地质系统文书档案规范化管理工作研究

文/广西壮族自治区地质矿产勘查开发局机关服务中心 梁晨霞

我国社会主义建设事业的飞速发展，对地质勘察工作提出了更高的要求，同时也进一步促使地质勘察工作快速发展，系统规模不断扩大。地质档案是地质系统在各类地质勘察活动中形成的具有保存利用价值的文献资料的集合。一直以来，地质档案都是我国国家档案的重要组成部分，具有较高的科技价值与历史文献价值。随着我国地质事业的不断推进，地质系统的档案规模也在不断扩大，这对档案的收集、整理以及存储、利用等管理工作提出了更高的要求。本文基于当前地质系统档案管理工作实践，就其文书档案的规范化管理工作进行探讨，以期能够为地质系统档案管理工作的规范化发展提供参考与借鉴。

一、文书档案是地质系统档案的重要组成部分

一般来说，我们将文书档案定义为相对于科技档案而言的一种档案类型，是机关企事业单位在行政管理活动中产生的具有保存价值的各种文书资料的总称，包括各种通知、公告、报告、批复、指示以及工作总结、会议记录等。通常组织机构的规模越庞大、部门和人员越多；产生的文书资料越庞杂，管理的难度也越大。文书档案记载了一个单位的发展历史进程，客观反映着其各项工作的开展过程和具体结果，包括各种问题的发生、发展以及处理过程、结果；领导的决策、各项基础建设以及研究开发项目的整体脉络流程、过程及结果等。

随着我国社会经济发展对地质勘察工作的要求越来越高，地质系统的规模也在不断扩大，产生的各类文书资料也越来越多。地质系统是一个知识密集型的产业，地质档案历来是国家档案的重要组成部分，而文书档案则是地质系统档案的重要组成部分。相较于地质系统科技档案管理来说，地质系统的文书档案管理的重要性往往被忽视。地质系统文书档案客观记录了我国地质事业的发展历史，反映了地质系统解决各项地质难题的思路、方法以及管理决策过程与结果，对于地质系统各项工作的开展具有重要的参考价值。

二、地质系统文书档案管理的规范化问题

随着地质系统文书资料的不断增多，文书档案管理工作的难度也在不断增加，使得地质系统文书档案管理问题突显，尤其是文书档案管理的规范化问题，在很大程度上影响了地质系统文书档案管理质量与有效性。就目前地质系统文书档案管理的现状来说，在规范化方面表现出的主要问题包括以下几个方面：

（一）文书档案的收集与归档存在随意性。众所周知，不是任何文书资料都可以称之为档案，文书档案是指那些具有保存、利用价值的一类文书资料，只有符合这一标准的文书资料才能收集归档。目前地质系统由于规模的扩大，每天都在产生大量的文书资料，这些文书资料需要经过专业、细致的甄别才能归档，形成文书档案。但在实践工作中，很多情况下文书资料并没有经过专业细致的甄别来确认其档案价值，导致部分不具备保存与利用价值的文书资料被归档，无形中增加了地质系统文书档案收集、整理归档以及保管存储的工作量。一些档案管理人员对此环节的工作比较随意，文书档案价值判断的主观性较大。

（二）文书档案归档整理不规范。文书档案的归档整理有着较为严格明确的规则，一般情况下，归档文件整理大致有文件材料收集、组件、装订、分类（按年度、机构或问题、保管期限分）、文件排列、加盖填写归档章、编目、装盒、入库等程序。有关文书材料收集的规范性问题上文已述，这里所指的归档整理不规范主要是指文件收集完毕后整理过程中的规范性问题。在地质系统文书档案管理实践中，由于诸多原因，文件归档整理的规范性问题比较突出，主要表现为：一些跨年度档案材料的分类没有严格按照分类标准执行，如跨年度的复文没有与来文一起归档；跨年度的计划规划没有按规定归入开始年；跨年度召开的会议文件材料没有归入会议结束年等；不同保管期限的文件混在一起直接归档；一些不应列入永久保存的档案或是应列入定期保存的档案，没有按规定正确的分类。此外，在文件排列、编目以及上架等方面也均存在不同程度的规范性问题。

（三）文书档案使用方面存在规范性问题。随着地质勘察活动的不断增多，地质工作中文书档案的需求也日益增加。文书档案的使用、利用在程序上有着明确的规定，但在实际的管理过程中，一些不规范的行为导致文书档案利用、使用的安全性受到较大影响，如不应外借使用的档案原件违规外借，一些不属于开放范围的档案违规开放查阅等。文书档案的利用并不是一味地追求效率，缺乏规范化的文书档案利用。一方面，会使档案的安全性受到影响，一些重要和珍贵的档案一旦受损往往难以恢复，档案利用价值将会大大降低；另一方面，一些档案信息具有一定的敏感性，不规范的使用难以确保信息利用的安全性。随着地质系统档案事业改革的不断推进，档案利用受到了重点关注，但不规范的档案利用无疑是从一个极端走向另一个极端，也是地质系统档案管理水平不足的一个侧面反映。

三、地质系统文书档案管理规范化问题的成因分析

地质系统文书档案管理缺乏规范性，产生出一系列规范化问题。深入分析这些规范化问题的具体成因，大致可以归纳为以下几个方面：

（一）对文书档案管理的重要性认识不足。虽然一直强调文书档案是地质档案的一个重要组成部分，但在档案管理实践中，很多档案管理者还是存在重视科技档案管理而忽视文书档案管理的问题，这种观念、认识上的偏差，很多时候会导致在实践工作中对文书档案管理的随意性，因为不重视，所以无所谓。而更深层次的原因，也许是因为地质系统属于知识密集型的行业，对于科技档案的重视理所当然，而更多是事务性的文书档案则在潜意识中被放在了次要的位置。

（二）地质系统文书档案管理制度不健全。地质系统文书档案管理的规范化问题，更多的是由于文书档案管理制度不健全所致。档案管理制度规范档案管理行为，虽然从大的框架上来说，档案管理工作在顶层设计上有着较为严格的规定，包括技术性与制度性规定，但不同的行业有着自身的一些特点与实际情况，还需要制定符合自身实际的档案管理办法与规章制度，这些细化的档案管理规定指导档案管理工作人员的具体行为，使之更好地完成档案管理工作。就现状而言，目前地质系统的文书档案管理制度建设不是很健全，尤其是在制度落实层面，没有严格的监督管理机制，这是很多不规范问题产生的重要原因。

（三）文书档案管理专业人才缺乏。地质系统文书档案管理的规范化问题，另一个至关重要的影响因素来自专业档案管理人才的缺乏。档案管理是一门专业性较强的系统性工作，没有专业背景的人员往往难以规范地完成的档案管理工作。在地质系统内部，很多档案管理人员属于兼职工作，不具备档案管理的专业背景，而且人员的年龄结构也偏大，对于一些现代化的档案管理系统，在应用上也缺乏基本技术素养，这些都在很大程度上影响了文书档案管理的规范性。

四、加强地质系统文书档案管理规范化的相关对策

（一）根据新修订的档案法依法管档，明确文件材料归档与不归档范围。按照《归档文件整理规则》规范整理档案，在意识上加强对文书档案管理的重视程度，改变重科技档案管理轻文书档案管理的思想，要充分认识到文书档案管理的重要性，认识到文书档案的功能作用与利用价值。具体来说，地质系统的领导层、管理层应注重自身观念的转变，要从地质系统档案事业发展的角度来看待文书档案管理工作，要从地质系统长远发展的层面来推进文书档案管理工作的开展，只有形成从上而下的档案氛围，才能有效促进档案工作的规范化开展。

（二）建立完善的地质系统文书档案管理制度，以制度来规范档案管理行为。地质系统应根据自身的档案工作实际情况，制定完善的地质系统文书档案管理办法，要明确文书档案管理在各个环节上的操作规范，尽可能使文书档案各项管理工作都能够做到有章可循。此外，还应建立完善的档案管理奖惩机制，对于不规范的档案管理行为，要有惩罚；对于规范的档案管理行为，要有奖励，只有完善激励机制，文书档案管理的规范化才能真正落到实处。

（三）加强地质系统档案管理专业人才队伍建设。文书档案的规范化管理，离不开专业的档案管理人才，只有建立起一支专业技术过硬、综合素质强的档案管理人才队伍，才能有效提高文书档案的规范化管理。具体来说，地质系统一方面应加强具备档案管理专业背景人才的引进，设置档案管理专职岗位，并提供一定的岗位调整、上升空间，做到人才引进来、留得住、用得好；另一方面要加强对现有档案管理人员的专业培训工作，提升现有在职档案管理人员的专业知识与技术能力。总的来说，只有两方面齐头并进，做好档案管理专业人才队伍建设，才能有效解决地质系统文书档案的规范化管理问题。