医院办公室档案管理工作的优化提升

2021-11-22三明市第二医院办公室童钦

办公室业务 2021年21期

文/三明市第二医院办公室童钦

医院是现代社会生活中的重要服务机构，在医院研究、救死扶伤等方面发挥着不可替代的作用。随着医疗改革工作的不断推进，我国医院的管理也在不断地完善之中，为了更好地服务大众，医院档案管理工作积极寻求进步是必经之路。医院办公室档案管理工作具有多样化、延续性、集中性等特点，由于医院属于以业务为主导的机构，因此档案类型多、更新快，不仅涉及各大科室和二级科室，也涵盖后勤行政类科室，档案内容包罗万象。同时，医院发展的稳定性决定了档案管理工作也需要做到完整延续，这样才能在日常工作中准确、快速地查阅相关资料，为医院的正常运转提供保障。另外，办公室档案的集中管理不可或缺。将医院档案进行集中归档，不仅能够有效避免档案的毁损、丢失，提高档案保管的有效性，同时也能够保证档案的保密性。从这里我们可以看出，医院的档案管理工作，是专业性较强、复杂且系统的，需要医院相关部门和相关人员不断完善档案管理工作，更好地服务于医院运转和社会公众。

一、当前医院办公室在档案管理工作当中的不足之处

（一）对档案管理工作不够重视。在过去很长一段时间内，医院将主要精力集中在如何提供优质的医疗服务上，忽视了对档案管理工作的优化完善。部分领导者、管理者对档案管理工作的重视程度不够。一方面，管理工作疏忽，导致部分档案出现损坏、丢失的情况；另一方面，没有积极引进专业的档案管理人员，办公室档案管理工作无法取得持续性的进步，对医院整体的管理、医疗改革等相关政策的落实造成不利影响。另外，部分相关档案和资料没有进行科学的整理归纳，也不便于工作人员对以往的工作内容进行实践总结，导致档案管理工作缺乏规范化和连续性，不利于医疗卫生事业的长远发展。

（二）档案利用率低下。医院的档案详细记录了各个发展时期以及不同背景条件下的重大事件和工作进展等等，对于后续医疗工作的不断完善以及科研事业的前进有着重要的参考价值。随着社会的快速发展，医院的规模也在逐步扩大，对相关档案资料的调阅需求逐渐提升。传统老旧的档案管理方式不仅影响着档案管理工作本身的质量和效率，同时也给档案需求者造成了极大的不便。有的医院仍然采用纸质化的方式保存档案，不仅存在纸张老化、字迹模糊的情况，还影响工作人员的阅读使用，使档案本身的价值丧失，同时也存在丢失、损坏的风险。同时，由于档案管理工作的不完善，无论是收集档案环节，还是档案保存环节都存在一定的缺陷，无法将责任落实到人，这些情况直接导致了档案的利用率低下，医疗工作人员不愿耗费大量的时间查找档案，最终可能造成档案管理工作形同虚设。

（三）档案数字化建设不足。一旦档案管理建设落后，不但会影响当前管理工作的效率，还会影响医院的管理和发展。当今社会已经进入信息化时代，无论是专业性工作还是日常生活都离不开数字化技术。数字化技术对于档案的管理工作具有十分明显的优势，无论是资料保存还是数据查询都能做到高效便捷。由于数字化、信息化建设需要投入较高的成本，而医院往往更倾向于把资金用在医疗设备上，较少的资金用于投入数字化建设，导致档案管理数字化的支持力度不够。同时，有的医院即便采用了OA办公系统，通常仅针对工作流程和人员权限进行优化，尚未达到档案管理数字化的要求，从而使得办公室档案管理工作较为落后。

二、医院办公室档案管理工作优化提升的策略

（一）加强对工作的规范化管理。在社会的快速发展下，医院的规模也在逐渐扩大，档案管理的工作量也愈发增加，管理人员要采用科学的方法进行管理工作，让档案管理跟得上医院工作的步伐，从而帮助医院更好、更快地发展，更好地为社会公众服务。档案的管理工作，应该是覆盖整个单位的动态过程，从收集档案开始，到补充档案再到鉴别、管理等，每一个环节都要做到有理有序，规范管理，从而做好档案管理的优化与完善。因此，医院相关部门和领导必须要完善管理体系，规范档案管理制度，根据本院的实际情况以及长远的发展计划，制定合适的、有效的管理制度。通过基础制度的制定、员工意见的收集以及专业班子的研讨，最终出台相关的医院办公室档案管理制度，使档案管理工作在健全的制度下开展。同时，为了保证相关制度能够有效地执行，在实际的工作过程中还需要加强对相关人员的管理，明确不同部门和工作人员的权力及责任，确保每个部门都能尽到应尽的职责，还可以指定相应的绩效考核制度，将工作细化到个人，使档案管理工作的质量与员工收入相关联，这样才能更好地提升档案管理的工作效率。

（二）让档案管理人员更有责任意识。医院的档案管理内容多数是由办公室工作人员来进行的，所以，办公室人员的职业素养和责任意识将直接影响到档案管理工作的质量。受传统观念的影响，许多医院的档案管理人员的思维方式受到限制，认为档案管理工作只需要将收集到的资料进行完整的保存即可，缺乏有效的责任意识，这样的观念不利于档案管理工作的优化与完善，同时也会在一定程度上阻碍医院各方面水平的提升。档案管理工作者，要把档案管理工作重视起来，并在工作当中深入思考医疗改革制度，严格落实制度和相关精神，分工科学、协调科学，充分做好统筹工作，健全档案管理体系，用完善的制度帮助档案管理工作更加优质、规范、有序地进行。医院相关部门领导也需要重视对档案管理人员责任意识的强化，帮助其不断转变陈旧传统的思想，在工作中保持积极向上的态度和专业的精神，不仅需要做好各类档案的整理、归纳、保存工作，同时还需要与其他部门相互配合、密切联系，使各部门都能够配合档案管理的工作，让档案管理工作能够推动医院档案管理的优化，还能够帮助各个部门之间的工作更加高效地衔接与协调，进而促进医院整体工作水平的提升。另外，医院还需要加强对档案管理工作人员的考核，通过对其工作质量和工作效率的考查，不断提高其责任意识，使员工能够积极主动地推动档案管理工作的优化提升。

（三）提高档案管理的信息化建设。医院档案管理工作的信息化建设是必然趋势，进而实现工作效率与质量的提升，因此，医院需要积极加大信息化建设的力度，不断完善相关的设备设施。首先，应配置现代化的办公设施，运用互联网以及数字化信息系统创建医院档案管理平台。其次，在信息化管理工作中，需要重视档案管理的稳定性和安全性。通过对网络及系统的有效维护，避免出现病毒侵袭、数据丢失等问题；在档案的调阅、共享方面，需要对不同的用户设置合理的权限，保证档案使用工作的规范性，确保相关机密文件的安全。最后，在开展档案管理数字化工作的过程中，也需要具备审慎思维，数字化、信息化仅仅是支持档案管理工作更加高质高效的手段而非目的，其不可完全代替或处理一切档案管理相关工作，在必要的工作环节，工作人员仍然需要采用更加符合实际需求的方式，这样才能使档案管理信息化建设发挥优势，满足不同人群的需要。

（四）培养高素质的档案管理人才。档案管理工作日趋复杂，档案管理人员必须具备专业的管理水平才能胜任工作。因此，医院一定要注重对档案管理人才的培养，建立专业的档案管理队伍。一方面，要积极引进优秀的档案管理人才，通过提高招聘门槛、给予优厚待遇、与高校合作等多样化的途径，吸收更多具备专业能力的档案管理相关人员，充实档案管理队伍，让队伍更专业、更高效；另一方面，要加强对专业人才的培训，提升队伍整体水平，重视并经常对档案管理工作人员业务能力和技术水平的培养，促使其掌握更加丰富的专业知识与技能，并不断提升职业道德素养，以过硬的本领和严谨的作风推进档案管理工作的优化。另外，医院还可以邀请相关领域中的专业人士进医院进行专项技术指导，针对当前办公室档案管理工作中的不足之处给予建议，使工作人员能够汲取更多先进的经验，促进其专业素养的提升。