2011—2020年医院人事档案管理研究综述

2021-12-09桂林医学院第二附属医院临桂临床医学院敬晓娟

办公室业务 2021年21期

文/桂林医学院第二附属医院（临桂临床医学院）敬晓娟

人事档案是“各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料”。提高医院档案管理工作水平，有助于医院管理和培养人才，促进医院各项工作的有序开展。本文对2011—2020年间发表的相关期刊进行分析、研究，以供相关人员参考和借鉴。

一、研究文献的获取途径及统计分析

笔者以“主题=医院人事档案”，分组浏览中的“主题=医院人事档案管理（精确匹配）”为检索条件，对发表在中国期刊全文数据库(CNKI)中的文献进行检索，共检索到相关论文693篇，其中发表于2011年—2020年的论文有595篇。去除一稿多投的文章，来源数据库为精品文化、精品文艺、精品科普的文章，以及来源是论坛及研讨会的论文集、资料汇编的文章，有效论文有551篇。

根据上述检索途径，以这551篇论文为样本数据，笔者对2011—2020年医院人事档案管理研究论文的发表数量与年度分布、来源期刊分布、文章作者分布等进行了统计分析。

（一）论文发表数量与年度分布。笔者对论文发表数量随时间的变化进行统计分析，以期用数据呈现该领域研究发展的进度。

从表1可以看出，关于医院人事档案管理研究的期刊共有134种，其中入选《中文核心期刊要目总览（2020年版）》的期刊有3种，约占总篇目的2.2%；发文量为551篇，其中中文核心期刊的发文量为9篇，约占总发文量的1.6%。由此可以看出，我国对医院人事档案管理的相关研究较多，有一定的学术价值。

表1 论文篇目和篇数统计

从表2可以看出，2011至2020年间，发文量最少的年份是2011年，仅27篇；发文量最多的年份是2019年，达83篇；年平均发稿量为55.1篇；每年的发稿量整体上处于上升趋势，但发表数量有起伏，呈现波浪趋势。

表2 发文数量及年度分布情况统计

（二）来源期刊分布。笔者对论文的来源期刊分布情况进行归纳整理，确定相关期刊的篇目及篇数，以期为相关论文的搜集、整理提供方向。根据表3、4可知，本次整理的入选《中文核心期刊要目总览（2020年版）》的期刊有3种，共9篇；论文数在10篇及以上的期刊有11种，共286篇，其中《办公室业务》的发文数量最多，达143篇。这两类期刊有14种，共计295篇。

表3 中文核心期刊的篇目及篇数统计表

（三）文章作者分布。笔者对551篇论文的作者进行整理，共有554名不同的作者。首先，笔者对这些作者的发文量进行统计，发文量在1篇以上的作者有70人，其中发文6篇的有1人，5篇的有0人，4篇的有1人，3篇的有7人，2篇的有61人。仅发文1篇的作者有484人，约占总人数的87.8%。这表明，有近九成的作者对医院人事档案管理的研究是一次性的，对相关领域缺乏持续、深入的关注和研究。

本文还对作者的合著情况进行了整理，共有65篇论文为合著文章，有486篇论文为独立创作的文章，合著率约为11.8%。这65篇合著文章中，有49篇为2人合著，12篇为3人合著，2篇为4人合著，2篇为5人合著。有12篇合著论文的作者分属不同的工作单位，不过工作单位均在同一个省区。这表明约88.2%的研究者选择了独立研究，并且没有出现跨省区合作研究的情况。

本文对作者的工作单位进行了统计，作者的工作单位包括医院、急救中心、疾控中心、社区卫生服务中心、卫生院等医疗机构，以及卫生计划委员会、卫生人才服务中心、医学研究院、医学院校、医学科技公司等与医疗卫生相关的工作单位，仅4名作者的工作单位与医疗卫生没有直接关系。由此可见，绝大多数作者是在自己的工作领域内开展研究，研究的针对性和专业性较强。

二、研究文献的内容概述

笔者检索551篇论文的标题和内文，有304篇论文中提到了“现状”，504篇论文中提到了“问题”，248篇论文中提到了“不足”，310篇论文中提到了“措施”，314篇论文中提到了“对策”。笔者对论文中提到的医院人事档案管理的“现状”，存在的“问题”和“不足”，相应的“措施”和“对策”进行了归纳整理。

（一）有429篇论文中提出医院对人事档案管理工作不够重视的问题。从医院层面来看，主要表现在：部分医院在基础设施建设方面没有投入足够的人力、财力以及物力，档案管理系统设备不够先进，管理手段不够科学，在一定程度上制约了档案管理工作的开展。而相应的解决措施是：加大对人事档案硬件条件的投入支持力度，不断完善人事档案管理规章制度和管理流程，配备专职工作人员，加强人事档案信息化建设，建立人事档案动态管理机制等。

（二）有221篇论文中提到人事档案管理的基础设施较差的问题。对于纸质档案存储环境而言，需考量医院有没有设置专门独立的档案管理室，档案存储的环境是否达标，是否配备专业的防潮、防火、防毒设施等。此外，由于纸质档案不容易检索和利用，不利于系统化管理，所以电子档案存储的硬件条件也是基础设施中的重要考量指标，包括“打印机、计算机、网络都应备齐，档案管理软件也应该处于最优状态，保障信息化资料录入及搜索的便捷性”等。

（三）有434篇论文针对医院人事档案管理人员专业素质的问题进行论述。从医院的层面来看，部分医院的人事档案管理工作人员数量不足，且年龄偏大，许多人不具备专业的档案管理知识，更多的是凭借经验进行管理工作，医院也没有实行相应的人才培养机制，对相关人员缺乏专业培训，导致人事档案管理人员岗位调动频繁，对相关业务不熟悉，工作缺乏持续性和专业性。从个人的层面来看，部分人事档案管理人员对自己的要求不够严格，对档案的管理流于形式。基于上面存在的问题，论文中提到，医院应配备专职、固定的档案管理人员，并且加强针对档案人员专业技术以及理论知识的培训，不断拓宽医院人事档案管理者的知识面。另外，部分论文中专门提到档案管理人员要树立保密和安全意识的问题，指出要让档案管理人员意识到医院人事档案信息保密和安全的重要性，对泄露医院人事档案信息的人员给予处罚。

（四）有470篇论文谈到了人事档案管理制度的相关内容。从社会的层面看，我国在人事档案开放利用的立法保护上还有很大的不足，档案信息向本人适度开放、维护公民知情权等相关法律制度不健全。从医院的层面看，部分医院人事档案管理相关规章制度不健全，并且没有严格参照相应的医院人事档案管理制度来开展工作，相关规章制度没有落实好。针对这些问题，论文中提出，医院应结合自身情况，不断完善各项规章制度，主要保留人事档案转递制度、人事档案查阅制度、人事档案材料收集补充制度、人事档案材料送交归档制度等，保证人事档案材料可以规范鉴别、收集和归档，为医院人事档案管理工作的稳定、持续发展奠定坚实的基础，并且加强执行力，保障各项规章制度能够落到实处。医院还应该将人事档案管理制度纳入医院的目标管理当中，定期进行检查，有效量化考核指标。

（五）有129篇论文关注人事档案利用率的问题。人事档案的利用率不高是多方面因素造成的。一方面，部分医院资料收集不全，完整性不足，档案数据更新不及时，书写内容不规范，考核评语千篇一律等，同时也缺少对于职工综合素质考评和描述的全面性；另一方面，部分医院人事档案管理的信息化程度不高，缺乏专业的数据库，已建成的数据库没有得到很好的更新和维护，人事档案管理工作仅处于记录和保管的阶段，制约了人事档案的有效利用。

要想提高人事档案的利用率，一方面，要促进人事档案的开发与利用。档案管理人员应积极开展多种编研活动，对人才信息进行开发，编写各种专题汇编，为利用者提供多方面、有实效的信息，并且加强档案利用反馈信息的管理，以满足医院各项工作的需求；另一方面，要提升人事档案信息化管理水平，保障档案管理工作的效率和质量，为医院的各项管理工作提供有用的服务。

三、对相关文献研究的总结

笔者通过对551篇论文进行综合分析，总结出以下特点。

（一）信息化管理是研究的重点和趋势。对551篇论文的标题和内文进行检索，有527篇论文中提到了“信息化”或“信息系统”；325篇论文中提到了“网络”；77篇论文中提到了“互联网”；86篇论文中提到了“大数据”。由此可见，大部分论文都研究了信息化管理的相关内容。同时，笔者发现，发文时间越新，有关信息化管理的内容就越多。可以预见，医院未来人事档案管理研究中，信息化管理将是研究趋势。进行信息化管理的相关研究，对推动医院改进档案管理模式，起到很好的指导作用。

（二）介绍科学的档案管理方法是研究的亮点。部分文献基于特定的档案管理方法进行分析论证，这是研究中的一个亮点。比较典型的两类档案管理方法是Snell模型和SWOT分析法。Snell模型，也被称为人力资本框架模型，“基于人才的独特性和价值性维度，将人力资源细分为核心型人才、特质型人才、通用型人才和辅助型人才四大类”。SWOT分析法，也被称为态势分析法，“其中S、W、O、T分别表示内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁”。

（三）法律法规、文章综述等方面的研究涉及较少。文献中对档案管理相关法律、法规的解读过少，制度建设方面的措施和方法介绍不够详细，针对性不强。同时，对如何保护员工的档案隐私，如何保障档案的保密性，出现档案管理侵权行为时应如何维权等方面，相应的研究内容很少，研究的深度不够。此外，对于医院人事档案管理方面的研究，均为专题性研究，缺乏综述类的文章。笔者认为，研究者可以多从相关法律法规、文章综述方面入手，填补这一块的空缺，增加文献的创新性。

（四）合著的篇目不多，研究者之间的合作程度不深。大部分研究者选择独自创作，合著的篇目不多，且缺少广泛而深入的跨单位、跨省区的合作。笔者认为，有条件的医疗机构应该以更加开放的姿态与其他医疗机构之间进行合作研究，增加研究的广度、深度与持续性，共同推动医院人事档案管理研究的发展。

（五）研究的广度和深度不够，内容重复较多。本次检索的期刊数量比较大，涉及作者较多，分布的期刊种类比较多，但大部分期刊的研究方向并不集中，缺少对医院人事档案的持续、深入研究。相关文献的研究重点大多集中于医院人事档案管理工作中存在的问题及相应策略，内容重复性较多，部分研究浮于表面，创新性不强。