浅议高职院校教学秘书工作的内容

文/四川艺术职业学院 卢丽

秘书种类繁多，教学秘书是其中的一种。据相关文献介绍，教学秘书指在学校里协助领导实施教学管理、做好教学计划、教学通知的上传下达、成绩管理、课程综合考核等工作的人员。“教学是立校之本，科研乃强校之路”，可见教学工作在学校工作中占据着首要地位，做好这个工作离不开教学秘书，其扮演着基层管理者和执行者的角色。当然，教学秘书的岗位职责在不同的高职院校内会存在一定的差别，但从整体上看，大体是相通的。

一、高职院校教学秘书的工作职责

据《2019高等职业教育质量年度报告》的数据显示，我国普通高职院校共有1430余所。近年来，随着中高职衔接，高职单招等政策的推行，高职院校规模的不断扩大，数量也逐年递增。学生人数不断增多，教学秘书工作量也会呈递增趋势，现将秘书工作内容及职责归纳如下：

（一）依据学院校历提前落实并做好开学前和学期末的教学准备工作。目前，我国高职院校一年有两个学期，分为春季学期和秋季学期，各大院校均会在学期末下发新校历，教学秘书拿到校历后应及时上报负责领导，协助领导做好新学期的相关教学工作安排。及时下发新校历给院系教职员工，按照教务处的进一步通知，做好新学期教学管理的工作规划。

（二）学生学籍与日常教学管理。高职院校教学秘书在教学管理中担任着重要的角色，需要协助辅导员建立和保管学生的学籍档案，办理学生的专升本、休学和退学、转学和留学、留级和违反校规校纪处分的各种手续。汇总各专业人才培养方案、课程标准、校内专兼职教师课时量、课时津贴的统计；落实学生和教师学期课程安排、下发课表定稿、教师调停课的备案；上报各专业学生和教师教材用书统计表、教学日志和教案的汇总与归档等工作。

（三）负责学生考务管理、成绩管理及毕业生管理工作。学生的考务管理、成绩管理及毕业就业管理是高职院校教学秘书的重要工作任务之一。在学院教务处的安排下，根据文件要求负责学生的期末考试、补缓考、各类等级考试的报名与统计汇总、毕业生清考，落实校内考试的时间、地点、安排监考和巡考教师，并及时向相关部门上报安排表。协助各专业安排落实毕业环节、负责通知毕业生人像采集、下发毕业生的专升本相关通知和学生毕业证等工作。

除了以上工作内容外，教学秘书还需担任领导安排的常务事务工作，如收发通知、负责教学相关会议会前准备工作、会议的考勤和记录、会后总结和新闻宣传、协助领导组织召开教学研讨会等。

二、高职院校教学秘书的作用

高水平高职院校的建设，离不开高水平的师资团队建设，也离不开高素质高技能教学服务团队的建设，教学秘书正是服务团队中的关键岗位，肩负着重要任务。

（一）上传下达及时沟通管理教学信息。沟通是指信息的交流，教学秘书负责高职院校教学管理信息的上传下达，扮演着沟通和协调的角色。如教学考试信息的通知、专升本信息通知、突发事件引起的调停课、期末考试通知等，都需要教学秘书及时与相关领导、专任教师、辅导员进行沟通交流，确保工作有序开展。沟通过程中，教学秘书需要养成良好的习惯，要及时汇总归档教学信息资料，为日后教学检查和教学评估奠定基础。

（二）善于总结，提供教学参谋。教学秘书工作范围广，涉及教学运行的各个方面，很多教学信息也是第一时间掌握，比较了解学院整体的教学现状，所提建议和意见具有较强的参考价值。对此，教学秘书需要在工作中日积月累，善于总结分析，将所见、所闻、所听转换成自己的经验，为所属领导排忧解难，为双高背景下高职院校的教学改革、课程改革提供一定的建议和意见。

（三）创新管理方式，提升教学管理水平。高职院校教学管理工作中，教学秘书也是基层管理者，具有领导、控制、计划、组织和创新的职能。日常教学管理中，教学秘书需要负责所有教学相关的日常事务，如教学计划的落实，教学任务的下达，教研活动的开展，教学秩序的维护等相关工作。为保证高职院校教学管理稳步高校推进，教学秘书应是专职的，具有一定工作经验且责任心强的人担任，同时，需要熟悉院校教学管理规章制度，掌握教学最新动态，研究教学规律，整合教学资源信息，创新教学管理方式，提升教学管理水平。

三、高职院校教学秘书教学工作中存在的问题

通过走访调研发现，各大高职院校明确表示认可教学秘书在教学管理过程中的重要性，但是由于高校自身各方面的实际原因，导致教学秘书在实际的教学工作中仍存在很多问题。主要表现在以下三个方面：

（一）工作任务繁重，压力大且归属感不强。教学秘书作为高职院校的协调者、沟通者和管理者，所负责的事务性工作较多，且繁杂琐碎，经常同一时间需要完成和处理多项工作，但由于人手不够，许多事项不能及时完成和提交，这时还要面临领导和上级部门的催交压力。据调查数据显示，近70%的院校专职教学秘书岗仅有1人，需要负责所有相关的教学工作，工作任务重、压力大、工资水平低、归属感不强，不利于高职院校建立稳定的教学秘书队伍。

（二）学历层次结构参差不齐，人才来源复杂。现今进入高职院校的工作人员最低学历为本科，教学秘书作为行政人员，学历要求为本科及以上学历。由于人才竞争激励，学院招聘人才时受到总体数量的限制，往往制定人才招聘计划时专职秘书数量较少，很多部门人数紧缺，在引进的人才中大部分为硕士及以上学历的专任教师，为了解决用人困难的问题，缺教学秘书岗的部门一般由专任教师或者其他行政人员兼任。据调查显示，目前高职院校的教学秘书女性居多，学历主要为本科或者硕士学历的专任教师兼任，且专业不对口。由于教学秘书岗工作量大、稳定性差，换人比较频繁，很多人刚适应工作便转岗或者离职，这时又会临时找人兼任，严重影响各项教学工作的高效完成。

（三）领导缺乏对教学秘书岗的全面认识，尚未建立健全的培训机制。教学秘书是学校基层管理工作的践行者，是高职院校教学工作中不可缺少的岗位，需要领导的重视和提供培训机会。但很多院校领导忽视其重要性，认为教学秘书是技术含量较低的岗位，任何人都可以做好，由于重视程度不够高，加之经费短缺等因素，团队稳定性极差。以笔者所在高校为例，近80%系部在教学秘书人员选拔、配备、薪资待遇、考核管理、晋升培训等方面重视度不够，严重影响教学秘书岗位的人员工作积极性和主动性。

四、高职院校教学秘书工作问题及应对策略

针对以上普遍存在的问题，如果不及时纠正，学校的教学管理工作将受到一定影响。鉴于此，改变现今高职院校教学秘书的现状显得尤为重要。

（一）量化工作内容，制定有效的薪酬标准。根据教学秘书的工作内容我们可以明确，该岗位工作内容众多，事务繁杂。为了更好地使教学工作顺利有序开展，应在高职院校各系部设置专职的教学秘书，对其工作进行量化，凡学生和教师人多的系别应该按比例配备合适的专职教学秘书人数。同时，建立和健全教学秘书岗的薪资配备方案，使其岗位贡献和薪资水平趋于平衡，降低教学秘书岗位的转岗率，提高教学秘书的岗位归属感和稳定性。

（二）优化高职院校教学秘书的选聘制度。教学秘书的选聘在很多高职院校没有完善的聘用制度，绝大部分是兼职的，所以不管是学历层次还是素质层次都参差不齐，对学院教学管理工作的顺利开展带来一定的阻碍。教学秘书工作其实需要专业且具有一定管理基础知识的人担任，高职院校要想组建一支专业技能强、素质高的秘书团队，应从源头做起。我们要积极去改善这种现状，要及时优化教学秘书的选聘制度，可以是校内选聘，也可以是校外招聘，且要有专业限定，特别应倾向于招聘具有教育学管理基础知识的人员。

（三）提升高职院校领导对院系教学秘书的认可度和重视度。要想保证高职院校教学管理的正常运行，创建一支稳定的高素质秘书队伍至关重要，要实现这个目标，归根结底，要从领导层面引起重视，优化并完善院校教学秘书岗的培训机制和晋升体系，有计划地开展教学秘书的业务能力提升培训，增强业务技能，协调好不同岗位教职人员的职业发展前景规划，为教学秘书提供良好的晋升渠道。建立合理的考核奖励机制，根据工作量的缩小与其他教师的工资收入差距，调动教学秘书工作的主动性和积极性，提升职业认同感和归属感。

五、结语

综上所述，高职院校教学秘书的团队人员数量虽少，但这支团队所承担的工作对学院发展来讲至关重要，随着国家对职业教育发展越发重视，高职院校学生规模也在不断扩大，教学管理任务也日渐繁重。在信息化时代背景下，我们要重视教学秘书岗位的职能作用，对教学秘书的工作内容进行量化，建立和健全教学秘书岗位制度，优化薪酬体系、晋升体系以及培训机制。学校层面需要注重这支队伍的团队建设，为其提供良好的平台，创造更多的机会，增强教学秘书的专业技能和创新服务意识，提升其综合素质，力争建立一支稳定且高素质的教学秘书队伍。