基于RPA 的财务共享中心：机遇、挑战与对策

2021-11-22程泽媛湖北工业大学

现代经济信息 2021年5期

程泽媛湖北工业大学

随着信息技术的不断发展，人类社会已进入数字经济时代，企业会计信息化建设也有了质的飞跃，有越来越多的企业集团面临着财务转型，首当其冲的就是财务共享服务中心的革新。RPA 技术在财务领域的出现，为财务共享中心达到数字化、智能化业务流程优化引入了新的研究方向。将RPA 引入财务共享服务中心，为企业各业务流程的优化提供了高效便捷的技术支持，也因为财务共享服务中心数据量大、运行规则明确等特点，让RPA 财务机器人有了适合的应用空间。

一、财务共享中心及RPA 介绍

财务共享中心即财务共享服务中心(Financial Shared Service Center，简称FSSC)，最早起源于20 世纪80 年代的西方发达国家，是指将不同地区分子公司的财务业务拿到同一个中心去集中处理的新型财务管理模式。RPA( Robotic Process Automation) 的中文全称为“机器人流程自动化”，是在人工智能概念基础上逐步发展起来的一种进程自动化技术。其本质是辅助人工的智能技术，而非替代人工的技术，RPA 可通过预先设定的程序准确模拟人类操作，高效率完成预期任务，避免重复多次劳动，提升工作效率，给相关企业节省大量人力资源成本，真正做到人脑与科技的有效结合，为人类的技术应用探索出一条创新实践道路。财务机器人是RPA 在财务领域的应用，财务机器人可改善企业财务共享中心的财务管理流程，提高企业财务共享中心的财务管理运营效率，为财务共享中心服务整体水平的提升提供重要条件。

二、RPA 在财务共享中心应用的机遇和挑战

(一)RPA 给财务共享中心带来的机遇

1.提高工作效率，有效节约成本

在传统财务模式下，企业普遍存在内外部信息系统交互困难、自动化程度和工作效率低的问题，大量简单、规则明确而重复的工作需要人工处理，财务人员工作负担重。RPA 在财务共享中心应用后，一方面，RPA 财务机器人一天二十四小时不间断工作，可以替代人工处理大量重复的工作，减少了机械的手动录入工作，使得工作任务可以及时处理，很大程度上提高了财务人员的工作效率，比如在财务共享中心银企对账的流程中，通过使用RPA 财务机器人，从平均9—10 分钟处理一个账户降低为2—2.5 分钟，效率提升70—80%。由原来的无人核对的信息，实现100%账户核对；另一方面，RPA 财务机器人作为一个虚拟机器人，可以模拟人的操作，并且执行过程中搭配机器的运行速度，在有限的时间里所完成的工作量远远超过人类员工，大大节省了企业的人力成本。尽管与人工成本相比，财务机器人的初始投资成本较高，但从长远来看，财务机器人的高效工作不仅可以节省员工的薪水和福利，还可以大大减少企业集团财务共享中心的时间成本和管理成本。

2.增强会计信息可靠性，提高会计信息质量

在使用财务机器人之前，财务人员经常需要花费大量精力进行分析，并且容易操作误导致会计信息失真，而财务机器人可以很好地避免这种情况，它的工作速度和准确率接近 100%，能够几乎零差错地自动执行企业基本的财务流程操作，流程的规范化、自动化能够在很大程度上避免人工操作失误和人为操纵会计信息的现象，弥补了因财务舞弊导致会计信息失真的漏洞，大大地提高了财务信息的质量。此外，财务机器人根据设置的审核逻辑，自动实现报销单据验证、费控规则的匹配、报销异常事项提醒以及自动付款功能等，所有流程都是自动化处理，减少了财务人员的主观分析与处理，人为主观因素占比较少，大大降低了财务业务的失误率，提高了会计信息质量。

3.提高企业经济效益，促进财务转型升级

RPA 财务机器人通常可以自动化25%—30%的财务流程，这可以为企业节省高达70%的费用，并且财务机器人可以大大减轻会计人员的工作量，减少重复性工作的周转时间，可以参与更多增值的工作，例如，财务人员不仅可以使用财务机器人提供的信息和数据从财务角度综合分析企业的运营状况，为提高其营运能力提出建议，还可以有效地使用财务报表来分析影响公司财务状况质量的因素，并协助企业提出更好的发展战略，从而增强公司的核心竞争力，提高企业经济效益。在财务机器人的帮助之下，财务人员从大量、重复且机械化的工作中解放出来，做更多为企业创造价值的工作，有利于推动企业财务转型升级。

(二)企业财务共享中心应用RPA 面临的挑战

1.部分企业盲目基于RPA 建设财务共享中心

当前，媒体和开发RPA 的平台公司等都大力宣传了基于RPA 建设财务共享中心的优势进行大力宣传，以至于让很多不明所有的企业误以为：基于RPA 的企业财务共享中心，使用功能一定会极其强大。然而，事实并非这样，RPA与现有用户系统进行交互，并根据预设程序完成了预期的任务，作为虚拟劳动力开发的机器人软件，它并不能适用于财务共享中心的所有财务管理流程。从现有的RPA 技术实践审视，我们不难发现，目前的RPA 技术还只能适用于一些大量重复、逻辑确定并且稳定性要求相对较低的财务管理流程，比如应收和应付账款的处理、资金对账、发票管理等。对于那些重复性较低、逻辑不确定且稳定性要求相对较高的财务管理流程并不适用。如果企业在建设财务共享中心时，盲目将 RPA 应用于财务共享中心的所有财务管理流程，不仅不会提升财务管理效率，甚至还可能让财务共享中心的财务管理系统崩溃，变得难以控制。

2.RPA 产品系统安全性不足

财务共享中心是企业的核心部门，关乎企业财务安全。因此，许多公司在决定建立基于RPA 的财务共享中心之前会考虑RPA 的安全性问题。一旦决策者对RPA 存在的上述问题产生疑虑，很可能会放弃基于 RPA 建设财务共享中心的想法。财务机器人执行的是企业大量重复的基础性工作，会接触到企业的业务数据、客户信息和会计行为等信息，这些信息主要以电子形式记录和存档，如果该企业的信息安全保护系统不健全，那么一旦遭到黑客的恶意袭击，会有信息泄露的风险，对企业造成不利影响。

3.财务人员转型困难

对于财务管理人员来说，财务机器人在帮助他们更准确地分析公司的运营状况并为公司提供更好的建议方面发挥了非常重要的作用。但是目前，财务人员在企业更多的还是从事财务会计工作，他们在会计核算等大量基础的会计工作上花费了很多时间，而财务机器人的应用将取代他们大部分的工作，企业更多的是需要管理型财务人才。被替代的财务人员需要长时间的深造才能成为管理会计人才，并且很难在短时间内实现转型。

三、基于RPA 的企业财务共享中心建设发展对策与建议

(一)精准识别，将RPA 科学应用于财务管理流程

以目前的RPA 技术研发水平而言，RPA 并不能适用于企业财务共享中心的所有财务管理流程，这一点毋庸置疑。为了让RPA 更好地服务于企业财务共享中心建设，建议企业在决定基于RPA 建设财务共享中心之前，应对 RPA 技术进行全方位了解，了解RPA 具体可用于财务共享中心的哪些财务管理流程。有了初步了解后，随后聘请专家对本企业财务共享中心的具体财务流程进行梳理、评估，精准识别出适合基于RPA 的具体财务管理流程。总体而言，在基于RPA 建设财务共享中心的前期，精准识别适用于RPA 的财务管理流程极为重要。相关企业如若决定基于RPA 技术建设财务共享中心，切勿忽视前期的评估与精准识别工作。

(二)增强安全防护系统，提高企业信息安全性

目前，企业基于RPA 建设财务共享中心有两种选择方式，一种是企业使用独立自主研发的RPA 技术进行财务共享中心建设，另一种是借助其他信息软件公司的RPA 技术进行财务共享中心建设。在企业资金技术等条件不充足的情况下建议选择第二种建设方式，企业应向财务软件供应商了解财务机器人的工作机制及缺陷，并根据自身特点选择更适合企业发展的财务机器人。在建设完成后，企业应加强财务信息系统的安全防护，设立信息安全保障部门，防止商业机密泄露。此外，软件开发商也应强化财务软件的功能并提高其保密能力，以增强企业的财务信息安全性。

(三)鼓励财务人员不断提高自身的专业素养

企业建立财务共享中心要坚持不断完善提高的理念，对业务流程进行持续性优化，提高业务处理效率，让更多的财务人员由财务会计向管理会计转变，促使财务人员转型成功，更好地为企业创造价值，提高产品附加值，同时提升从业人员的专业能力和综合素养。财务会计向管理型会计转型的过程中离不开企业领导的重视和帮助，需要企业给予足够的关注和扶持，积极从企业实际需求的角度进行专业化培训，对于企业初级会计人员，要加强对RPA 的学习，进一步培养财务分析与管理等能力，在工作中让财务机器人成为自己的好帮手。对于中高级会计人员，应该更深入地学习管理决策知识，最大程度地利用财务机器人带来的便利，为企业的发展做出更科学的决策，成为优秀管理人员。