与时俱进 开拓创新 促进城建档案馆服务职能的转变

文/福建省泉州市城市建设档案馆 温鲤虹

城市的规划、建设和管理是一项错综复杂的系统工程，必须要有充分的理论依据和数据支撑。而城建档案为城市规划、建设和管理提供了重要参考资料，对城市的规划和发展发挥了关键的促进作用。城建档案作为一种多功能信息资源，为社会各界提供多种便利，其潜在价值得以充分彰显。城建档案馆最基本的工作就是收集、整理和保存档案，做好档案适用工作，保持不朽生命力，让“死”档案“活”起来。随着政府民生工程的发展和公民档案利用意识的增强，城建档案的重要作用越来越凸显，其服务职能的创新和转变迫在眉睫。

一、精准把握城建档案管理的必要性

（一）为城市规划提供基础和保障。城市规划是一定时期内规范城市发展建设，统筹部署城市各项工程建设的政府行为，是城市管理的重要组成部分。不同城市的形成与发展特点不尽相同。只有在遵循客观规律和实践过程的基础上，城市的规划者才能在岁月的年轮上，往后看到城市波澜壮阔的历史，往前展望城市美好的未来，进行城市规划。而城市的自然条件、历史条件、社会条件等因素都必须依靠真实记载“城市记忆”的城建档案为依据，城建档案是编制城市规划的珍贵线索。由此可见，只有通过城建档案才能制定出适合城市发展规模和结构的规划。

（二）有助于加快城市建设步伐。城市建设是城市规划的实现途径，是政府民生工程的有效载体，为人民群众创造一个舒适宜居、美丽智能的城市环境是城市建设的出发点和落脚点。随着经济的快速发展，政府开始大规模建设和改造城市，逐渐增多的城建档案正日益成为工程扩改扩建的重要依据。城建档案中的施工前原貌、施工过程及建成后的面貌，以实际为脉，以丰富的图片为络，真实记录城建工程建设过程中的点点滴滴，为建设中的大街小巷提供水文、气象、地质、历史、现状、地上、地下等原始资料，为加快城市化建设的步伐提供齐全、完整、准确、系统的数据支撑。

（三）推动城市建设管理的发展。城市建设管理主要包括规划管理、房屋土地管理、城市公用事业管理、市政工程管理等。从鳞次栉比的地上建筑到纵横交错的地下管线，城建档案在城市建设的各个环节和角落都扮演着重要角色。城建档案管理的意义在于它详细记录了城市建设的历史进程、城市面貌，可以在这一厚重档案的基础上，进行深层次城市管理，避免不必要的浪费，简化工作，推动其进一步发展。做好城建档案的收集、管理和利用工作。

二、充分认识城建档案工作为群众服务的重要意义

坚持“群众满意不满意、高兴不高兴、答应不答应”的“唯一标准”是求真务实、科学治理的具体体现及党的实践观和群众观的生动体现。如何转变城建档案馆服务职能，让档案工作服务与群众零距离，是值得思考的一个问题。泉州市城建档案馆始终把群众利益放在首位，结合“不忘初心、牢记使命”主题教育工作，围绕提升为民服务效率进行专题调研，组织召开部分住建行业企业代表座谈会，征求意见建议，调研中发现全市城建档案信息化工作开展还不平衡，影响了群众快速及时的查询，需进一步优化便民利企服务环境。

私人购房登记、旧房改造、土地产权、红线划定等大量的文件资料都是城建档案形成的重要资源，这些档案都关系着广大公民的切身利益，对其进行最大化挖掘、开发利用，不仅可以为人民群众服务，还提高了城建档案的社会地位。由于城建档案馆的职能所在，我们要收集整理归档材料，为了方便服务对象，除了把材料送上门，还可以深入建设、施工、管线单位主动宣传，协助建设、施工部门档案兼管人员做好形成文件的整理和预立卷工作，降低他们因为送审的档案不规范而返工的概率。同时针对不同的服务对象，采取不同的方法来提升服务水平。按照省、市有关主管部门的关于提升营商环境的要求，缩短竣工档案的审查时间。泉州市城建档案馆经研究决定自2019年1月1日起，工程竣工档案审查由备案改为预验收，采取提前介入、提前审查、简化审查流程等措施，有效压缩工程档案在本馆审查的时间。经抽样回访建设单位，获广泛好评。

三、创新推进城建档案馆服务管理优化升级

（一）民生是城建档案的来源，城建档案馆要以树立为人民服务的理念为己任。从档案的价值和作用来看，它们肩负着建设管理的现实和历史双重责任，管理建设、竣工验收、生产运行、改造维护服务都离不开档案资料。从工作来看，档案是建筑和管理的重要组成部分和环节；从为民服务的角度来看，近年来，群众对城建档案利用的需求不断增加，如检查核实、面积计量、房屋改建、管道维修、产权证、资质审查、司法证明等。因此，作为档案接收和管理部门的城建档案馆要提高查档服务水平，构建高效的民生体系，把档案信息收集、利用的功能发挥得淋漓尽致，真正为人民着想，急人民所急。

（二）对服务方式进行革新，推进新型城建档案体系民生服务职能转变。城建档案可以多种方式告知群众馆藏情况，让他们有需求时主动查询。如泉州市城建档案馆增加了自助查询机，有需求的群众只要刷自己的二代身份证，通过系统显示的界面，按照操作提示，轻轻点击屏幕就可以一目了然地查询到自己所需要的档案。相比以往的人工查询，等待时间大大缩短，不需要排队办理，提高了工作效率。同时，还可以通过实用手册的印刷及分发，城市建设信息的传播，收档查档指南的明示，设立档案接收及利用咨询电话，把电话号码发布在信息网上，允许前来查档的人员通过电话提前查阅，工作人员要一次性告知工作流程和所需提供的材料，减少办事群众二次往返的问题，逐步实现档案工作从管理向开发利用的转变。实现城建档案利用智能化、便捷化、效率化，让群众少跑路，为广大服务对象提供优质高效满意的服务。

（三）加强窗口服务建设，为政府民生工程提供优质服务。老旧小区改造提升，是中央部署的一项重要惠民工程，也是泉州市近年来持续推进的一项重要民生工作。2019年，老旧小区整治提升工作被列入泉州市民生“XIN”行动。为合理改造老旧小区，小区的业主需要先到泉州市城建档案馆调取小区档案，来访诉求主要集中在：1.老旧小区增设电梯，解决业主特别是老年人上下楼梯不便的问题；2.管道整改，解决小区给排水管道老化、污水横流的问题；3.增设幼儿园，提供小区幼托服务；4.提升绿化，改善老旧小区居住环境。由于历史原因，许多老旧小区的档案不完整或者信息较模糊，为做好这项民生服务工程，泉州市城建档案馆推出“兰台党旗红，服务下基层”服务活动，深入了解周边老旧小区情况，与来访群众细心沟通交流，努力帮助群众找到所需的档案资料。自2018年起，城建档案馆陆续为上千名来访群众提供优质服务，提供档案共计数千卷，工作人员耐心热情的工作态度获得了许多群众的赞许。

（四）加强信息技术的应用，开拓创新城建信息时代。城建档案馆是21世纪信息时代的重要组成部分，数字化是信息化建设的重要手段。作为负责档案信息保存和使用的职能部门，档案馆必须建设信息化城建档案管理系统，目的是打破传统载体模式，采用智能化设计信息传输网络、信息采集和数据利用，即让数字信息成为档案管理内容的新型系统。该系统以计算机为管理手段，以网络传输为使用方式，可以更好解决归档、分类、整理、存储和使用等问题，为城建档案的利用提供独特、直观、真实的服务。由于各工作部门对效率的要求越来越高，对档案信息的需求量越来越大，如老旧小区改造、加装电梯、旧城区改造、文化名城、文化街区改造等，因此必须充分发挥城建档案数字化的作用。

四、与时俱进提升城建档案管理人员整体素质

档案工作者必须树立良好的服务形象和服务方向，这是做好查询工作的前提。树立良好的服务形象需要有优良的工作作风和坚定的服务理念，要有高度的事业责任感，有默默无闻、兢兢业业、无私奉献的精神，对来办事的群众始终热情、耐心、主动；树立良好的服务形象，必须了解业务知识和馆藏的各种资料，只有掌握业务，对馆藏的内容、各种资料的整体形式及相互联系和存放密集架的位置了然于目，减少查阅的盲目性，提高工作的主动性和效率；树立良好的服务形象，必须对服务对象进行各种形式的信息反馈，通过多种渠道开展社会调查，充分考虑档案利用的社会需求，这也是档案利用服务的重要环节；树立良好的服务形象，还要做到沟通从微笑开始，微笑能使陌生人感到亲切，是快乐的源泉，是亲近服务对象的媒介。一个微笑，会让人感到平易近人，档案工作人员面带微笑，服务对象就有了宾至如归之感。

五、结语

习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”城建档案工作者要始终牢记“档案工作姓党”，勇担为党管档、为国守史、为民服务的责任，在城建档案管理中树立“职责有限、服务无限”的理念，在服务职能上取得突破、创新，真正实现城建档案的功能最大化，为民生工程服务。