质量。此外，应重视事业单位实际发展情况，注重科研成果，提升经济增长点。深入挖掘事业单位中优秀科技人才，使其参与到档案管理的信息化建设中，推进信息化建设进程，同时减少资金的投入。

3.3 提升档案管理人员素质及能力

事业单位开展人事档案的信息化建设工作时，档案人员素质会决定信息化建设进程。这就需要事业单位有针对性的对档案管理人员开展素质教育和培训，使其能够掌握正确操作信息化管理系统的方式，使管理流程更加规范，确保提升人事档案管理效率。除此之外，档案管理人员应掌握计算机的图像处理、信息分类、信息扫描及信息存储等功能，定期检查、备份人事档案信息，防止出现档案信息丢失、错误及泄露等问题，为共享档案信息提供便利条件。除此之外，管理人员需学习关于人事档案管理的法律法规，实际开展人事档案的信息化管理工作时，需要遵守管理规章制度，防止出现恶意泄露信息的问题。

3.4 强化人事档案管理信息化系统的网络安全

建设信息化管理平台，为了使事业单位的人事档案进一步发展，需要保证网络安全，事业单位需要注重检测和优化管理平台的运行环境安全性。单位中研发技术人员需要强化建设安全系统功能，在数据库之中进行安全检测软件的安装，检测档案管理中潜藏的风险因素，如果发现相应问题需要作出专业的操作处理，规避人事档案信息化管理系统之中的安全风险。不仅如此，需要技术人员在数据库之中设置病毒查杀系统，定期清理数据库垃圾信息，检测系统内部结构的功能，保证信息化管理系统有着安全的运行环境，将系统运行效率提升，使人事档案管理有着更好的质量[4]。除此之外，对于不同部门的检索人事档案信息要求，合理设置类型不同的安全密钥和数据库访问权限。

3.5 开发和应用现代化管理软件

对人事档案的信息化管理平台进行建设时，事业单位需要对开发应用管理软件加以重视，对数据库软件设施和硬件设施加以完善，将管理系统运行质量和效率全面提高。事业单位应将资金投入力度加大，招聘创新型人才，基于此研发智能化、高科技的管理软件，在测试系统功能安全以及运行速度后，结合内部人事档案管理相关要求，将管理系统结构与功能不断完善，提升信息化管理平台的运营效率，确保档案信息管理质量。

3.6 完善构建档案管理制度

事业单位原本人事档案管理制度缺乏有效性与合理性，阻碍着管理工作水平的提升。为提升人事档案管理的信息化水平，应注重其制度的有效性，完善构建管理制度，使管理人员应用制度将人事档案的管理水平提升。为增强档案管理信息化的有效性，应明确管理人员的职责，使其在职责范围内将自身工作完成。首先应完善各项规章制度，并且严格遵守这些制度，例如完善《干部档案管理制度》、《信息安全制度》、《信息报关保密制度》等制度规定，根据制度落实相关工作，避免出现档案丢失等情况。另外，应完善人事档案管理的信息化检查制度，根据有关标准，开展人事档案管理信息化检查，公开通报检查结果，并且应在单位重点工作中纳入认识档案管理信息化内容，确定档案管理信息化的目标、任务与措施，全面落实信息化建设工作。

4 结语

在事业单位管理工作中人事管理占据重要地位，人事档案管理是人事管理重要组成部分，只有将人事档案管理工作做好，才能够为事业单位发展提供准确的人力资源信息。目前信息技术发展速度较快，人事档案管理工作中应用信息技术，实现档案管理的信息化技术建设，但是在实际建设中还有一些问题存在着，这将影响人事档案管理价值及作用发挥，就需要事业单位相关管理人员掌握这些问题，并制定有效策略加以解决，实现档案管理信息化建设，使事业单位人事档案管理体系更加完善，保证事业单位在新时期市场中快速发展。