高校教学档案的收集与开发利用

2021-11-23杨凌职业技术学院霍倩倩

办公室业务 2021年23期

文/杨凌职业技术学院霍倩倩

教学档案是高校在教育教学以及科研实践活动中直接形成且具有非常重要的保存和研究价值的各类文本、图表、照片、影像等各种载体形式的凭证材料。它真实记录和反映着高校教育教学管理和教学实践活动情况，是全体师生员工努力的劳动成果以及智慧结晶。教学档案为教学实践活动提供参考和历史凭证，也为学校的日常教学和发展提供服务。

一、高校教学档案的收集

教学档案的收集作为档案管理工作开展的基础，不仅是档案信息资源开发以及利用的必要条件，也是档案工作的重点以及难点，因此做好教学档案收集是最关键的一步。以笔者实际工作的陕西某高职院校为例，该校对于教学档案的收集和归档范围主要表现在以下几个方面：

（一）综合类。主要包括：上级行政部门下达的有关教学改革、人才培养等工作方面的文件材料（针对本校的、重要的或者具有指导性和参照性的）；有关学校规划、实施方案；有关教学活动方面的规章制度、会议简报等；有关教学检查、评估和教学质量项目申报评奖材料等；有关非学历教育的各类培训班、进修班、研讨班会务材料等；各类有关学校发展建设的统计报表；教学成果奖评选材料等。

（二）学科、专业与实验实训室建设类。主要包括：上级行政部门有关学科、专业与实验实训室条件建设的文件材料（针对本校的、重要的或者具有指导性和参照性的）；有关重点学科、专业、实验实训室建设项目的申报、建设计划、简报、总结统计报表以及批复材料等。

（三）招生类。主要包括：上级部门有关招生工作方面的文件材料（针对本校的、重要的、有指导与参照性的）；有关招生计划、宣传、规定、总结以及招生过程中形成的材料。

（四）学籍信息类。主要包括：新生录检表、名单、入学登记表、学籍卡片、成绩单、各类休学、复学、退学等学籍变更材料以及学校三好学生等奖惩材料。

（五）课堂教学与实践教学类。主要包括：学校各招生专业的教学标准、教学大纲、课程标准、教案、校历、课表等；各分院（系）期中（期末）专业课程考试题库；顶岗实习方案、计划安排、总结等；学生假期社会调查、社会实践总结及有关材料等。

（六）毕业生类。主要包括：上级行政部门有关毕业要求的文件材料（针对本校的、重要的或者具有指导性和参照性的）；毕业生工作计划、总结；毕业生派遣名册；毕业证和派遣证的领取签存根收册；毕业生质量跟踪调查和反馈材料；毕业生就业统计汇总材料等。

（七）教材类。主要包括：教师主编、自编教材；各招生专业实际使用的教材选用目录以及自编、主编教学指导（任务）书以及其他具有保存价值的材料等。

最后附录的是各基层单位需要保存的教学类档案。主要包括：学生毕业论文及评审意见；课程进度表；教师任课登记表、学生成绩登记表、考试试卷；学生顶岗实习总结报告；本专业教学情况检查及总结；教师工作量的核算、登记；教学评估工作要求的其他材料。

二、当前高校教学档案的收集现状

近年来，笔者一直负责本部门（科室）有关教学档案的收集和整理工作。在多年的工作中，笔者发现教学档案的收集是一项十分重要的工作，在实际工作中还存在一些问题。1.工作人员的档案意识淡薄。其实不仅仅是档案管理的工作人员，上至领导、下到其他各类人员包括学生等等都缺少一定的档案意识，在实际工作中也不难发现，因为大多数部门（科室）缺少专职的档案管理人员，而兼职的档案管理人员又对档案工作没有充分的认识和重视，日常工作中的很多原始材料没有及时收集保管，导致很多档案原始材料出现遗失，最终导致所形成归档文件不齐全、不完整。2.档案工作人员收集方法的问题。教学档案很多时候来源于教学、科研等实践活动，能够全面地反映学校在教育教学管理、教学实践活动以及教学研究等等各项工作中的真实情况，但是因为这些材料的来源相对比较分散，内容非常丰富，形成复杂且又具有多样性的特点，这都决定了教学档案的收集必然是一项繁琐并艰苦的工作，不讲方法或者没有采用合理有效的方式是万万不行的。因为当前高校的教学管理工作是按学年度划分的，但像是学籍表、成绩表这类又都是在毕业后才可以形成的材料，所以在平时的工作中，档案管理工作人员一定要讲究方式方法，如果不及时收集、整理、保存，只是一味地按照学年度固定的收集归档，那么势必会造成教学档案的缺失或者不准确。

三、做好高校教学档案收集工作的建议

结合多年的工作实际，笔者认为，档案管理人员在日常工作中，应注意以下几个方面的问题：1.要在本部门宣传教学档案的重要性，提高相关人员对教学档案工作的重视程度。2.要严格按照收发文登记制度，对教学文件等材料进行收发登记，做到随收、随发、随登记，防止档案丢失。3.要提高在平时工作中对一些有价值的零散文件材料的收集保管意识，以防最终教学档案文件材料收集的不齐全、不完整，在对收集到的教学档案进行整理的时候要进行分类，为后面的查阅和利用提供便利。4.要进一步加强对兼职档案管理工作人员的业务培训，强化档案意识，服务意识，要热爱本职工作，对档案的管理工作要落实到个人，特别是要做好因人员调动发生的档案交接工作，确保教学档案的完整性。

四、教学档案的开发利用

档案管理工作的重要内容和重要环节就是档案信息的开发和利用。传统模式的档案管理工作，更多的是注重档案的收集和保管，对于档案的开发和利用这方面做得较少，而且认识和重视程度也不够，手段和方法也相对滞后。实际工作中不难发现，档案信息的开发和利用才是档案管理工作的最终目的和归宿。因此，高校应积极主动地创造各种条件开展对教学档案信息的开发和利用，使广大师生和社会人员充分认识教学档案的作用，更大限度发挥教学档案的价值。各校应该根据自身特点和实际，选择有效的方式为档案利用者（使用者）提供优质服务。一般有三种利用方式：

（一）借阅复制。按利用者（使用者）要求提供教学档案的阅览和外界服务，并按规定满足利用者（使用者）的复制需求。但必须注意的是，不管是在为校内还是校外或其他单位提供学生录取、学籍、成绩、毕业等相关证明材料，一定要做好查阅人或者受委托人身份的确认和核实工作，要保护学生个人信息，以防被他人利用。

（二）咨询服务。关于教学档案的咨询服务主要是指帮助或者协助利用者（使用者）熟悉和认识并且充分了解他所要利用（使用）的教学档案基本情况，指导和帮助其查找和利用并解答相关问题，或者不定期地开展跟踪服务，从而满足学校教学工作的需要。

（三）编研开发。高校可以根据教学工作实际，组织档案专业人员分析教学档案的内容，编辑各类形式、不同层次的参考资料，如学校发展年鉴、校友名录、典型教案（案例）汇编、制度文件汇编等等，为学校发展建设提供服务。

五、教学档案开发利用的工作重点

（一）确保教学档案文件材料齐全完整。在实际的教学档案收集工作过程中不难发现，因为档案管理工作人员的档案收集意识以及专业能力不足出现的档案遗漏、缺失等问题，这些都造成了教学档案收集的不完整，以及归档率不高甚至出现教学档案的利用率偏低等情况。因此，高校应该在做好教学档案管理工作基础建设的同时，提供必要的支持保障条件，比如配备先进的仪器设备，制定相应奖惩制度等，积极调动档案管理工作人员的主动性，为规范教学档案的信息化管理和开发利用提供有力保障。

（二）提高广大师生员工教学档案的开发利用意识。教学档案是学校档案工作的主体，应该将其纳入学校档案管理的范畴。首先，学校领导要增强教学档案的开发利用意识；其次，广大教师要注意实际工作中各类教学活动记录、学生活动记录材料的积累，如果没有齐全完整的教学档案做支撑，何谈教学档案的开发和利用，这是需要全校每一个部门每一位教师和每一位学生的支持和参与才可以做好的。学校的档案管理部门可以通过举办展览、印刷宣传册、开展档案信息咨询、报道档案工作先进人物等多种多样的形式，广泛宣传教学档案的重要作用以及档案业务部门的工作职能等。通过宣传教育，使越来越多的人认识教学档案及教学档案管理工作的重要性，同时也要清楚地了解教学档案的收集归档内容以及开发利用的方法，只有这样，才可以有针对性地提高广大师生收集和利用教学档案的积极性和主动性。

（三）实现教学档案的信息化管理。随着当今社会科学技术的快速发展，如何更好地运用计算机技术、网络技术、缩微技术等现代化设备和技术手段开发利用档案信息，是档案工作人员亟须面对的问题。高校要重视对档案管理工作人员的专业化建设，档案管理工作人员必须做到与时俱进，不仅要学习和掌握最新、最全面的档案专业知识，还要学习计算机网络等现代科学技术，提高自身综合素养。培养和建立一支档案管理专业（骨干）人才队伍，是档案资源信息开发和利用的根本保证。

（四）做好教学档案的编研工作。教学档案的产生多来源于教学活动，但这些材料往往都比较分散，给利用者（使用者）在一定程度上带来诸多不便，因此档案管理工作人员只有根据利用者（使用者）和社会的需求，在现有的教学档案信息内容进行一次、二次甚至是多次加工，才可以满足利用者（使用者）对教学档案的利用需求。只有经过筛选、归纳、浓缩、整理后的档案编研成果，才可以让利用者（使用者）迅速获得所需要的有效信息。例如可以选编一些本校毕业的并且在社会上有一定知名度和影响力的优秀毕业生的个人简介或者汇编学校优秀教师的典型教学设计、教学案例等等，在最大程度上发挥教学档案的自身价值。

（五）充分了解利用者（使用者）需要。要了解广大利用者（使用者）的心态，不断总结教学档案开发和利用的规律及特点，以此来提升教学档案的实际利用率。要正确认识到档案工作人员既是专业人才，也是服务人员，应变被动服务为主动服务，运用各种方式满足利用者（使用者）需求，在态度上热情主动，在内容上紧跟形势，充分了解利用者（使用者）需求，及时并且有针对性地开发档案资源，提供高质量档案信息。例如，在毕业生进行毕业论文（毕业设计）之前，先了解毕业生有关毕业论文（毕业设计）的选题情况，整理汇编历年毕业生的优秀毕业论文（毕业设计），以此提高教育质量和教学水平。

六、做好教学档案收集和开发利用工作的意义

档案是人类在从事各项社会活动的过程中形成的一种产物，是社会文化遗产，更是重要的社会资源。档案管理的根本目的就是开发利用，这是实现档案价值的根本途径，也是学校各项事业发展的需要。教学档案作为高校在教学、科研、管理等活动中产生的真实凭证，在学校的整个发展建设进程中有着非常重要的作用，作为档案管理工作者，要加快对教学档案信息资源的开发和利用，只有对其有效开发和利用，才能体现出它的价值，使教学档案更好地为学校发展服务，并在学校发展建设的伟大目标中发挥自身更大的作用。

要做好教学档案的开发和利用，必须先做好教学档案的收集。首先，教学档案的收集工作是整个教学档案工作的起点。起点如果没有做好，那后续的其他工作就不复存在，难以开展。教学档案工作在收集的过程中，是否齐全、正确，这些都直接影响着教学档案工作中的其他环节。其次,教学档案的收集是教学档案工作更好发展的重要条件。收集到的教学档案资料的质量高低决定着教学档案工作水平的高低。只有收集工作做好了、做踏实了，才能有效开展对教学档案的整理、加工、编研、保存、开发、利用等工作。最后，教学档案的收集是高校档案部门工作水平高低的重要体现。档案是财富，对于应该收集归档的各类教学档案材料，任何部门或个人都不能阻挡并占为己有。只有馆藏内容丰富了，才能发挥档案馆（室）的作用。