浅谈秘书信息工作的重要性

文/云南民族大学 李万军

一、秘书信息工作的现状

（一）信息工作的定义。信息工作是秘书人员对各种信息进行收集、整理、加工、传递、利用和反馈等工作流程的高度概括。

秘书工作的内容是以秘书的办文、办事、办会为核心的日常事务处理。具体内容分为信息工作、文电工作、档案管理工作、辅助决策工作、督办工作、协调工作、建立健全制度规定、印章管理工作、保密工作、接待工作、办公设备管理工作、办公用品管理工作、领导交办的其他工作等。秘书人员在处理这些工作时，必须根据相关的要求进行事务处理。

（二）存在的问题。1.信息报送不及时。秘书在对信息进行综合处理的时候，很容易耽误向领导报送信息的时间，以至于跟不上工作的进度而使事情不能及时得到解决。2.辨别有效信息的意识欠缺。秘书人员在收集信息时，往往暴露出其文字功底和搜集信息的意识不强，找不到有效信息，从而使收集到的信息没有价值。3.对信息的真假度难辨。秘书人员在收集信息时，有时会对信息的真假分辨不清，找不到信息的关键点，有时会收集到错误的信息而导致领导做出错误的决策。4.秘书工作人员缺乏耐心。面对复杂的信息工作，秘书人员没有耐心，很随意地将收集到且没有价值的信息报送给领导，以致延误工作完成的时间，造成不良的影响。

因此，培养秘书人员的信息甄别意识，对于提高秘书人员辨别信息真假的能力，增强自己的耐力，起到至关重要的作用。

二、秘书信息工作的基本流程

（一）信息的收集的途径和方法。1.观察法。秘书人员通过开会、深入现场、参加生产和经营、实地采样、进行现场观察并准确记录（包括测绘、录音、录像、拍照、笔录等）调研情况。2.查阅资料法。报纸、行业网站、文献、杂志、广播电视等传媒专访。3.实验法。秘书人员通过实验室实验、现场实验、计算机模拟实验、计算机网络环境下人机结合实验等过程获取信息或结论。4.调查法。秘书人员采用拜访调查法、电话采访法、问卷调查法等方法获取有效信息。5.互联网信息收集法。秘书人员通过计算机网络发布、传递和存储各种信息。互联网信息收集的最终目标是给广大用户提供网络信息资源服务，整个过程包括网络信息搜索、整合、保存和服务四个步骤。

（二）信息的归纳与整理。秘书人员把收集到的信息进行归纳整理，而信息的整理包括信息的分类和筛选。秘书人员把收集到的各种信息按照其不同的内容、性质、作用、要求进行分类整理，再把有效信息筛选出来，使其提高工作效率。

（三）信息的加工与处理。秘书人员认真核对筛选出来的信息，对不完整的信息材料进行完善、加工，将综合处理后信息提供给领导参考，促使领导作出正确的判断和科学决策，从而提高其工作效率。

（四）信息的传递与反馈。1.口头的传递。将信息转变成简练精短、正确合理的语言信息，然后再传递给领导。2.文字的传递。将信息转变成有文字、图画、符号的书面形式传递给领导，以便于领导甄辨。3.通信设备的传递。作为现代社会中普遍使用的一种传递方式，秘书人员常用的通信设备有电话、电脑、传真机、扫描仪、通信卫星转换器等。使用这些设备传递的优点是传播速度快，正确率高，在很大程度上提高了领导的工作效率。

三、秘书信息工作的重要性

（一）信息工作是秘书人员为领导决策提供参谋辅助职能的前提。信息是决策的基础，秘书信息工作的任务就是为领导工作提供情报和依据。秘书人员在收集信息的过程中，要综合所有发生的情况，去进一步发现问题、分析问题、研究解决的方案及对策，并以此为基础提出有效的意见和建议，为领导能做出正确决策而提供有价值的参考依据。如果秘书在信息工作过程中，发现异常信息，应及时追踪了解造成异常信息的原因并进行综合处理，甄别信息的真实性，确保信息的正确性，为领导做出正确的决策提供参谋辅助作用。

（二）信息工作是秘书人员写好公文的基础。作为秘书工作者，撰写公文是秘书核心工作之一。而秘书人员在撰写公文时不能乱用信息，必须是在正确掌握信息的基础上，根据领导的意图，经过分析、整理、加工，形成更全面、更准确的信息体系。如果没有各种信息资料作基础，要想写好一篇完整的公文那是不可能的，所以说，秘书人员要想写好公文，离不开信息工作的整理与加工。

（三）信息工作是秘书人员处理好各项事务的保障。秘书人员在处理各项事务工作的过程中，不仅要领会领导的意图和个人的学识，而且更要依靠各种有效信息作为依据，对信息进行综合处理，将有关部门联系起来，合理分工、明确职责，以保证各项工作的顺利开展。信息是可再生的资源，秘书人员可以利用失去原有价值的信息，经过深层次的加工而得到有价值的信息。信息的价值大部分是潜在的，要想使信息不断增加含金量，秘书人员不仅要主动去发现信息、收集信息、整理信息，还要进行深入地分析和加工，尽量多发现有价值的信息，以便更好地为领导发挥参谋作用。

四、提高秘书信息工作的途径

（一）按照标准要求做好信息工作。1.准确。秘书所收集到的信息务必准确无误。秘书收集信息的目的是帮助领导做出正确的判断和科学的决策，如果秘书人员为领导收集到的信息是错误的，就可能使领导的决策发生错误而造成严重的损失。2.及时。信息的流动是很快的，这就需要秘书人员能够及时地获取和掌握住信息，并及时把信息有效地利用起来，才可能发挥信息的最大作用，为领导能做出正确的判断和科学的决策提供有利的依据。但如果对信息的处理不及时，就会失去信息原有的价值，从而造成不良的影响。3.全面。秘书人员在为领导提供信息时，应该从多方面去收集信息，不能忽略每一个细节。全面如实地反映情况，才能使领导根据各方面得到的有利信息，根据实际情况做出正确的判断和科学的决策。4.适用。秘书人员在收集信息时，首先要弄清本单位所需要的信息和需要解决的问题，深刻领会领导的意图，并从本单位的实际情况出发，再根据部门和领导的差异需求，找到对其适用的有效信息。

（二）增强秘书对信息工作有效意识。1.自觉意识。作为一名秘书，特别是为领导办事的过程中自觉意识很重要。应该自觉为领导收集相关有价值的信息、并进行筛选、整理、加工，各司其职，自觉为领导分忧解难，自觉做好领导的参谋助手。2.主动意识。作为秘书，主动为领导分忧解难是基本工作。平时在为领导收集信息工作的过程中，要主动从网络、书本、期刊、报纸等方面收集一些有价值且对领导工作有帮助的信息，从而提高领导的工作效率。3.竞争意识。作为秘书，必须要有竞争意识，随时知道自己的处境，能够正确领会领导的意图，在工作中不断去学习，吸取工作中的教训，不断加强自己的职业素养，无论自身学历有多高，经验多丰富，严禁眼高手低，要时刻保持一种竞争理念，时刻清楚自己的地位以适应职场的变化，保证自己不被社会所淘汰。4.责任意识。作为秘书要履行好岗位职责，完成使命，因为责任意识是职业秘书的一个核心素养，具备良好的责任意识是做好秘书工作的前提和基础。要想做好秘书工作就必须培养好自己的责任意识，不断提升工作的自觉性，强化责任的执行力。所以，秘书在做好信息工作时，要尽力让自己有担当、有责任感、保质保量完成领导交办的各项工作任务。5.保密意识。秘书作为随时为领导进行服务的公务人员，在平时的工作中要辅助领导做出正确的决策，办好各种各样的会议，对诸多机密文件要及时进行处理。所以说，秘书比一般工作人员知道的机密要多很多，这就需要秘书人员在工作时树立保密意识，充分认识保密工作的重要性，提高防范意识。秘书在做信息工作时要严格履行职业操守，重要的信息一旦从秘书的口中泄露，就可能会造成严重的后果。所以，秘书在进行信息工作时一定要有守密意识，做好保密工作。