高校物资设备采购流程规范化管理研究

王腾炜

（西安石油大学，西安 710000）

0 引言

高校物资、设备在高等教育教学及科研中起到了重要的基础性作用，是高校人才培育的重要手段和保障。随着高校办学规模的不断扩张以及教育现代化发展，教学及科研相关的物资、设备等的采购也越来越多。为推动高等教育及科研发展，国家也明确要求高校和科研院所要简化科研仪器设备采购流程，以提高采购灵活性和便利性。但物资采购管理一直是高校较为薄弱的环节，在“放管服”的背景下，高校物资设备采购管理如何做到“放得下、接得住、管得好、服务优”，是需要高校认真思考和解决的课题。高校必须立足实际深入研究，不断完善和健全物资采购流程，才能提升物资设备采购与管理水平，实现资源优化重组与合理配置，使有限的资源得到最大化利用，进而推动高校创新和持续发展。

1 高校物资设备采购流程规范化管理的意义

高校物资设备采购是指高校利用财政性资金对教育教学和科研所需的指定集中采购目录内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务进行采购的行为。采购方式可分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价、国务院认定的其他采购方式。其中，公开招标是高校最常用的方式之一。

高校物资设备采购是一个具体而复杂的系统工程，如果采购管理制度与采购流程没有进行科学规划，就可能会导致采购工作出现紊乱，不仅会造成盲目采购物资设备的情形，导致采购经费损失，还会降低采购质量，甚至给高校建设与发展带来不良影响。可见，高校物资设备采购流程规范化管理意义重大，直接关系到高校工作的效率，还与实现“阳光工程”的目标休戚相关。一是有利于降低采购业务的风险。因为高校物资设备采购业务环节多，任何一个环节出现问题，都可能会有风险，加强对采购流程的管控，使之更加规范，可降低风险发生的可能性，确保高校资产的安全。二是有利于保证髙校采购业务有序运行。有的高校中未设置专门的采购管理部门，物资设备采购大多由资产管理部门、基建处、后勤处、教材科等分开负责，难以实现采购流程高效运行，而对采购流程进行规范化管理，可以促进各部门协同，实现采购业务高效运转。三是有利于遏制采购腐败问题。高校物资设备采购通常数量多、规模大，有些掌握采购大权的单位或人员可能会因监管不到位而出现贪腐行为，损害国家和学校的利益。采购流程规范化管理后就会减少漏洞，有效遏制采购腐败问题。

2 当前高校物资设备采购流程管理现状与问题分析

2.1 现状

随着“科教兴国”理念的实施，高等教育也获得了长足的发展，许多学科教学的开展都需要强大的软硬件设施。为提高教学能力与办学质量，高校需添加众多品类的硬件设施及消耗品。国家在教育方面的投入逐年递增，高校的设施设备也越来越健全和完善。从当前高校物资设备采购管理实际情况来看，采购规模逐年递增，种类繁杂，数量庞大，设备技术含量较高，资金流动较大，使高校物资采购工作难度不断加大。

2.2 问题

2.2.1 物资采购制度不够健全

高校在物资采购方面都有一套自己的规章制度，以此作为物资采购和资产管理的依据。但在实际工作中，物资设备采购管理制度还不健全，存在许多缺陷，很多制度制定时间较早，缺乏创新性和可操作性。而我国社会发展日新月异，经济与教育都发生了巨大变化，这样一来，原有的采购制度就容易给高校物资采购工作带来阻碍，加上采购市场存在不确定性，采购产品具有多样化特点等，因而极易影响采购工作的科学性、专业性，降低物资采购的质量、效率和学校资金利用率等。

2.2.2 采购流程不够规范

在高校物资设备采购过程中，一般通过招投标方式进行采购。学校招投标管理部门组织开展采购招投标工作，但因高校长期以来对资金管理比较重视，相对轻视物资管理，加上各部门独立性较强，采购需求各不相同，资产信息化管理水平不高，在招投标协调配合方面容易出现脱节的现象，如物资采购信息收集不完整，信息透明度不高，各部门各自为政等。这就导致经常出现物资与账务不符、物资购买后闲置、贪污腐败等问题。采购管理层级相对较多，采购周期长，预算执行阶段时间短，部分物资设备采购仪器设备技术先进，市场供应少，技术参数复杂，采购前期论证工作不够充分，常出现采购行为与采购需求不一致、经费超出预算的情况。招投标信息沟通渠道不足，未建立供应商库、评审专家组不全面等都会导致采购流程出现风险。

2.2.3 资产验收环节管控及内部监督不严

高校物资设备采购的资产验收是最后的环节，鉴于部分物资设备技术参数比较专业和复杂，高校缺乏相关专业领域技术专家参与验收，在验收环节容易出现验收标准不规范、不严谨等问题，易使不合格物资设备通过验收。在采购资金报告及支出票据方面还存在管理不善的问题，如缺少发放结余及相关处理明细，购物票据证明不齐全等。此外，还缺乏有效的内部监督。审计处是高校内部监督的重要机构，在采购审计工作上，审计部门缺乏跟踪调查体系，审计人员知识储备无法满足采购业务需求，因而影响内部审计效率，造成审计工作不够全面，无法将采购业务及其资金管理后续情况真正落到实处，审计的结果不够准确。

3 高校物资设备采购流程规范化管理的有效策略

3.1 建立健全采购管理制度，提高物资设备采购质量

高校物资设备采购流程规范化管理的主要目的，就是要科学选择供应商，以合理的价格进行采购，保证物资设备的品质能较好地满足教育教学与科研所需。制度是采购的依据，为顺利达成采购的目的，高校就要对采购管理制度结合实际进行完善，对物资设备采购各环节的权力运行加以规范，做到“宽而有制，放而不流”，这样才能缩短采购周期，确保物资设备采购程序的合法、规范与高效，达到采购质量可靠、价格实惠、过程透明的效果。要积极推进“放管服”改革，明确定义科研仪器设备，尽量简化程序，视采购金额不同分类管理。比如，如果是科研急需的设备和耗材，就要实施特事特办的方法，增强采购的灵活性和便利性；如果是公开招标限额以上的设备采购，鉴于相关简化流程配套措施尚未出台，就应严格执行相关审批程序；如果是限额以下采购，就应以“有效竞争”作为根本出发点，使用高效、便捷的多种采购方式进行采购，以提高采购质量和采购效率。要结合科研人员需求，使用多样化采购平台，实现全流程电子化，以缩短采购周期，实现“数据多跑路，老师少跑腿”。

3.2 应用供应链管理思想重组流程，利用管理信息化系统规范流程

高校应积极推行流程管理，对采购流程进行细化管理。加强物资采购前期论证和市场调研工作，加大采购计划的审计力度，充分论证采购的必要性和资金安排的可行性，设备采购的科学性、合理性，避免盲目购置和重复购置现象，使采购计划具有科学性和可执行性。在当今企业管理中，供应链管理是重要的改革内容之一，高校可借鉴供应链管理思想，对采购流程管理进行创新。在供应链管理的模式下，高校采购是供应物流与社会物流的衔接点，供需双方是战略合作伙伴关系，高校需要根据供应商的有关信息，如对市场的细分、附加价值、前置时间及对顾客需求的调研等，决定进货批量、进货时间，评价采购的质量、价格、收益和时间等因素。在信息畅通和集成的情况下，可选择供方管理仓库的方式，实现按需供货，并进行支付结算，这样可以有效减少供需方分别入库的流程，将不增值的环节简化。

现在人类社会已经进入信息科技时代，信息技术的发展和应用，也推动了高校物资采购流程管理模式的创新。高校可通过应用采购流程管理信息化系统，来促进采购业务处理流程规范化，实现降本增效。应用采购流程管理信息化系统，需要做到周密计划，保证有足够的采购提前期和采购预算；设置目标成本，严格控制成本的限额；控制库存量，并严格控制付款程序；建立供应商评估体系，加强供应商关系管理，以优化高校采购供需关系，适时调整采购流程管理策略。目前，高校的采购平台较多，容易出现采购流程管理问题，可充分利用信息化手段，建立集中化采购平台，充分利用互联网思维和大数据技术，建立完备的产品信息库，建立专家共享数据库，实施采购数据动态管理，推动高校物资设备采购电子化进入新的阶段，实现采购效益最大化。

3.3 强化物资采购验收工作管理，抓好内控制度建设

高校要以规范化管理理念为导向，规范验收程序，严格验收工作管理，确保采购质量。要审查验收小组成员是否科学、合理，明确验收人员工作职责。在对高新技术设备或技术复杂资产进行验收时，应聘请该项技术领域专家参与验收，促进物资设备采购提质增效。

要完善采购流程具体环节，细分全过程内部控制活动。完善内控体系，认真梳理各岗位业务流程，做到不相容岗位相互分离。强化监督体系建设，形成长效机制；明确业务环节，确定采购流程关键环节和风险防控点，加强风险防控；在财政、审计、监察等部门协同监督基础上，实现与各职能部门的深度融合，进一步丰富监督方式；畅通质疑投诉问题的反馈和受理渠道，实现采购预算、采购需求及采购评审三者有效反馈，彻底排查整改问题。

4 结语

高校物资设备采购中，如果未能对采购流程进行规范化管理，就很有可能降低物资设备使用率，导致教育教学与科研资源紧缺或闲置，影响高校各项工作有序开展，甚至滋生一系列腐败行为。高校通过规范化采购流程管理，可引导物资设备采购工作向规范性、科学化方向发展，这对提升采购工作质量和资金利用成效，推进高校教育教学、科研水平不断提升有积极的作用，应在实践中予以推广应用。