新时代高校学生档案管理的挑战与对策研究

2021-11-23安徽财经大学档案馆官宇

办公室业务 2021年23期

文/安徽财经大学档案馆官宇

新时代，中国经济保持中高速增长，社会安定繁荣，民生得到保障，人民生活水平显著提升。作为总结经验、认识规律和延续历史的档案管理工作，要不断适应高速高质量发展的新时代，任重而道远。

一、新时代的含义和特征

（一）新时代的含义。习近平总书记在党的十九大报告中指出，新时代是“中国特色社会主义伟大胜利的时代”，是“社会主义现代化强国的时代”，是“逐步实现全体人民共同富裕的时代”，是“奋力实现中华民族伟大复兴中国梦的时代”，也是“我国日益走近世界舞台中央、不断为人类作出更大贡献的时代”。这一时期，国家发展战略稳步实施，信息技术得到大规模运用。国家高质量发展的同时，人们的生活、工作和思维也在不断发生改变。新时代所产生的历史性剧变不仅给党和国家提出了更高的要求，也给社会各行业带来了前所未有的挑战。

（二）新时代的特征。1.国内外形势变化多，国家发展快。新时代国内外形势发生了深刻的变化，世界经济复苏情况不明朗，经济全球化趋势遭受阻碍；地区形势复杂化，国际关系面临大调整；疫情给世界各国的发展带来了巨大的不确定性和风险等等。在这一系列因素的冲击下，我国顺应当今世界的发展潮流，勇于抓住发展机遇，经过全国人民的不懈努力，中国社会各项事业稳步发展，国际影响力逐渐增大。2.发展质量高，科技含量强。近年来，随着新时代新发展理念的不断贯彻落实，新发展模式的构建和新发展质量的提高，促进我国各项事业取得了许多重要成就。新时期的中国没有刻意追求发展的速度，对发展的要求已向质量和效益并重下的合理增速上转变。新时代我国的高质量发展离不开我国创新能力和竞争能力的增强，而这些都与我国重视科学技术支撑发展的政策，坚持质量第一、效益优先的原则，注重发展质量和效益的做法密不可分。加快建设创新型国家，不仅需要关注世界科技发展前沿动态，还要在提升自主科研能力和创新能力上下功夫，以科技促发展，以科技提高发展质量。3.更关注人民以及人民的利益。中国共产党从始至终关注人民群众，所以在立党之初就把全心全意为人民服务作为党的根本宗旨，并确立了以人民为中心的原则。新时代人民的需求发生了改变，中国社会的主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需求和不平衡不充分的发展之间的矛盾。即使社会主要矛盾发生了改变，我党在新时代的工作中依旧贯彻群众路线，始终坚持把人民对美好生活的向往作为奋斗目标，集中力量保证高速高质量的发展来努力解决新时期的社会矛盾，以此保障人民的利益，满足人民日益增长的美好生活需求，促进社会全面发展以及全体人民的共同富裕。

二、新时代高校学生档案的特点以及面临的机遇和挑战

（一）新时代高校学生档案的特点。1.数量多且种类丰富。我国高等教育在新时代的背景下得到了高速高质量的发展，学生数量的不断增加导致每年学生档案的数量不断攀升；学生档案归档范围的拓宽使得高校学生档案包含的材料种类越来越丰富。高校学生档案不仅要有入校前学生的原始材料，在校期间学生的个人信息、综合评价、奖惩情况以及毕业和学位材料等也包含在内，党团材料也是高校学生档案不可或缺的一部分。不仅如此，随着新时代培养复合型人才的需求增大，可以多方面反映学生个人情况的档案材料（例如诚信档案、心理档案以及实践档案）被纳入归档范围。2.信息化程度高。首先，高校学生档案在逐步迈入数字化时代。学生档案各项材料都在向电子化方向进行转变，例如：近年来，更多的省份采用高考电子档案来取代高考纸质档案；依靠办公一体化和管理智能化，高校逐步建立起电子档案来实现对学生档案的管理；新时代国家对于党员队伍管理的严格化推进了学生党员档案的数字化进程。其次，高校学生档案信息化管理的水平也得到了进一步提升。学生档案材料的收集、处理、存储以及利用逐渐从传统的人工管理转向现代的计算机管理，信息化程度的加深提高了档案工作的效率，满足了不断增加的档案利用需求。3.档案价值高。新时代对于高素质人才的培养和需求使得高校学生档案作为学生个人成长发展真实可靠的历史记录，在学校、用人单位以及社会各方面的利用率不断增大，其蕴含的档案价值随之升高。高校学生档案可以为学生个人的发展服务，可以指引学校人才培养的方向，也是用人单位选人录用、政审考核的依据，为单位了解学生提供保障。

（二）机遇和挑战。1.有利于发挥高校学生档案的价值。新时代技术的革新、社会的发展以及人们档案意识的觉醒给高校学生档案工作带来了活力，高校学生档案的价值得到肯定。高校教师可以根据学生在校的成绩和表现了解学生个人情况，设定个性化的培养目标。学校教育工作者可以透过档案确定适合学生的工作方向，对学生就业进行针对性指导。用人单位可以通过学生档案内记录的各类信息找到与所需岗位最佳匹配的人才。高校档案工作者要紧抓新时代的特点，紧密结合新时代高校学生档案管理的实际，发展好新时代高校学生档案工作，发挥高校学生档案价值的最大效益。2.有利于促进档案管理工作的发展。新时代档案工作由封闭式向开放式转变，档案的交流日益频繁。高校学生档案管理工作借助于信息化技术、学校办公一体化和智能化等条件逐步提高了档案管理的效率，加深了与校内各部门之间的交流与合作，通过对学生档案信息资源的开发和利用，实现了新时代高校学生档案管理效用的最大化。此外，新时代高校间的交流合作也使得各大学校档案馆之间进行了档案学术研究和交流。学术交流平台的搭建，学术活动的举办以及国内和国外的交流合作有助于破解档案事业发展中的难题和短板，促进档案学术理论的创新与发展。3.档案信息化高速发展的挑战。高校学生人数的增加、档案材料的丰富已经使传统的管理思维和管理模式难以应对，档案的查找、利用、服务工作也逐渐产生了异地化、多样化、高效化、个性化的需求。不仅如此，高校学生档案管理在进行工作方式转变的同时，还应加快信息化建设的步伐。可是，部分学校还存在经费不足、档案专业人才短缺等问题，学生档案仍以纸质的形式进行保管和利用，远远不能达到新时代的要求。4.档案管理新兴观念的挑战。新时代给高校档案工作者的传统思想观念带来了挑战。作为新时代的高校档案工作者，不仅要具备丰富的专业知识和先进的档案理论思想，更需要树立坚定的宣传服务意识。增强师生的档案意识和档案价值观，加强其对于档案的了解和利用，加大档案的宣传教育才会推进高校学生档案建设的进程。高校档案工作者自身也需根据新时代的要求进行自我调整与改变，建立服务意识，积极提供档案信息资源，让档案为师生服务，为学校建设发展提供参考，为真实、全面地记录和呈现新时代的历史进程贡献力量。5.档案管理队伍高素质化的挑战。档案工作是专业性、服务性和机要性的工作，档案工作者除了要具备一定的业务知识和工作技能外，还要有良好的服务意识、工作态度以及高度的警惕性。新时代背景下，专业化的高校档案管理人员还应具备一定的数据和信息分析处理能力，以适应信息时代的要求。高校档案工作者只有通过不断学习，更新专业知识，提升实践技能，才能达到新时代高素质档案工作者的要求；而高校要跟上新时期档案事业发展的步伐，更新档案人才的培养目标和档案专业的课程设置，有针对性地培养档案专业人才，加强档案人员的专业化培训，才能不断适应新时期高校学生档案管理的需要。

三、新时代高校学生档案管理的策略

高校学生档案管理要遵循党中央、国务院在新时期对档案工作的要求，认清高校学生档案管理的现状，发现高校学生档案管理存在的问题，运用科学技术更好地为党管档、为国守史、为民服务，开拓新时代的高校学生档案管理新局面。

（一）档案信息化建设。档案信息化建设是驱动档案事业飞跃发展的重要引擎，高校在推进学生档案信息化的进程中，将纸质档案数字化对当下高校档案工作具有重要意义。通过对纸质档案进行加工和处理，使其以数字化的形式进行存储，是对学生纸质档案的备份，也保证了档案可以被计算机设备所识别和处理，可以数字图像或文本的形式通过网络进行传输。数字化后的电子文件资源实现了信息的共享和利用的快捷。

但仅仅进行纸质档案的数字化还不能满足新时代高校档案信息化建设的要求，“档案部门应加强馆藏数字化转为内容数据的能力建设，大力推进馆藏数据资源建设，将档案管理提升到知识管理层面，为大数据时代的档案管理与服务奠定坚实的数据基础”。高校档案工作者利用扫描技术对学生入校前的原始档案材料以及党团材料等纸质档案进行数字化处理，保存备份的同时便于信息检索和分类整理；利用数字化存储技术对学生在校期间正在形成的电子文件进行及时归档与保存，减轻工作量的同时，也提升了工作效率；使用技术软件打造的档案信息系统使档案信息资源在有关部门之间共享，加强部门间的合作，发挥档案价值；并且在新时代背景下依靠互联网技术，利用信息系统和平台，实现档案查询和管理的有机结合。另外，高校学生档案信息化建设要加大软硬件的投入。首先，要加大计算机、服务器等硬件设施以及计算机系统等软件设备的投入，保证档案信息数据的存储和利用安全，减少故障。其次，由于档案的机密性，要加大网络安全的技术支持，采用专业的防病毒软件和漏洞检测系统，设置平台和系统的安全管理权限，加强日常的网络维护，减少档案管理系统的安全隐患。

（二）档案法制化建设。新修订的《档案法》确保档案管理工作在党的领导下开展，建立健全统一领导、分级管理的管理机制，在法律上为我国档案事业适应新时代经济社会的发展提供了保障。1.高校档案法制化建设首先要结合学校综合管理和工作实际，不断推进档案工作法制化进程；依法管档治档，维护档案安全；充分发挥档案服务发展、服务民生的作用。新时代下高校确立了档案管理工作统一领导、分级管理的管理机制之外，对新《档案法》多处条款反映出的安全工作机制、问责制度应给予关注和强化。安全工作机制的建立和问责制度的推进可以确保新时代高校档案管理人员认真贯彻执行档案安全制度，维护档案工作安全，提升档案安全意识，推进高校档案工作有序发展。2.高校在遵守法律法规的基础上，应依据国家档案管理的各项规定，结合学校情况，加强高校学生档案管理的制度建设，使档案法律法规条款具体化，增加其可行性，方便指导、监督和检查，确保学生个人档案的安全和完整与真实，便于档案的利用。例如，高校可以制定学生档案管理制度或规定，明确学校档案馆与各学院以及相关部门在学生档案收集、归档、整理、利用和转递等一系列工作中的责任并且建立相应的奖惩、人才培养等制度，从而推进高校学生档案管理的系统化和规范化发展。

（三）档案开放性建设。新时代要积极开展档案开放工作，通过公开档案实现资源共享，通过档案信息资源共享满足社会各界对档案的需求，促进档案作用的发挥。档案开放工作应坚持档案工作的人民立场，这是新时代档案事业和档案工作发展的新要求。1.新时代高校档案工作要满足师生以及社会各界对档案资源的需求，要从加强社会各界对于档案的了解和利用入手，加快高校学生档案开放性建设的进程。同时，高校档案工作者要转变工作理念和工作态度，树立档案的服务意识，加大档案和档案知识的宣传，做好学生档案的利用；还要顺应新时代潮流，秉承合作发展的理念，主动与学校各部门进行沟通交流，积极参与学校的改革与建设，提升档案工作的综合能力，推进高校学生档案工作发展。2.新时代高校学生档案管理经过创新与发展已经不再是传统纸质材料的收集和整理，而是已经扩展到档案信息化和智能化的管理；扩展到现代化管理原则与方法技术的应用；扩展到档案信息资源和信息技术的研究；扩展到档案保护、扫描复印等相关技术的使用；扩展到档案知识宣传及档案资源利用服务等方面。高校档案管理工作信息化、数字化的趋势以及档案利用群体多元化、利用目的多样化的发展敦促高校学生档案管理部门要加快档案的开放进程，促进档案的利用，提升档案的服务，发挥档案的效益。例如，高校可以加大档案开放鉴定力度，把符合开放条件的档案按照等级在不同的网络上公布，推进档案信息资源的共享，真正做到让信息多跑路，让师生少跑腿。