如何提出高质量收文拟办意见

文/中国民用航空飞行学院 李周烁

收文拟办意见是对来文如何处理的建议或指导性意见。对于单位领导，它为决策提供支撑和参考，起到参谋助手的作用；对于单位内设部门机构，它起到协调履职、各尽其责的作用。在收文办理过程中，提出拟办意见是重要一环，而且是前置环节，直接决定公文流转方向。拟办意见是否准确、规范，直接关系到公文流转的顺畅、公文办理的质效，进而影响单位整体工作效率。因此，提出高质量的收文拟办意见，对促进公文办理和机关工作具有重要的现实意义。

一、做好收文拟办工作要求办文人员具备三种能力

撰写收文拟办意见是收文人员分析和解决问题的过程，首先要根据来文明确需要解决的问题，然后结合本单位实际情况，协调由谁来负责处理。为此，做好收文拟办工作，收文人员应具备三种能力。

（一）对来文的分析理解能力。办文人员在通读全文的基础上，能够全面准确地提炼出文件的关键信息点，知道文件在说什么，对本单位有什么具体要求，需要做什么、完成什么任务等。同时能够判断出来文是否具有政策指导性，是属于全局性的工作，还是属于具体领域、具体部门的工作。

（二）全面清晰掌握本单位领导分工及各部门职责任务的能力。这不是单纯把职责分工背熟记牢的过程，职责是相对固定、抽象的，而各部门承担的任务事项是根据不同时期、随着上级要求动态变化的，是具体的。办文人员必须在经过对内外事务长期了解积累的基础上，对各部门职责延伸细化，知道某一具体事项对应哪一项部门职责分工。同时，还要动态掌握本单位设立的临时性工作机构及其职责，如委员会、领导小组、协调机制等。

（三）良好的沟通协调能力。办文人员除了要遵循既定的办文原则和流程，根据来文内容以及领导分工和部门职责提出拟办意见外，在实践过程中，难免会遇到承办部门对提出的拟办意见持有异议，甚至无法达成统一意见的情形。这时需要办文人员既要根据来文内容，坚持拟办原则，对提出的拟办意见有据可依，做好解释沟通，不能单一照转，切实发挥好审核把关作用；又要实事求是，尊重部门反馈意见，综合分析研判，尽量协调一致，把问题解决在本层级。

二、高质量收文拟办意见需要建立在科学高效的收文办理程序基础上

撰写收文拟办意见需要以本单位收文办理程序为依托、为前提，拟办原则必须与办文程序相统一，因此高质量的收文拟办意见需要建立在科学高效的收文办理程序基础上。设计收文办理程序要坚持两个基本原则：一是坚持为领导减负，让各职能部门充分履职；二是根据来文方向、来文类型，坚持分类办理。最终要以实现公文科学高效流转的目的。

在设计收文办理程序时，需要区分两类公文：阅知性公文和批办性文公。阅知性公文对时效性要求不高，关键是厘清来文涉及的内容以及重要程度，据此判断是否需要传阅领导，以此确定阅知范围，纸质件按照“自上而下”的原则传阅。批办性公文往往有时效约束性，有的规定了办结时效，需要限时反馈；有的虽然没有指出办结时间，但需要立即落实，例如近期安全工作类的公文。同时还需充分考虑来文的重要程度和部门权限，分清哪类公文需要领导批示，特别是需要主要领导批示，哪类公文仅需要部门自主承办落实，主要按照“自下而上”的原则办理。

在设计收文办理程序时，需要考虑三个对象：单位主要领导、分管领域领导、各内设部门。需要把握的原则是：1.涉及全局性的重大事项、政策性事项、具有工作指导性的事项，必须呈请单位主要负责人阅批。需注意批办性公文一次只能呈送一位主要负责人签批。2.涉及某一领域的重大事项、政策性事项、具有工作指导性的事项，需呈请分管领域负责人阅批。若涉及不止一个分管领域的事项，可以同时呈送多个领导阅批。对于需要呈送单位领导阅批的公文，在流程设置上还需增加办公室领导审核把关环节，尽量减少差错。3.涉及单纯事务性质的公文，应直接转相应部门承办，并且只转主要承办部门。主办部门根据具体工作需要，可以直接受理，也可以提出具体办理意见和需要协助办理的部门，报请分管负责人同意后执行。主办部门对拟办意见有异议的，应注明原因和建议后转办文人员，办文人员经审核同意后应转相应部门承办。若意见仍然未能统一、无法确定主办部门、存在较大分歧的，办文人员应将各方意见转呈分管领导决策。各方意见都必须如实在流程中体现，这样既反应各部门意见，供领导决策，又可以促使业务部门充分履职，压实各方责任。

三、高质量收文拟办意见应务求准确

根据本单位收文办理程序确定拟办原则后，接下来要求办文人员准确界定收文应该具体呈报给哪位领导或分发到哪一牵头承办部门。为辅助支撑办文人员提出准确的拟办意见，避免张冠李戴的情况出现，从而人为的影响公文流转效率，办文人员需要建立2个库：部门职责任务库和来文登记库。

（一）部门职责任务库。建立完善部门职责任务库，是为了有效地对各部门职责延伸细化，促使职责分工与具体的任务事项相对应，便于办文人员精准确定传阅范围和承办部门。它由部门、职责、任务事项等三部分构成，并且职责和任务事项都应以关键词进行描述，力求简明扼要。其中，职责应以部门内设科室为主要依据来提取关键词，以办公室为例，可以为：公文、行政秩序、接待、会务、督察督办、信访、机要、保密、档案等；任务事项应依据各部门牵头承办的重要事项来提取关键词，可以为：办公用房整改、制止餐饮浪费等，同时应该根据工作任务的动态变化，及时更新调整。

（二）来文登记库。依规履行来文登记手续，对收到每份文件的基本要素、领导批示、部门办理情况等内容进行登记。在此基础上，办文人员还应增加一项登记内容，即主题词。它是准确概括、提炼公文的核心信息点，与部门职责任务库中的任务事项相一致，也是部门职责任务库中任务事项的来源。提取关键词既要全面、准确，又能直接反映出公文的核心内容，是一种对办文人员准确提炼公文关键信息点的能力要求，也是练习提高公文理解能力的技巧和方法，办文人员应长期坚持。

建立完善部门职责任务库和来文登记库的过程，就是办文人员全面清晰掌握本单位领导分工及各部门职责任务的过程，是做好办文工作、提高拟办意见准确性的基础和重要依据。办文人员通过综合利用职责任务库和来文登记库，能够快速准确锁定来文应该具体呈报哪位领导或者转到哪一部门，也为办文人员与其他部门之间进行协调沟通提供有力支撑。同时，对于新接手的办文人员，既能据此快速熟悉掌握单位整体情况，又能保持办文工作的前后一致性。

四、高质量收文拟办意见应务求规范

撰写拟办意见应规范用语，做到表述清楚、用词准确、规范统一。1.用固定性的专业词语，常用语如下:呈请、拟请、拟转、转请、建议、阅研、研提、阅处、阅示、阅知、批示、审定等。2.要篇幅短小、内容精悍，一般要求收文拟办意见控制在50字以内。3.要层次分明、逻辑清晰，要明确先写什么后写什么，并直接明了。4.要注意先后次序，有多位领导应按照排名由高到低，多个部门应按照内部已定的排序为原则。具体来讲，上级来文需要先呈请领导阅批的，一般表述为：拟呈报XX领导阅示。直接转相关部门阅办的，对于涉及多部门职责的来文，确定牵头部门后，一般表述为：建议请XX部门牵头阅处；对于单一事务的来文，一般表述为：建议请XX部门按程序办理。对于需要主办部门先提出意见的，一般表述为：请XX部门研提意见。主办部门对拟办意见有异议的，一般表述为：根据XX部门反馈意见，建议请XX部门牵头阅处。如有需要补充说明的情况，一般增加：经与来文单位联系/经了解等补充意见。

此外，根据来文的办结时限、保密等要求，可以在标题以及其他醒目位置处附加：请注意XX月XX日办结时限，或者此件为内部文件，请注意保密，禁止通过微信、QQ等互联网方式转发，并加以醒目符号予以提醒和区分。

五、结语

撰写拟办意见虽然字数不多，但写作要求极高，背后需要办文人员做大量的工作积累，凝聚着办文人员的智慧和经验，绝非易事。办公室应高度重视公文拟办工作，注重办文人员的培养和锻炼，加强其能力建设；办文人员应该充分认识岗位的重要性，要有强烈的责任感，坚持缜密细致的工作态度，加强学习，注重日常积累，打好工作基础，着力提升拟办工作质量。