信息化在干部档案管理工作中的运用情况分析

2021-11-23邻水县人力资源服务中心甘角茸

办公室业务 2021年17期

文/邻水县人力资源服务中心甘角茸

干部档案是人事档案的一种类型，是人事部门在干部管理活动中形成的，其中包括干部的历史材料和现实状况，涉及履历、考核、政审、党团、奖惩等内容，是对干部进行考察和了解的原始资料。新形势下，将信息技术引入管理工作中，在提高工作效率、提升管理质量、发挥档案价值等方面，均具有积极作用。以下结合实践，探讨了信息化在干部档案管理工作中的运用情况。

一、干部档案信息化管理的意义

（一）提高管理效率。传统管理模式下，干部档案以纸质为载体，管理工作需要人工手动进行，包括收集、整理、归档、查询、借阅等，不仅效率低，而且人力成本高。信息技术的应用，将纸质档案转化为电子档案，采用统一的格式和管理标准，不仅实现了数字化管理，还能减轻人员工作量。以档案查询为例，传统模式下管理人员需要在档案库中翻找，使用者的等待时间长；信息化管理模式下，管理人员只需输入时间、姓名等关键词，就能及时得到相应的档案资源，使用者几乎不用等待。

（二）保证内容真实完整。纸质档案在保存管理时，对档案室的硬件设施和环境条件有明确要求，例如温度、湿度、防火、防盗等。即便如此，随着时间推移，档案在借阅、转移的过程中，也不可避免地会发生破损、丢失等情况，影响档案内容的真实性和完整性。实施信息化管理，通过扫描、录入等形式，将纸质档案上的内容变成电子版，然后储存在专门的数据库中，可提高档案的完整性。使用者查阅档案时，只有一定的访问权限，无法对档案进行删改，可保证档案内容的真实性。

（三）推动管理改革。对事业单位而言，干部档案信息化管理只是一个缩影，信息化管理理念和模式，会逐渐覆盖所有管理领域，例如财务管理、人力管理、行政管理等。单位对干部进行考核评定、岗位调动、薪酬调整时，均会使用档案资料。信息管理系统的高效性，能提高档案资源的利用价值，继而推动档案管理工作的变革，乃至于事业单位管理工作的改革。

二、干部档案信息化管理的要求

对干部档案进行信息化管理，并非将纸质档案完全抛弃，而是采用纸质档案、电子档案并存的管理模式。开展信息化管理时，相关要求如下：

（一）现代化管理。将信息技术引入干部档案管理中，并不是配置计算机、扫描仪就可以，而是从管理理念到管理方法全面变革，满足现代化管理要求。具体工作中，应该使用信息设备对档案进行整理、保存，结合单位实际情况建设人事档案数据库，关注干部的工作动向，及时完善档案内容。

（二）开放式管理。所谓开放式管理，可以理解为在信息技术的支持下，干部档案的内容更加丰富，需要采集的资料范围更广。一方面是工作业绩，既包括本职工作内容、完成情况、获得的业绩，也包括工作岗位的日常表现，和上下级、同事之间的关系；另一方面是个人能力，主要记录了干部的学历、专业、证书取得情况，在上级部门进行管理决策和职位任免时，可以作为参考依据。

（三）服务型管理。干部档案的信息化管理，在档案资料的收集、整理、使用基础上，突出服务功能，要求管理人员树立服务意识，认识到档案的重要性，严格执行保密制度，为使用者提供优质服务。尤其是干部调动、升职、退休，要为用档单位提供完整的档案资料，促进服务质量不断提升。

三、信息化在干部档案管理工作中的问题和对策

（一）问题。1.资料安全性低。信息技术是一把“双刃剑”，既提高了管理效率，也带来了安全风险。对干部档案进行信息化管理，档案内容泄密途径增加，可能是系统自身有漏洞，也可能是黑客恶意攻击。另外，信息化管理系统中，档案资料和载体是独立的，档案泄密具有隐蔽性，而互联网的信息传播速度快，一旦档案泄密，会造成严重损失。2.人员素质不高。干部档案管理从传统模式转变为信息化模式，对管理人员也提出了高要求，不仅具有专业的管理知识体系、过硬的业务技能，还要熟练操作计算机设备，对软硬件设备进行安全防护。然而，个别单位将重点放在了信息化管理系统的构建上，忽视了管理人员的素质提升，再加上资金受限，培训工作尚未落实，最终导致管理人员的素质不足。

（二）对策。1.实施动态管理。基于信息管理系统下，干部档案动态管理，就是要求管理人员转变传统的理念，树立互联网思维，充分利用信息技术，对干部档案进行动态化、实时性管理。例如：采集档案资料时，将相关内容录入计算机系统；为了满足查询要求，对档案数据信息进行自动分类；档案管理系统和行政管理系统相连接，当干部工作发生变动，系统自动提示，以便管理人员对档案内容进行调整，确保档案和人员相匹配。2.加强保密工作。信息技术的应用存在一定泄密风险，要求管理人员加强保密工作。一方面，从制度层面出发，对于档案的采集、整理和利用，制定完善的、统一的管理制度，不论是档案的查阅和调取，还是分享和运用，均按照规范流程执行；另一方面，从技术层面出发，合理使用防火墙、杀毒软件、访问权限等技术，定期对管理系统进行升级更新。3.人员培训考核。对管理人员进行培训与考核，是提升管理技能水平的有效途径。首先，要结合干部档案管理工作的现状，明确管理人员的执业要求，从知识、能力、素养等方面进行培训教育，建设一支高素质、复合型的管理团队，为使用者提供优质服务。其次，事业单位应该注重档案管理人员的绩效考核工作，合理设置考核指标和评价体系，将定性评价、定量评价相结合，将自身评价、同级评价、上级评价相结合；并配合适宜的激励措施，激发人员的工作积极性。

四、实际案例分析

（一）基本情况。以某事业单位为例，其中在职人员约250人，离退休人员约50人。该单位在人事管理工作中，一是岗位配置少，工作重点放在了传统人事管理上，人力资源的规划、分析、评价等工作开展不佳。二是岗位职责的描述不清晰，任职者的权限界限不明确。三是人才梯队规划不好，干部和基层人员之间的距离较远，并不了解人力资源需求。

（二）档案管理信息系统的应用现状。该单位在干部档案管理上，采用信息化管理系统，既实现了多种功能，也存在一些问题，介绍如下：1.功能。（1）对人力资源进行基础管理。针对干部人员信息，该系统在档案的采集、使用上提供了数据保障，基础管理内容包括：对历史信息和当前信息进行统计、分析、修改、发送；对照片进行增加、替换；对人员登记表、任免审批表、三龄一历表进行输入和生成。（2）帮助领导查询决策。单位领导需要了解干部的履历信息、班子配备情况，该系统可以提供各类统计信息，方便领导查看。例如：对档案进行查询时，可通过登记表、报表、统计图形进行数据查看，帮助领导作出科学的决策。（3）自动生成人员信息统计报表。这里的统计报表，除了年度人力资源统计表，还可以根据实际工作内容，对各类统计表进行自定义，将复杂的数据信息转变为直观形象的表格，方便分析和使用。2.问题。（1）数据录入工作量大。在系统中查询干部档案资料，会发现一些干部有重复性的信息；新上任的干部，信息没有及时认定，或信息录入不规范。（2）维护工作不及时。集中在两个方面：一是学历和奖惩信息没有及时变更，信息和干部实际情况不匹配。二是干部的家庭成员信息具有隐私性，一些干部的家庭成员变动后，没有及时反馈给档案管理人员。（3）档案信息利用率低。对干部信息进行统计，主要表现为季度、年度人事报表，内容多是干部的性别、年龄、学历等基础信息，而没有对数据间的关联进行深入分析。

（三）注意事项。第一，干部档案数据录入时，规范数据格式，提高信息质量。从两个方面入手：1.结合实际工作需求，设置数据字库，将信息样式固定下来，管理人员录入信息前，先选择信息样式。2.编制数据信息的录入指南，组织管理人员学习和培训，熟练相关操作，减少人为失误。第二，对信息记录载体进行拓宽，以干部档案查阅需求为依据，拓宽人事信息的记录载体，除了文字以外，还可以采用图片、影音等载体形式，促使档案资料向多元化发展。第三，利用数据挖掘功能，优化干部的人事组织工作。例如：在系统内设置统计分析模块，在现有的档案资料中，采集有价值的数据信息，为干部管理提供依据。