论秘书的跨文化交际工作

文/广西纺织工业学校 陆舒颖

随着时代的变迁、经济的飞速发展，世界上各个国家之间日益成了一个互相联系、依存、开放的有机共同体，随之步入到世界经济一体化的进程中，而我国当然也紧跟时代潮流，积极与国际接轨，开展一系列的合作。随着我国与国际的经济往来愈发密切，相关的跨文化交际工作中对秘书人才的需求量与日俱增。与普通的文秘不同，这种专业性较强的秘书主要针对涉外机关单位、驻华机构等需要与国际进行沟通交流的涉外企事业，其对于跨文化风俗习惯的了解、流利的外语交流等更好辅助涉外工作开展的综合能力要求是比较高的。所以，促使涉外秘书专业人才认识到跨文化交际能力的重要性和相应培养策略，从而更好地开展涉外工作，还是很有必要与价值的。

一、跨文化交际能力的培养对秘书的重要性

国外涉外秘书跨文化交际工作的开展主要在外资、出口、合资等企业中进行，他们与各个不同国家的客户进行相应的沟通交流，为促进双方更好展开合作而服务，其国际化的交际工作对于彼此双方都是极其重要的。国内秘书跨国际交际工作自1978年改革开放后便应运而生，这种新式的复合外向型工作的开展主要在涉外单位、涉外部门和外国驻华机构这些“三资”企业中进行，在很大程度上对各种综合能力的要求还是比较高的，比如相应的外语、文化、法规、经济等综合性知识的掌握程度，自动化办公设备的掌握程度等等，日常工作中还需要协助上司进行外语翻译、电话接打、信件收发、合同起草、客户联络、考察洽谈商务、管理档案和人员调配等一系列的常规事宜。诸如此类的这些能力要求是极具涉外性、事务性、综合性和专业辅助性。

（一）有利于商务会议的开展。在现如今的社会生产与生活中，物质文明与精神文明都得到了空前的发展，由此我国涉外企业在与国际进行洽谈合作等事宜时，经常性地举行谈判会议、股东会、董事会、团队会议和发布会等各种各样的商务会议。

比如我国企业与一些外国企业相比，受不同文化与制度的影响，广大人民群众对客观存在的不平等权利分配的接受度相对较大，进而有着相对鲜明的层级组织结构，其决策方式相应的自上到下。受社会主义与资本主义社会不同制度的影响，其相对的层级结构、决策方式、民主意识等诸多方面也各有不同的制度特色。当然每个国家的国情不同，仅是相对比较而言，有的国家层级组织结构相对大一些，有的国家层级组织结构相对小一些。所以在进行商务谈判会议的座次安排上，受其不同国家间文化差异的影响，有的国家代表企业来参会的人员，其掌握决策主导权利的谈判人员所坐的位置比较居中靠前，而有的国家代表企业来参会的人员，在座次选择上相对比较随意。进而秘书在为其安排参会座次时要适当根据其特有的文化习惯进行安排，规避不必要的误解，确保会议的顺利开展。

（二）有利于接待工作的顺利开展。秘书跨文化交际的接待工作，是其架起与国际开展合作的沟通桥梁中至关重要的一个环节，秘书在其中所起到的纽带作用是极其重要的，不仅要做好间接或直接的接待工作，还要做好与之相关的访客服务工作，进而为服务的企业主体塑造良好的公关形象，为建立良好互惠互利的合作关系打下坚实的基础。在迎来送往各种合作客户的涉外接待工作中，其所代表的企业形象，在很大程度上左右着双方是否能进行后续的合作事宜。

所以，秘书在跨文化交际接待工作中的基本操作与礼仪规范是十分重要的，要尽可能给予合作方宾至如归、较为满意的主观感受，比如在祝贺、邀约、答谢和问候等诸多方面的肢体及语言行为都有其相应的规范标准，并且在不同国家中受其文化差异的影响，同样的语言与肢体表达所代表的意思也是有所不同的。比如有的国家比较喜欢简单轻松的沟通交流氛围，不太注重一些正式的东西，所以在与之往来的过程中就可以避免一些不必要的繁琐礼节，从与其相关的生产生活环境着手进行话题的开展，进而引起共鸣，为后续的洽谈打好基础。而在一些与之相比还是比较注重礼节往来的国家来说，握手与相应的简单问候对于与之初次见面来说还是较为重要的，是必须要尽到的礼节，与此同时还要注意避免询问其家庭事宜这种在对方看来很没礼貌的行为。还有在一些宗教文化色彩较为浓郁的国家中，对于左右手所代表的意思也有不同的讲究，比如有的国家认为右手是与神明和他人进行交流的，左手由于其经常用来清洁身体是肮脏的，所以与人接触或递送东西时是不能用左手的，是不礼貌和不尊重对方的表现，因此我们在与之交流时也好规避这些问题，充分尊重不同文化间的差异性。

（三）有利于商务活动的顺利开展。基于工作需要，秘书的跨文化交际活动在很多时候会主办并主导商务宴请、约会安排等各种商务活动，并根据不同国家的服务对象，相应调整不同的文化需求。

比如在进行跨文化交际工作的约会安排时，由于不同国家受其传统文化习惯的影响，从而有着不同的时间观念，所以要具体国家具体分析，根据其不同的文化差异进行不同的邀约安排。对一些生活节奏相对较快、时间观念感相对较强的国家而言，相应的约会安排至少在三、四周前约定好，并且也比较追求会面过程中的高效率。有的国家受其传统文化的影响，在8月以及其他法定节假日的休憩时间内是不接受相应的邀约安排的。而一些宗教色彩比较浓郁、对宗教信仰较为虔诚的国家，因其每周都会定期去教堂进行宗教信仰的相关活动，故而那一天也不能进行邀约安排。所以秘书作为跨外文化交际工作中连接彼此合作的重要纽带来说，要对其不同的风俗习惯有着专业的文化敏感度，这样才能更好地将自己带入其中，进而尊重并理解其相应的行为缘由与意图，从而最大程度地规避由此引起的不必要工作争议与失败。

比如在进行跨文化交际工作的商务宴请时，不同国家受其传统文化的影响，饮食文化也是存在差异的。而秘书作为商务宴请工作的具体开展者来说，其对于所宴请的不同国家宾客饮食文化的了解，在很大程度上左右着活动的成败。不同国家的餐具使用和饮食忌口中都有着各自不同的差异，有的国家使用筷子进餐，有的国家使用刀叉进餐，有的国家不使用筷子、羹匙或刀叉，而用使用右手抓餐食等等，由此事先了解进而进行不同的宴请准备，就显得尤为重要。

比如在进行跨文化交际工作的礼物赠送时，各个国家也有不同的讲究。有的国家喜欢浪漫一点，送花时则要避开纸花、菊花、康乃馨等，其在对方文化由于寓意不好而不适合送人，在花朵数量上也有不同的讲究，有的国家送单数，但受其本国宗教文化的影响，是不能送13朵的。实用一点的送礼，有的国家则比较讲究，不能送刀剑等锋利物品，其有着与人隔断联系的寓意。所以根据不同的文化差异影响，要适时地规避好不必要的“雷坑”。

二、跨文化交际能力的培养策略

（一）注重跨文化交际内容在教材中的充分挖掘。在秘书专业相应的跨文化交际能力的培养上，第一步就是要对其相应的英语教材进行充分挖掘，比如以英语为母语的一些极具代表性的西方国家，其相应的习俗、典故、简史、习惯和名人轶事等等，教师通过对其英语教材的知识梳理和内容提取，以这种显性教学方法，使学生们更快、更好地了解所学的文化知识，进而对其进行相应能力的培养。

（二）现代化教学技术手段的广泛合理应用。在时代飞速发展的今天，现代化的教学技术手段越来越多地被广泛应用到实际的教学活动中去，也是其接收文化知识的重要途径。所以，在秘书专业涉外语言的教学活动中，可以教材为基准，利用现代多媒体技术手段尽可能多地收集一些英语音乐作品、电影剧集、诗歌和小说故事等，进而以丰富多样的文化碰撞在潜移默化间使学生们感悟中西文化的差异与魅力，从而提高其跨文化交际的工作能力。

（三）外教课程的积极开展。外教即外籍教师在秘书专业学生跨文化交际能力的培养上，有着积极的推动作用，可以极大地缩短相应的精神距离，外教课程更是其极具意义与价值的学习资源。外教不仅能利用自己得天独厚的语言与文化优势，对其进行相关的教学培养，还能以自己为典型，更好地阐述跨文化交际工作的必要性与重要性，使其更具有说服力。

三、结语

综上所述，随着世界经济一体化中我国与国际上的经济往来日益密切，跨文化交际工作势必会越来越多地应用到涉外经济活动的开展中。而其中文化风俗习惯的融合与碰撞，既是机遇也是挑战。所以秘书在跨文化交际工作中所扮演的角色与发挥的作用就显得尤为重要。相应的涉外秘书从业人员对各自文化差异、观点和语言交流等方面上的把握，无不对跨文化交际工作的开展产生着巨大影响。因此，这一系列工作的有效开展是对秘书综合能力的考验与挑战，需要其在各种不同的文化碰撞中，既充分尊重各自的文化差异，又能在差异中建立良好的合作关系。