“互联网+”时代文书档案管理工作分析

文/陕西钢铁集团有限公司 张静

一、“互联网+”时代文书档案管理工作概述

“互联网+”时代背景下，各种数字信息技术高速发展，企业文书档案管理工作机遇与挑战并存。信息技术给企业文书档案管理工作带来了活力，使得文书档案管理工作呈现出以下特点：一是数字化。文书档案以数字化的形式呈现，能够更为方便快捷地在硬盘、U盘、云终端等介质中保存、传输、开发、管理以及利用。同时，以数字化的形式呈现使得其能够更加容易被复制，极大程度上减轻了档案管理人员的工作压力。二是高效化。主要体现为大数据技术、云储存技术、云计算技术、自动算法技术，已经开始融入文书档案管理的各个领域，提升了文书档案管理工作效率，使得信息技术代替了许多人工处理环节，为文书档案管理工作赋予了新的动能。

二、“互联网+”时代文书档案管理工作的现实意义

（一）有利于进一步减少文书档案管理成本。现阶段，随着时间推移以及工作推进，各个企业文书档案的数量和种类不断增加。与此相矛盾的是许多企业并没有充足的档案室为文书档案管理工作提供充足的空间。同时，一味强调档案室空间的扩大，势必会导致文书档案管理成本的增加。为此，立足于“互联网+”时代的特点，将信息技术应用至文书档案管理领域，及时对文书档案进行数字化处理，能够有效减少企业档案所占用的空间，进一步推进电子化办公、无纸化办公，确保文书档案管理工作可持续化发展。

（二）有利于加快文书档案管理工作转型升级。传统纸质化管理模式中，文书档案主要以纸质文件的形式呈现，难以实现一站式管理、开发以及利用的目标。该种管理模式下，不仅无法提升文书档案管理效益，而且还会导致文书档案管理系统性、科学性以及全面性不足。为了降低文书档案管理难度、检索难度和利用难度，增强管理质量，就必须要立足于“互联网+”时代的基本特点，充分将信息技术应用其中。一方面，借助互联网终端的文书档案管理系统，可以快速便捷地对文书档案进行分类，直接浏览相应的文书档案目录，构建文书档案数据库，便于后期对文书档案进行开发与利用；另一方面，从信息化的角度对文书档案进行管理，可以提升文书档案编目、鉴定、保管效率，打破时间、空间层面的传输壁垒，实现一站式管理、开发以及利用的目标。总而言之，“互联网+”时代，必须要把握信息技术的特点，抓住时代发展机遇，推动文书档案管理工作转型升级。

三、“互联网+”时代文书档案管理工作中存在的问题

（一）文书档案数字化缓慢。相较于发达国家，我国信息技术在文书档案领域的应用较晚，部分企业的管理理念也没有相应转变。典型表现在，文书档案数字化转化工作缓慢，许多文书档案仍然以纸质化的形式呈现，无法应用相关的软件和技术对文书档案进行处理，难以适应“互联网+”时代的发展趋势。一是缺乏可利用的高效设备和软件，难以朝着信息化、现代化的方向转型。部分企业尚未采购并配备高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施以及文件格式转化软件。在这种环境下，纸质类文书档案转化为数字类文书档案的效率不高。二是人手不足的问题突出。近年来，各个企业文书档案资料的数量激增。然而，部分企业文书档案管理人员的数量却没有相应增加。如何在处理存量的基础上，对增加的纸质文书档案进行数字化转化，是困扰着文书档案管理人员的难题。

（二）文书档案数字化建设不规范。文书档案具有重要的价值，其是否具备全面性、系统性、准确性、完整性以及真实性，将会直接影响后期的利用。然而，当前部分企业文书档案数字化建设不规范，后期存在重复加工、重复处理的现象。之所以出现这种情况，主要是因为数字档案在立卷归档、管理责任落实、管理标准等方面存在漏洞。一是数字档案立卷归档不科学，严重影响信息化建设的质量。一方面，OA办公系统、文书档案管理系统之间仍未实现数据关联，部分已经在OA办公系统中的电子文件无法同步传输至文书档案管理系统当中，影响了立卷归档的效率；另一方面，部分业务部门没有及时将线上终端的电子文件移送转交至档案管理部门。二是管理责任落实不力。部分企业尚未将文书档案数字化建设工作的责任落实到具体的各个业务部门、工作人员，企业整体缺乏责任意识、规范意识。三是文书档案数字化建设的标准不明确。部分企业建章立制工作滞后，缺乏明确的工作思路，导致数字化建设的流程、内容、分工、目标较为模糊。

（三）文书档案数字化建设的安全系数低。“互联网+”时代，网络终端存在各种非法程序以及病毒入侵，为文书档案管理工作带来威胁。然而，部分企业过于强调对文书档案的利用，忽视从安全角度对文书档案进行管理，导致安全保障工作滞后。一方面，技术手段以及管理措施不科学，既没有对文书档案数据库进行加密管理，也没有采用数字水印、数字密钥技术对文书档案本身进行加密；另一方面，文书档案备份工作滞后，文书档案被非法加密后难以恢复正常工作。

四、“互联网+”时代文书档案管理工作的有效对策

（一）推动文书档案数字化建设，为后期管理工作奠定基础。未来，随着信息技术的进一步发展，文书档案势必会朝着全面数字化、网络化的方向发展。为此，企业必须要深入推进文书档案数字化建设，及时将纸质档案进行转化，为后续的管理和利用工作创造有利条件。一是要配备和更新可供利用的高效设备和软件，优化管理环境。具体而言，可以结合企业文书档案管理难度、管理数量以及管理需求来采购相应大型扫描仪器、高拍仪、微缩相机等硬件设施以及文件格式转化软件，对纸质类文书档案进行扫描，并转化为可供便利存储、利用的格式。二是可以通过招聘专业兼职人员来缓解文书档案管理压力，推进文书档案数字化转化工作的进程。

（二）坚持规范管理，充分保障文书档案信息化建设的质量。企业必须要以规范管理为基本原则，进一步提升管理时效，保障信息化建设的质量。一是要抓好数字档案立卷归档工作，企业应通过技术手段来关联OA办公系统与文书档案系统之间的数据，进一步对散乱的电子文件进行整合、同步、更新，为文书档案管理人员创造有利的立卷归档条件。此外，要进一步明确电子文件移交的时限，提升企业相关人员的立卷归档意识，及时督促业务部门将电子文件转至档案管理部门，确保文书档案的全面性、系统性、准确性、完整性以及真实性。二是要落实文书档案管理责任。企业要以季度、半年度、年度为基准，定期对文书档案信息化建设的质量进行考核，及时发现问题并督促相关部门整改，确保文书档案信息化建设工作走上正轨。三是要明确文书档案数字化建设的标准。企业要根据档案管理法规以及其他规范性文件的要求，在结合本企业实际情况的基础上，出台相关的文书档案信息化建设制度。制度中应重点明确图片、影像、声像等不同类型文书档案的格式、各个部门的权责、信息化建设流程，真正指引相关人员开展文书档案信息化建设工作。

（三）织牢文书档案安全管理网，保障档案价值。为了更好地保障文书档案原始性、真实性和准确性，发挥文书档案决策参考、信息凭证价值。一是要强化网络安全。企业可以通过防火墙、杀毒软件、区块链、数字加密、数字签名、云加密技术对企业网络、数字文书档案、文书档案管理系统以及文书档案数据库进行加密处理，并查杀病毒、木马程序、黑客程序、恶意插件等相关病毒和非法程序。同时，要明确涉密文书档案的访问权限、访问层级，从事前角度做好安全管控。二是要做好文书档案备份工作。企业可以租借或者购置相应的云储存终端，依托于云端系统对文书档案进行封闭式备份，建立可容纳海量文书档案的备份数据库，便于从事后角度做好安全防范工作。

五、结语

“互联网+”时代，企业必须要坚持改革先行，善于应用多种信息技术，推进文书档案信息化建设工作。具体而言，一是要推动文书档案数字化建设，为后期管理工作奠定基础。二是要坚持规范管理，充分保障文书档案信息化建设的质量。三是要织牢文书档案安全管理网，保障档案价值。相信随着文书档案管理人员的观念不断转变，其能够进一步把握好“互联网+”时代文书档案管理工作特点，应用新方式解决新问题，最终促进整体管理效益的提升。