多途径创新医院文书档案管理

2021-11-22唐山市丰润区第二人民医院王志辉

办公室业务 2021年21期

文/唐山市丰润区第二人民医院王志辉

医院文书档案记录着医院请示及上级批复、重要会议、干部任免、职工的奖励处分、各种总结计划、大事记、历史沿革、上级机关发来的与本院有关的决定指示等重要内容，是医院历史发展保存下来的精华记录。通过多途径创新医院文书档案管理，让其管理更加完善，高效利用，更好地服务于医院和广大干部职工。

一、目前制约医院文书档案管理工作的问题

(一）医院不够重视档案管理工作。由于文书档案不能够直接为医院产生经济以及社会效益。多数医院十分关注临床业务践行，也提升了对档案管理工作的重视程度，但是对文书档案在医院管理决策制定方面的重要性依然缺乏全面认知。院领导的忽视导致其他职能科室对档案工作也不够重视，在人力、物力、工作配合上不能提供有力支持，导致医院档案管理工作在整体工作中变得无足轻重。

（二）档案管理人员不专业。医院档案管理一般由办公室人员兼顾，人员专业有临床医学专业、工程技术专业、金融专业等，均为非专业人员。有些人员参加过正规统一的培训，有些人员只是院内老的档案管理员传授档案管理方法，业务素质参差不齐，专业化水平不足。

（三）档案管理规章制度未及时修订。好多单位的档案管理规章制度仅限于有，有的是网上下载的，有与实际工作不相符，有的还有错字，有的甚至与现行工作相违背，但是档案管理人员未及时修订规章制度及流程，导致规章制度与实际工作分离。

（四）档案管理软硬件设施不完备。医院在文书档案管理工作上资金投入少之又少，导致档案管理所需的基础设施配备不齐，配置也较为落后，例如，医院文书档案管理使用的电脑多为其他科室更换下来的，处理器运行非常缓慢，经常出现死机现象。由于电子化技术的落后，软硬件设施难以满足工作要求，致使医院在档案管理工作践行上难以实现效率的改善。

（五）医院文书档案管理信息化程度不高。医院信息化建设主要投入在HIS系统、LIS系统、今创病案系统、院感管理系统、药事管理系统、移动护理、银医通等与临床业务息息相关的信息化系统，在病案管理系统投入较少，信息化系统落后。

（六）档案利用率低。档案利用对档案工作具有促进作用，档案收集归档后很少利用，这样就形成了恶性循环，档案管理工作变得死气沉沉，无法开创新局面。档案工作要开创新局面，最重要的就是搞好档案利用工作。

二、如何创新医院文书档案管理

（一）提高重视程度。档案之所以世代相传，是因为它具备特有的作用，是历史的真凭实据，所以各单位都要建立起出色的档案管理认知。从领导层来说，要重视档案管理工作，制订医院长期的发展规划，也要将档案管理工作的相关内容纳入其中，强化相应人才的培育，重视资金的投入，并逐步实施。医院其他科室也要强化档案管理意识，科室需要存档的资料及时上交，密切配合档案室的工作，提升全院档案管理工作的水平。

（二）加强人员培养。提高队伍素质是紧要任务，医院应按照工作计划，选定骨干，采取引进来、走出去的方式进行有计划的重点培训；鼓励科研课题研究及职称晋升；引进专业技术人才，组建合理的人才梯队，增强档案管理的发展后劲；办公室全体人员在职提升，要积极参加培训深造，拓展思路，完善知识结构，提高档案管理专业技术水平。

（三）选用政治素质高的人员。在人员的筛选上，尽可能选择有较高责任认知、有出色的政治素养以及有良好行为作风的人才从事档案管理工作，力求从源头上严格把关。在培训时，重视档案的科学管理，做好保密工作，并强化档案管理的数字化，改善管理效益。在过程中还要重视制度和纪律的制定，杜绝在档案管理工作中可能出现的系列问题，杜绝利用档案管理工作的便利谋取个人私利行为，确保档案管理工作的严肃。档案人员调离岗位时，必须在办完移交手续后方能离岗。

（四）建立健全规章制度。要理顺医院档案管理工作程序，做到档案具备规范性、完整性及保密性，要进一步推动档案管理工作制度的完善，从医院实际出发，特别是在运行过程中发现与现行规章制度相违背的，立即进行修改、补充、完善，坚持把制度建设放在档案管理工作首位。建立责任制，用制度严格规范、约束档案管理，层层落实责任，防止出现档案保管的损坏、丢失、未遵守《保密法》等行为发生，并将档案管理加入医院质量管理考核体系。

（五）改善软硬件设施。为引领医院档案管理工作更好、更快发展，不断加强硬件设施建设，夯实档案工作基础，切实提升行政工作效能，使档案管理工作科学化、现代化、规范化。一是在档案管理工作践行上要科学进行专门管理库房以及档案柜设置，践行“八防”要求，确保硬件建设能够达到预期要求。二是要进一步强化资金的投入，完善配置硬件基础。三是要推动智能化档案管理平台的完善，使用电子录入系统，建立电子档案，自动检索录像、台账记录等，变人工查找为自动查找，方便检索和查阅，可以满足多人重复运用的需求，大大提高档案资源的利用率。四是加强网络安全，根据医院级别，投入资金实现二级或三级等保管标准，定期更改密码、更新系统、更新病毒库等，保障信息安全。五是加强对档案室内设备设施的保护，做好相应软硬件基础设施的维护，定期做好办公设备的清理和检查，确保设备正常使用。另外还要做好用电设备的线路检查，做好故障设备的登记以及上报处理工作。

（六）完善档案管理流程。为维护档案的完整性和实用性，制定医院档案管理流程，规范档案的收集、保管、利用以及销毁等环节，让档案管理工作向规范化、制度化迈进。

一是把医院档案管理的文字资料进行收集、整理、归纳、保管工作列入每年的科室工作计划中，并列入档案管理员的岗位职责，明晰责任，把工作具体细化到个人。

二是重视文件、资料信息等的收集，对于完成办结的文档以及相关资料，要及时进行收集和整理。

三是根据医院实际工作，制定档案分类、归档范围、保管期限表，结合医院科室的划分，进行档案的科学归档，并做好类别、范畴以及保管周期等的相应规定，严格按照要求收集档案资料。

四是优化档案立卷归档流程，不断完善档案接收、查阅收等台账，规范材料收集补充、档案接收转递、档案查借阅审批等程序，确保有清晰准确的档案归档整理职责划分，做好档案的移交工作。在过程中，要对不同档案进行科学的归档和编号，确保档案资料能够有较为出色的保存以及使用价值。

五是分类进行档案的入库以及存放工作。在进行档案的存放上，要对其目录、名称以及存放的位置等做好规划，确保一致，便于档案资料的管理和后期查阅。

六是完成档案资料入库后还要强化档案资料的存储和管理，若是没有经过许可的情况下，非本单位档案管理人员禁止进入档案室，要严格落实档案资料的保密工作，在档案室内禁止进行私人物品的存放，更不能存放易燃易爆品，并要定期检查档案资料保密工作开展情况。每半年还要进行档案资料存储环境的检查和评估，做到防磁化、防辐射、防碰撞。

（七）做好档案资料的利用工作。档案是医院的宝贵财富，要不断与时俱进，积极开展利用工作，开创档案管理生机勃勃的新局面。首先，服务由被动变为主动，将档案管理工作主动融入医院发展中，参与医院的发展，推动档案管理以及利用工作的有序开展，为医院工作践行以及领导决策制定提供支撑，确保档案资料的价值得以最大化凸显。其次，保管人员要熟悉档案室所保存的档案，了解医院工作对档案的利用需求是什么，这样才能主动提供档案资料，及时、准确地满足医院及职工需求。对能够被利用的档案要基于科学的程序设定，满足医院以及医院职工对档案资料的使用需求，确保档案资料的社会效益得以发挥。在过程中还要做好档案资料利用以及保密的权衡，在利用档案资料的同时确保利用行为能够符合《保密法》的要求，严格按照《档案借阅制度》进行档案资料的借阅，确保档案资料管理的安全。若是其他单位需要借阅档案资料，在得到领导批准后方可借阅。同时还要确保档案资料在外借过程中能够得到有效的保管，确保档案资料使用安全。

在档案资料利用上，方式较为多元，常见的诸如阅览、外借、复制以及展览等等。随着网络的发展，档案也有广泛的网络化利用，相较于传统利用方式，网络化利用方式的优势是可以确保档案原件不受损，有助于共享档案资料信息，确保档案使用有较高的利用效率。所以要加快脚步，开发好网络利用方式。