交通运输档案管理现代化建设策略研究

杨 倩 济宁市道路运输事务中心

交通运输档案主要包括图表、文字等内容。与其他单位的档案管理相比，交通运输档案管理内容过于复杂，其包含的实际内容较多，因此实现交通运输资源科学化、规范化管理是一项重要的工作。

一、交通运输档案管理中常见的问题

(一)交通运输档案管理专业性较差

近几年，由于相关部门对交通运输档案管理工作缺乏足够的重视，因此导致档案管理人员的专业素质和专业能力参差不齐，同时出现了实践经验不足、业务理论严重不足等问题。在具体档案管理中会直接利用以往的经验，并在管理中会融入自身固有的主观意念，这会大大增加交通运输档案管理的主观性，缺乏必要的规范性、完整性和科学性，阻碍资源案卷质量的提升，严重缺乏存储价值。除此之外，交通运输部门并没有组织开展专业理论技能培训，导致档案管理人员的专业水平较低，技术能力差，无法有效应对交通档案管理任务[1]。

(二)档案管理体制化严重不足

交通运输档案管理的体制化要求严格按照体制标准开展信息资源归档、信息整理、信息采集、档案存储等工作。但是在具体交通运输档案管理中，相应管理体制还不够完善，档案管理操作步骤过于随意，缺乏完善的档案管理流程。同时交通运输部门出现严重的档案审查缺失、管理混乱等问题，特别是没有及时整理和调整无人关心、年代已久的交通运输资源。

(三)档案管理缺乏科学性

目前，部分交通部门在档案管理中存在过度重视业务，忽视档案管理等问题。一些档案管理者错误地认为档案管理可有可无，过分关注具体的业务活动。事实上，这种错误的思维会导致档案管理资金严重不足，并且大大降低交通运输档案管理质量和效果[2]。

二、交通运输档案管理现代化建设策略

(一)树立正确的档案管理理念，优化和完善交通运输档案管理方式

一方面，要提升认识程度，实现档案的科学管理。交通运输档案管理是一项具有较强基础性的服务活动，其涉及多个部门和多个岗位，合理开展档案管理工作可以提升交通运输单位结合的有效性，推动运输业的进一步发展。为此，有关部门领导要提高档案管理工作的重要性，全面认识档案管理，加大档案管理基础设施建设力度，促进交通档案管理水平的提高。

另一方面，做好档案采集和管理工作。在交通运输档案管理中，要充分发挥档案的价值，就必须保证档案信息的可靠性和完整性，这就对信息采集工作提出了更高的要求。在具体档案采集工作中，要正确认知档案的产生规律，及时采集、调整和规划档案信息，并做到档案信息的入档工作。除此之外，在整理档案信息过程中，要制定明确的档案管理时间，设置档案管理范围，分层次甄别和鉴定档案，从根本上提高档案检阅质量和效率[3]。

(二)创新和完善档案服务形式，提升档案利用质量

在交通档案管理中，管理档案是一种基本的工作方式，而合理使用档案是最终的目标。对于交通运输单位，档案信息的关键作用是在单位内部发挥，并以主体内部人员为核心。针对档案资源中非秘密性信息，要积极实施完善的对外开放制度，特别是针对同行业的工作人员，可以达到资源共享和优势互补的目的，从根本上提升交通运输档案信息的使用质量和效率。交通运输档案管理人员要积极建设多种渠道和途径，从多个层次、多个角度探究和分析档案资料，以交通运输行业的服务主体、基本特征、管理策略为入手点，有效总结和归纳文化发展成果，建立完善、优良的文化环境。

(三)创建完善的档案信息管理体系

在信息环境下，信息化管理平台被逐渐应用到交通运输档案管理中，这不仅增强档案管理的效果，还有效缓解了文件管理人员的工作压力，将档案资源从传统生活载体中解放出来，实现了档案管理资源的无限备份。但是许多交通部门在文件管理上仍然采用传统的实体管理方式，仅仅将纸质档案转变为电子档案，传统档案主体仍旧是服务对象。为此，在实际交通运输档案管理工作中，要以不同阶段的不同要求为基础，创设完善的档案信息管理体系，提升各种档案资料的关联性，完善档案管理环节，充分挖掘和利用档案管理工作优势[4]。

(四)实现档案管理工作的科学化

交通运输档案管理是一项复杂、艰辛的工作，为此相关管理人员要深入分析和研究提升交通运输管理水平的路径，逐步提升国内交通运输档案管理工作的完善性，促进档案管理工作有序进行。简单来讲，在开展档案管理工作中，管理人员要严格遵循国家资源案卷质量标准和技术保护规范，积极贯彻和落实档案管理标准，精细化管理多种类型的交通运输档案，实现档案处理的标准化、程序化。除此之外，要规划公文存储、归纳、整理、评价等工作，一旦发现档案信息未及时录入，要督促工作人员顺利开展档案录入工作，有效跟踪和恢复档案。并且，要基于国内交通管理机制管控档案，采用科学的电子档案记录方式，实现交通档案管理的科学化、智能化，增强审核管理工作的精准性，为交通行业的健康稳定发展提供大量数据支持，推动我国交通运输行业发展水平的提升，实现社会的发展和进步。

(五)提升档案管理人员的职业能力

在档案管理工作中，需要管理人员进行思想上的互动，使他们树立正确的思想观念，从而更加谨慎、认真的做好本职工作。为此，要加强对管理人员的思想教育培训，引导档案管理人员由原有的被动工作变为主动工作。此外要引导档案管理人员进行专业化学习，从整体上提升他们的职业能力[5]。

三、交通运输档案管理现代化建设的必要性

(一)有利于满足档案事业发展需求

与以往的档案管理模式不同，现代化的交通运输档案管理可以从容应对种类和数量的增加，为档案安全性和便利性提供重要保障，这些都受益于网络信息化技术的发展。随着我国交通事业的进一步发展，交通档案管理工作任务不断加重，管理人员面临数量庞大的档案信息。为此实现交通运输档案管理现代化是时代发展重要趋势，可以从整体上提升档案管理可靠性。

(二)有利于顺应社会主义市场发展潮流

在交通运输事业健康可持续发展中，交通运输档案是重要基础条件。而实现交通运输档案管理现代化，可以满足人们对交通运输档案的查阅需求，是新形势下交通运输档案管理的必然发展趋势。

四、结语

在交通运输行业稳定发展的背景下，提高档案管理能力，有利于充分发挥档案管理工作的重要价值。为此，档案管理人员要全面掌握市场发展形势，认识到开展档案管理工作的重要性，有效应对档案管理问题，端正管理行为，促进交通运输行业进一步发展。